Isännöitsijä, näin saat apua kiireeseen

Isännöitsijän arki on usein kiireistä ja työpäivät uhkaavat venyä töiden kasautuessa. Mieleen voi hiipiä tunne oman työn hallinnan katoamisesta.

Ihmisten kohtaaminen ja asiakaspalvelu vaativat paljon aikaa ja paneutumista. Yhteydenottopyyntöjä ja kyselyitä tulvii sähköpostitse, puhelimitse ja chatin kautta. Isännöitsijän on voitava tarjota asiantuntemustaan asiakkaille ja esimerkiksi autettava taloyhtiöiden hallitusta päätöksenteossa. Samaan aikaan toimiston rutiinityöt voivat kaatua niskaan.

Kiireen keskellä yrityksen työntekijöiden ajankäyttöä kannattaa tarkastella kriittisesti. Miten olisi mahdollista vapauttaa enemmän työaikaa asiakkaiden kohtaamiseen?

Käytä työaikaa tärkeimpiin tehtäviin

Välillä kannattaa pysähtyä miettimään yrityksen toimintamalleja. Palvelevatko ne liiketoimintaa ja tukevatko ne työntekijöitä heidän jokapäiväisissä töissään? Onko työntekijällä mahdollisuus käyttää työpäivänsä olennaisimpiin tehtäviin?

Esimerkiksi usean ihmisen työaikaa vieviä palavereja voidaan karsia, kun tieto kulkee paremmin nykyaikaisten järjestelmien ansiosta. Myös tiedon siirtely manuaalisesti paikasta toiseen vähenee, kun järjestelmät ovat yhteydessä toisiinsa ja tieto liikkuu niiden välillä. Usein yrityksen ajankäyttöä on mahdollista tehostaa. Moniin töihin saa helpotusta nykyaikaisista digitaalisista ratkaisuista. Tiedonkulkuun, rutiinitöihin ja projektien selkeyttämiseen on saatavilla työkaluja, joiden käyttöönoton kynnys on matala.

Lue myös: Miten isännöitsijätoimisto voi vähentää laskutukseen kuluvaa aikaa?

Tehokkuutta toiminnanohjauksella

Töiden hallinnan tueksi on mahdollista ottaa toiminnanohjausjärjestelmä. Toiminnanohjauksen avulla voi hallita sekä toistuvia töitä että monimutkaisiakin projekteja tuntikirjauksineen. Kaikki tiedot löytyvät samasta paikasta, joten yrityksen jokainen työntekijä on ajan tasalla töiden kehittymisestä.

Esimerkiksi Koho toiminnanohjaus tarjoaa isännöitsijälle apua työajan hallintaan. Isännöitsijät ovat todenneet Kohon tarjoavan apua erityisesti laskutuksen tehostamiseen. Kalenterimerkinnät voidaan Kohossa tuoda suoraan laskuille, mikä pudottaa välistä monta työvaihetta, jotka ennen veivät paljon aikaa. Toki järjestelmä taipuu myös moneen muuhun tehtävään.

Mistä aikaa uudistukseen?

Digitaaliset järjestelmät kuulostavat monen isännöitsijän mielestä houkuttelevilta. Toisin kuin usein kuvitellaan, isännöitsijätoimistoissa ollaan hyvinkin digimyönteisiä. Usein kynnyskysymys sen sijaan on, mistä löytää aikaa uusien järjestelmien käyttöönottoon ja opetteluun. Järjestelmän pelätään siis lisäävän kiirettä entisestään.

Uusien työkalujen käyttöönoton ei kuitenkaan tarvitse viedä paljon aikaa, kun valitaan valmis järjestelmä, joka on räätälöitävissä omiin käyttötarkoituksiin. Järjestelmiä kannattaa myös ottaa käyttöön porrastetusti, jolloin kaikkea ei mullisteta kerrallaan. Liikkeelle voidaan lähteä esimerkiksi laskutuksesta. Kun yksi käyttöönotto sujuu hyvin, se kannustaa myös ottamaan seuraavia askelia.

Lue myös: Järjestelmähankinnan 3 yleisintä harhaluuloa

Näin Koho voi auttaa isännöitsijää kiireessä

• Laskutukseen kuluva aika vähenee huomattavasti kalenterituonnin ansiosta.
• Taloyhtiöiden toistuvaa sopimuslaskutusta on vaivatonta seurata ja hallita.
• Toiminnanohjaus helpottaa töiden hallintaa.
• Työajanseuranta auttaa pysymään ajan tasalla työntekijöiden jaksamisesta.
• Kohoa voi käyttää myös mobiilisti, joten työaika-, tunti- ja laskutusmerkinnät voidaan tehdä paikasta ja ajasta riippumatta.

Kohoa käyttää jo yli 200 isännöitsijää. Käy lukemassa, kuinka Koho tehostaa isännöintiyrityksen toimintaa.

Jos haluat henkilökohtaisesti kuulla, kuinka Koho voi tehostaa yrityksesi ajankäyttöä, varaa maksuton etäesittely!