Miten isännöitsijätoimisto voi vähentää laskutukseen kuluvaa aikaa?

Jos isännöitsijätoimistossa ei ole käytössä nykyaikaista laskutusjärjestelmää, laskuttamiseen menee lukemattomia työtunteja enemmän kuin olisi tarpeen. Yleensä arvokkaalle työajalle olisi muutakin käyttöä, eikä perinteisten exceleiden kanssa tuskailu muutenkaan tuota työntekijöille suurta iloa.

Kohon järjestelmä on suunniteltu tehostamaan isännöitsijätoimistojen laskutusta. Kun laskuttaminen on automatisoitu mahdollisimman pitkälle, se ei ainoastaan nopeuta työtä vaan myös pienentää virheiden mahdollisuutta. Irralliset, erikoislaskutettavat työt tulee myös varmasti laskutettua, kun kaikki laskut hoidetaan saman järjestelmän kautta.

Kalenterituonti vähentää laskutuksen vaiheita

Yksi Kohon suurimmista eduista isännöitsijätoimistoille on kalenterituonti. Kalenterimerkinnät voidaan tuoda suoraan laskutukseen, jolloin kalenterin läpikäyntiin kuluu aikaa vain muutama minuutti. Järjestelmä voidaan integroida isännöitsijätoimiston käyttämään kalenteriin, josta kalenterimerkinnät tuodaan suoraan Kohoon.

Normaalisti esimerkiksi kokousmerkintöjen laskuttaminen tai ilmoittaminen on isännöitsijälle niin hankala työ, että sitä siirretään jopa useita kuukausia. Tällöin aineiston kerääminen hankaloituu entisestään ja iso osa kokousmerkinnöistä jää jopa laskuttamatta. Kalenterituonnin avulla tämä vaihe helpottuu niin merkittävästi, että kokousmerkinnät tuodaan Kohoon viikko- tai vähintään kuukausitasolla kalenterimerkintöihin perustuen.

Laskutuksen automatisointi tuottaa isännöitsijätoimistolle lisää hyötyjä. Perinteisessä laskutusjärjestelmässä laskuttaja menee asiakkaan entiseen laskuun, josta hän kopioi manuaalisesti tiedot uutta laskua varten. Toimintatapa on kankea ja virheiden riski suuri. Koho puolestaan tekee automaattisesti laskut, jotka laskuttajan tarvitsee vain tarkistaa ja hyväksyä.

Jokainen laskuttamisen osa-alue on pyritty tehostamaan järjestelmässä mahdollisimman pitkälle. Esimerkiksi isännöitsijätodistuksen laskun voi tehdä suoraan Kohon järjestelmässä vain muutamaa nappia painamalla, jolloin laskuttaja säästyy aikaa vievältä sähköpostien lähettelyltä.

Jopa 87 prosenttia nopeampaa laskutusta

Tutkimuksen mukaan Kohon järjestelmä nopeuttaa laskutusta jopa 87 prosenttia, kun sitä verrataan perinteiseen exceleiden varassa toimivaan laskutukseen. Koho on myös nopeampi kuin monet muut nykyaikaiset laskutusjärjestelmät, joissa tarkastukset ja käsittelyt ovat usein mutkikkaampia ja laskutus siten hitaampaa. Kohossa esimerkiksi laskuun voi muuttaa hinnan suoraan, kun taas monissa muissa järjestelmissä se vaatii kirjatun tuotteen hinnan muutoksen järjestelmään.

Myös pienten laskujen, kuten tulostus- ja postitusmaksujen, veloittaminen on usein hidasta, sillä aineistoa voi kertyä jopa satoja rivejä. Kun laskujen syöttäminen järjestelmään vie paljon aikaa, laskuttamista tulee helposti lykättyä. Kohossa laskut saadaan ajettua suoraan excelistä järjestelmään, jolloin aikaa menee vain muutama minuutti työhön, johon aiemmin on saattanut kulua jopa useita työpäiviä.

Kohossa on panostettu järjestelmän helppouteen ja mutkattomuuteen. Sen käytön oppii nopeasti, joten uusien työntekijöiden perehdytykseen ei kulu paljon aikaa. Järjestelmä räätälöidään asiakkaan tarpeiden mukaan, ja Kohon puolelta apua on aina saatavilla, kun sitä tarvitaan.

Miksi isännöitsijätoimiston kannattaa käyttää Kohoa laskutukseen:

• Kalenterituonti säästää merkittävästi laskuttajan aikaa ja vähentää virheiden mahdollisuutta.
• Irrallisten töiden laskuttaminen ei ole irtolappujen varassa, joten ne tulee varmasti laskutettua.
• Aikaa säästyy jopa 87 prosenttia verrattuna manuaaliseen laskuttamiseen.
• Järjestelmän käyttäminen on helppoa ja mutkatonta.
• Kohon järjestelmä räätälöidään asiakkaan tarpeita kuunnellen.

Käy lukemassa myös, kuinka Koho tehostaa isännöintitoimistojen arkea.

Isännöitsijä, jos haluat säästää laskutukseen kuluvaa aikaa, ota meihin yhteyttä!