Työkalunsa uudistanut Accotilit Oy

Koho-Procountor-yhdistelmällä kohti kasvua

Reilu vuosi sitten Accotilit Oy:n yrittäjä Riku Salomaa alkoi kartoittaa työkaluja, jotka parantaisivat tilitoimiston aikaa vieviä työprosesseja. Taustalla oli yrityksen tarve sujuvoittaa laskutusta aina ajankäyttöseurannasta lähtien, sillä entinen toimintamalli oli työläs ja sitoi kohtuuttomasti resursseja. Järjestelmäuudistuksen tavoitteena oli edesauttaa yritystoiminnan hallittua kasvua, joten seurannan työvälineiden tuli olla kunnossa ja skaalautuvia. Hän otti yhteyttä Kohoon ja tutustui myös muutamaan vastaavaan järjestelmään. Koho-toiminnanohjausjärjestelmän selkeä käyttöliittymä sekä Kohon hyvä palveluasenne erottautuivat edukseen, ja yhteistyö pääsi käyntiin syksyllä 2017.

Parhailla työkaluilla kohti tehokkaampaa tulevaisuutta

Accotilien Riku Salomaan arvioi, että Koho-Procountor-yhdistelmän ansiosta laskutusprosessin ajankäyttö on puolen vuoden sisällä puolittunut entiseen verrattuna.

– Tilitoimistoissa jokainen kuukausi on erilainen. Uuden ohjelman opetteluvaiheessa aikaa kului jopa entistä enemmän. Nyt olemme kuitenkin voiton puolella, Salomaa kertoo.

Accotileillä aikaisemmin käytössä ollut kellotusjärjestelmä koettiin työlääksi eikä se synnyttänyt käyttökelpoista tietoa toiminnanohjauksen avuksi. Koho-järjestelmän selkeä käyttöliittymä ja vaikutelma ohjelman helppokäyttöisyydestä puolestaan vakuuttivat Riku Salomaan.

– Accotilit on pieni seitsemän henkilön tilitoimisto, jossa asiakassuhteet ovat pitkiä ja vastuukirjanpitäjän suhde yrittäjään tiivis. Tässä vaiheessa tilitoimistossamme ei vielä koettu tarvetta toiminnanohjaukselle, Salomaa pohtii.

Koho-järjestelmän tuottama lasku on Salomaan mukaan informatiivinen ja selkeä, ja asiakkaan on helppo todeta laskutusperusteet.

Samaan aikaan Koho-järjestelmän käyttöönoton kanssa Accotilit hankki Procountor-ohjelmiston, joka toimii hyvin Kohon kanssa yhteen. Lasku tehdään ensin kätevästi Koho-järjestelmässä, jonka jälkeen se lähetetään Procountorista asiakkaalle ja sähköiseen reskontraan. – Kohon ja Procountorin toimiva integraatio oli myös osasyy Koho-järjestelmän hankkimiselle, Riku Salomaa tuumaa.

Sujuvasta käyttöönotosta kiitosta koko henkilökunnalta

Vaikka Accotilien työkalut laitettiin kerralla uusiksi, on koko henkilökunta ottanut Salomaan mukaan muutokset vastaan pelkästään positiivisesti.

Käyttöönoton sujuvuudella on ollut merkittävä vaikutus uusien työkalujen vastaanottoon. Kohon projektipäällikkö Kalle Raitio kuvailee prosessia sujuvaksi yhteistyöksi asiakasyrityksen kanssa.

– Accotilien kanssa yhteistyö on ollut alusta asti toimivaa ja vuorovaikutteista. Olemme iloisia saamastamme vastaanotosta ja Accotilien kanssa alkaneesta yhteisestä taipaleesta. On myös meidän etu, että asiakkaan suunnalta ollaan aktiivisia, ja että sieltä löytyy halua kysyä neuvoa ja edistää käyttöönottoa, kuten Accotilien kohdalla on käynyt, Raitio kuvailee.

Kohon etäyhteydellä hoidettu käyttöönottokoulutus saa paljon kiitosta Accotilien suunnalta:

– Kallen palvelualttius on ollut ensiluokkaista. Hänen nopea mutta rauhallinen ja ystävällinen yhteydenpito kanssamme on luonut tunteen, että olemme Koholle tärkeä asiakas, ja että Koholla todella osataan asia. Käyttöönotto-opastus on kaikin puolin fiksusti ja kustannustehokkaasti toteutettu, Salomaa listaa.

Kalle Raition mukaan etäyhteydellä tehtävä käyttöönotto tulee välillä asiakkaalle yllätyksenä.

Etäkoulutus on kuitenkin kaikkien etu, sillä näin kustannukset pysyvät kohtuullisena ja palvelu nopeana.

– Voimme antaa käyttöönotosta täydet pisteet toimittajalle sekä siitä vastanneelle Kalle Raitiolle. Prosessi on ollut poikkeuksellisen sujuva, ja muutos on vaikuttanut positiivisesti koko yrityksen toimintaan.

Koho-järjestelmän käyttöönotto ei ole pelkkä yhteistyön alkuun sijoittuva koulutus, vaan työ jatkuu läpi asiakkuuden. Accotilien kanssa käyttöönottoa jatkettiin tilitoimiston aamupalavereihin liitetyillä noin vartin mittaisilla ”oppimestarihetkillä. Etäpalaverissa Kohon käyttöönottovalmennuksesta vastannut Kalle Raitio vastasi henkilöstön kysymyksiin Kohon käytöstä.

– Tämä toimintatapa toimi meille hyvin ja edesauttoi hyvin uuden softan sisäistämistä. Kokemuksemme Kohon asiakaspalvelusta on erittäin positiivinen. Koemme, että voimme esittää tyhmiäkin kysymyksiä, ja saada niihin hyvät ja ystävälliset vastaukset. Vetäjän rauhallisuus ja selkeys ovat tuoneet muutosten keskelle positiivista henkeä ja suhtautumista, ja olemme välttyneet muutosvastarinnalta. Koholaisilla onkin hyvää pelisilmää, sillä kiireenkin keskellä asiakasta kuunnellaan ja opastetaan rauhallisella ja varmalla otteella, Riku Salomaa pohtii.

Koko Accotilien seitsemänhenkinen henkilöstö käyttää Kohoa, ja käyttäjämäärää tullaan luultavasti lähiaikoina kasvattamaan, kun myös ensimmäisessä vaiheessa järjestelmäuudistuksen ulkopuolelle jääneet palkanlaskijat mahdollisesti liittyvät samaan järjestelmään. Koho-ohjelmiston pääkäyttäjänä Accotileillä toimii yksi kirjanpitäjistä.

Kohon kellotustoiminnasta suurin hyöty

Accotilit ovat kokeneet Koho-toiminnanohjauksen monipuoliseksi ja työntekoa edistäväksi työkaluksi, jolla on monta hyvää ominaisuutta. Erityistä kiitosta saa kellotustoiminto, joka on Accotiliellä aktiivisessa käytössä. Salomaa listaa Koho-järjestelmän tuomia etuja:

– Kohon toiminnanohjausjärjestelmä on auttanut erityisesti ajankäytön tehostumisessa ja laskutuksen perusteena olevan ajankäytön seurannassa. Lisäksi Kohon myötä työkuormaa on ollut mahdollista jakaa tasapuolisesti, kiinteähintaisten sopimusten kannattavuutta on helppo arvioida, ja laskutusprosessikin on tehostunut paljon entiseen verrattuna.

Koho-toiminnanohjauksen monipuoliset ominaisuudet vähitellen tutuiksi

Koho-järjestelmä mukautuu monenlaiseksi työkaluksi ja on vain asiakkaasta kiinni, kuinka paljon siitä halutaan tai on tarve saada irti. Accotilien Riku Salomaa kokee tämän yhdeksi Kohon kehityskohteeksi:

– Etenkin uuden järjestelmän opetteluvaiheessa saattaa moni hieno ominaisuus jäädä hyödyntämättä, kun käyttäjät keskittyvät alussa kaikista olennaisimpien asioiden sisäistämiseen. Kun jotain tiettyä ominaisuutta tarvitaan vaikka vain kuukauden välein, on sen oppiminen haastavampaa kuin päivittäisessä työssä käytettyjen toimintojen. Jatkuva yhteydenpito Kohon suuntaan helpottaa tämänkaltaisia tilanteita. Käytettävyyden helppouden ja selkeyden säilyttäminen ovat siitä huolimatta haaste Kohon kaltaisille toiminnanohjausjärjestelmille.

Monipuoliseen ja jatkuvasti kehittyvään Kohoon voikin tutustua pala kerrallaan ja ottaa vähitellen käyttöön uusia toimintoja. Näin ohjelmasta saa myös parhaimman hyödyn irti. Kohon käyttöönotto on pyritty tekemään mahdollisimman helpoksi eikä asiakkaille suositella koko järjestelmän ottamista kerralla. Vinkkejä uusista ja jo olemassa olevista toiminnoista saa paitsi etäkoulutuksista ja Kohon sähköpostitiedotteista, myös Facebookin Kohottajat-ryhmästä, joka on avoin kaikille Kohon tilitoimistokäyttäjille.

Vaikka opittavaa riittää ja uudet ominaisuudet lisääntyvät, Koho-järjestelmän mukautuvuus saa kiitosta.

– Arvostin jo hankintatilanteessa sitä, ettei ollut tarvetta ottaa kovin strukturoitua ohjelmistoa. Voimme ottaa uusia palasia käyttöön tarpeen mukaan, Salomaa tuumaa.

Koho apuna myynnissä

Kohosta saatavat luvut ja dokumentit kertovat työn kannattavuudesta ja siitä, miten paljon työvaiheet ja toimenpiteet ottavat resursseja. Tämänlainen tieto toimii myös hyvänä pohjana myyntityölle.

– Koho-toiminnanohjausjärjestelmän ansiosta tarjousten laskemiseen on tullut lisää pohjadataa ja varmuutta. Kohosta näkee helposti, miten paljon vastaavanlaiset asiakastyöt ovat vieneet aikaa, sekä kuinka paljon vientejä ja tositteita verrokkityöt ovat sisältäneet. Tarjouksen voi perustaa tälle tiedolle, ja empiiriseen aineistoon pohjautuva tarjous on myös helppo perustella asiakkaalle, Salomaa kertoo.

Jatkuva vuoropuhelu takaa hyvän asiakassuhteen

Koho koetaan asiakasyrityksissä tärkeäksi työkaluksi, ja on myös Kohon etu kouluttaa käyttäjiä jatkuvasti. Etätapaamiset ovat osoittautuneet nopeaksi ja toimivaksi tavaksi päivittää käyttäjien Koho-järjestelmäosaamista.

Kohosta huokuu pienen yrityksen takuu. Koemme, että Koho-toiminnanohjausjärjestelmä on paitsi joustava, myös hinta-laatu-suhteeltaan erinomainen tuote. Arvostamme kouluttajan ja teknisen tuen hienoa asennetta meitä kohtaan. Koskaan ei tule tunnetta, ettei uskaltaisi kysyä jotakin asiaa. Kohon kanssa asioidessa ei tarvitse myöskään pelätä ylimääräisiä laskuja esimerkiksi silloin, kun soitamme tukipalveluun. Koemme, että voimme turvallisin mielin pyytää neuvoja aina tarvittaessa.

Lue myös miksi Tilitoimisto Rantalainen valitsi Koho toiminnanohjauksen tästä linkistä

Kiinnostuitko?