Koho Sales Oy:n tietosuojaseloste

1. Yleistä

Koho Sales Oy (”Koho”, ”me”, ”meille”) noudattaa henkilötietojen käsittelyssä Euroopan Unionin yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä (”tietosuojalainsäädäntö”).

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan Kohon asiakkaista, loppukäyttäjistä ja verkkosivuvierailijoista kerättyjen henkilötietojen käsittelyyn. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten keräämme, käsittelemme ja jaamme henkilötietoja asiakassuhteen hallinnoimisen, markkinoinnin ja muun asiakasviestinnän sekä palveluidemme analysoimisen ja kehittämisen yhteydessä.

Henkilötiedot tarkoittavat kaikkia sellaisia tietoja, joita voidaan käyttää luonnollisen henkilön (”rekisteröity”) tunnistamiseen.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Koho Sales Oy
Y-tunnus: 0872238-2
Tynnyrintekijänkatu 1 C B, 00580 Helsinki
Puhelin: 010 526 2600

Sähköposti: asiakaspalvelu@kohosales.com

3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Käsittelemämme henkilötiedot koskevat asiakkaidemme yhteyshenkilöitä, Kohon toiminnanohjausjärjestelmän loppukäyttäjiä ja verkkosivuvierailijoita. Edellä mainittuja rekisteröityjen ryhmiä koskien voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:

• Perus- ja yksilöintitiedot (esim. etu- ja sukunimi)
• Yhteystiedot (esim. sähköposti, puhelinnumero)
• Yhteydenpidossa annetut lisätiedot
• Yritystä koskevat tiedot ja ammatilliset tiedot (esim. yrityksen tunnistetiedot, yhteyshenkilön asema)
• Asiakassuhdetta ja laskutusta koskevat tiedot (esim. tilaustiedot, laskutus-, maksu- ja perintätiedot, tilaustiedot, käyttäjätiedot)
• Markkinointisuostumukset ja –kiellot
• Tapahtumaosallistumiseen liittyvät tiedot
• Demografiset tiedot (esim. kieli)
• Sähköiset tunnistetiedot (esim. IP-osoite, evästeet)
• Laite- ja käyttötiedot (esim. päätelaitteen malli, käyttöjärjestelmä ja versio, MAC osoite)
• Lokitiedot (verkkosivuille kirjautumisten aikaleimat)
• Virheraportit ja suorituskykytiedot
• Vianmääritys ja tukitiedot
• Kohon toiminnanohjausjärjestelmän ominaisuuksien käyttötiedot

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen, palveluiden tuottamiseen ja personointiin, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen, markkinointi- myyntitarkoituksiin, mielipidetutkimuksiin ja asiakasviestintään, tapahtumien ja aktiviteettien järjestämiseen, palveluiden käytön analysointiin, palveluidemme turvallisuuden takaamiseen, väärinkäytösten havaitsemiseen ja estämiseen, mainonnan kohdentamiseen verkossa sekä lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ovat rekisteröidyn (i) rekisteröidyn suostumus (esim. sähköinen suoramarkkinointi uutiskirjeiden välityksellä ja mainonnan kohdentaminen verkossa); (ii) Kohon oikeutettu etu (esim. asiakassuhteen hoitaminen palveluiden personointi, liiketoiminnan kehittäminen ja suunnitteleminen, myyntitarkoitukset, asiakasviestintä ja palveluidemme turvallisuus); (iii) sopimuksen täytäntöön paneminen; (iv) lakisääteisten velvoitteidemme noudattaminen (esim. kirjanpitolainsäädännön vaatimusten noudattaminen).

 5. Tietolähteet

Keräämme henkilötietoja pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyn itse antamana, automaattisin menetelmin (esim. verkkosivujemme ja muiden palveluidemme käytön yhteydessä), julkisista tietokannoista, luottotietoyrityksiltä ja yhteystietopalveluiden tarjoajilta.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Koho säilyttää henkilötietoja vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään, tai ellei Koho tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.

Arvioimme henkilötietojen säilytysajan tarpeellisuutta säännöllisesti ja toteutamme kohtuulliset toimenpiteet, joilla varmistetaan, ettei vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja säilytetä toimestamme.

7. Tietoa automaattisesta päätöksenteosta ja profiloinnista

Käytämme profilointia henkilökohtaisten profiilien, käyttäytymisen ja asiakastottumuksien tunnistamiseen. Käytämme näitä tietoja esimerkiksi markkinoinnin kohdentamiseksi ja palveluidemme kehittämiseksi, joiden yhteydessä voimme hyödyntää myös automaattista päätöksentekoa.

Suorittamallamme automaattinen päätöksenteko, profilointi mukaan luettuna, ei tuota tietosuojalainsäädännön tarkoittamia oikeusvaikutuksia tai muulla tavoin merkittäviä vaikutuksia rekisteröidylle.

8. Henkilötietojen jakaminen

Tarvittaessa jaamme henkilötietoja myös muiden tahojen kanssa. Erottelemme henkilötietojen vastaanottajat palveluntarjoajiin ja muihin vastaanottajiin. Palveluntarjoajat ovat henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja Kohon lukuun, tässä tietosuojaselosteessa määritettyihin tarkoituksiin. Muut vastaanottajat, jotka mahdollisesti vastaanottavat henkilötietoja ovat rekisterinpitäjiä ja käsittelevät henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

Voimme jakaa henkilötietoja seuraavien vastaanottajien kanssa:

Palveluntarjoajat

Käytämme erilaisia palveluntarjoajia toteuttaaksemme tässä tietosuojaselosteessa määritetyt tarkoitukset. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja puolestamme ja vastaamme käyttämiemme palveluntarjoajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä. Nämä palveluntarjoajat voivat vaihdella, mutta niihin kuuluu IT- ja infrastruktuuripalveluiden toimittajat, ohjelmistokehityspalveluntarjoajat, asiakaspalautejärjestelmän toimittaja, markkinointitoimisto, sähköisten markkinointiviestien ja tiedotteiden toimituskumppani ja kirjanpitotoimisto.

Muut vastaanottajat

Tarpeen vaatiessa jaamme henkilötietoja myös muille vastaanottajille, jota toimivat itse rekisterinpitäjinä käsitellessään henkilötietoja.

Verkossa toimivat mainontakumppanit

Voimme jakaa henkilötietoja verkossa toimiville mainontakumppaneille, jotta pystymme kohdentamaan mainontaa verkossa.

Ulkoiset neuvonantajat

Voimme tarvittaessa jakaa henkilötietoja ulkoisille neuvonantajille, esim. tilintarkastajalle tai asianajotoimistolle, jos laki niin velvoittaa tai jos henkilötietojen jakaminen on tarpeen, jotta pystymme varautumaan ja puolustautumaan oikeusvaateisiin.

Viranomaiset

Tarpeen vaatiessa jaamme henkilötietoja viranomaisille, jos lakisääteinen velvollisuutemme tätä edellyttää.

Tuomioistuimet, vastapuolet yms.

Jaamme henkilötietoja tuomioistuimille, vastapuolille ym., jos se on tarpeellista puolustautuaksemme tai esittääksemme oikeusvaateita.

Mahdolliset ostajat tai myyjät

Jaamme henkilötietoja mahdollisten ostajien tai myyjien kanssa, jos se on tarpeellista yrityskauppa- tai sulautumistilanteessa.

9. Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Pyrimme aina säilyttämään ja käsittelemään henkilötietoja Euroopan talousalueella. Jotkut palveluntarjoajista tai muista vastaanottajista voivat kuitenkin sijaita Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen asianmukaiseksi turvaamiseksi varmistamme asianmukaisten suojatoimien käytön niiden vastaanottajien suhteen, jotka käsittelevät henkilötietojasi Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällaisia suojatoimia ovat esimerkiksi kansainvälisiä henkilötietojen siirtoja koskevat tiedonsiirtosopimukset. Lisätietoja maista, joihin henkilötietoja siirretään sekä sovellettavista suojatoimista saa ottamalla yhteyttä osoitteessa asiakaspalvelu@kohosales.com.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön nojalla tiettyjä oikeuksia henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Rekisteröity voi tehdä pyynnön oikeuksiensa käyttämiseksi osoitteessa: asiakaspalvelu@kohosales.com.

Rekisteröidyllä on oikeus:

Saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä käsitteleviin henkilötietoihin. Koho antaa nämä tiedot, ellei Koholla ole lainmukaista syytä olla jakamatta tietoja, tai jos tietojen jakaminen vaikuttaisi haitallisesti kolmansien osapuolten oikeuksiin ja vapauksiin.

Päivittää henkilötietoja

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisua, korjaamista tai täydentämistä.

Peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus siinä laajuudessa, kun henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella.

Vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuen käsiteltävien henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Tällaisessa tilanteessa Koho lopettaa henkilötietojen käyttämisen, kun käsittely perustuu Kohon oikeutettuun etuun, ellei Koho kykene näyttämään, että oikeutettu etu syrjäyttää rekisteröidyn tietosuojaan liittyvät edut, oikeudet ja vapaudet tai että henkilötietojen käyttäminen on välttämätöntä oikeusvaateiden hallinnoimiseksi tai puolustamiseksi.

Poistaa henkilötiedot

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojen poistamista. Koho ei voi kuitenkaan poistaa henkilötietoja, jos esimerkiksi laki velvoittaa säilyttämään tiedot.

Rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää, että henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan. Jos henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan, Koho voi henkilötietojen säilyttämisen lisäksi käsitellä niitä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksen perusteella, oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka kolmansien osapuolten oikeuksien puolustamiseksi.

Siirtää henkilötiedot (tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen)

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää kopio Kohon säilyttämistä henkilötiedoista jäsennellyssä, yleisesti käytettävässä ja koneellisesti luettavassa muodossa (tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen). Toisin kuin oikeus päästä käsiksi tietoihin, oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen käsittää vain sellaiset henkilötiedot, jotka rekisteröity on itse antanut Koholle, tai joita Koho käsittelee tiettyjen laillisten perusteiden, kuten suostumuksen, nojalla.

Tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan ristiriidassa tietosuojalainsäädännön kanssa, tai että Koho ei ole riittävästi varmistanut oikeuksien toteutumista, rekisteröity voi tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa toimivaltaisena valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto.

11. Evästeet ja muut vastaavat tekniikat

Eväste (Cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla käyttäjiä voidaan tunnistaa.

Koho käyttää verkkosivuillaan evästeitä, tarkoituksena parantaa sivuston käyttökokemusta (esim. mahdollistamaan sen, että asiakkaan ei ole välttämätöntä syöttää kirjautumistietojaan joka kerta uudelleen). Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeitä ja niiden avulla kerättäviä tietoja käytetään myös verkkopalvelun käytettävyyden ja käytön analysoimiseksi, turvallisuuden parantamiseksi, käytön seurantaan ja sivuston kehittämiseksi.

Evästeitä ja niistä saatua tietoa voidaan käyttää myös kohdennetun viestinnän, mainonnan ja sisällön tuottamiseen verkkopalvelussa, sivuston kehittämiseen sekä markkinointitoimenpiteiden mittaamisessa ja optimoinnissa.

Käyttäjä voi antaa suostumuksensa evästeiden käytölle tai kieltää sen selaimensa asetuksista. Evästeet ovat tarpeellisia joidenkin palvelujen toimivuudelle, joten Koho ei takaa kaikkien palvelujen toimivuutta, jos evästeet eivät ole käytössä.

Kohon verkkosivujen mainontakumppaneiden evästeet mahdollistavat mainonnan kohdentamisen ja mittaamisen myös muiden markkinointiyhteistyöhön osallistuvien yritysten verkkosivuilla.

12. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Koho kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivuillaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Koho suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

(Tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi [25.1.2021])

13. Tietosuojaan liittyvät kysymykset

Jos haluat yksityiskohtaisempia tietoja Kohon tietosuojakäytännöstä, tai haluat tehdä henkilötietoihisi liittyvän kyselyn tai muutospyynnön, olethan meihin yhteydessä osoitteessa asiakaspalvelu@kohosales.com. Vastaamme yhteydenottoon mahdollisimman pian.