Töölön Vireessä prosessit nopeutuivat Kohon avulla

Helppo toiminnanohjausjärjestelmä säästää aikaa. Töölön Vire on henkilöstöhallinnon kokenut ammattilainen, joka palvelee asiakkaitaan muun muassa tehokkaampien toimintatapojen rakentamisessa, dokumentaatioiden järjestämisessä sekä henkilöstöhallinnon, esihenkilötyön, johtamisen ja viestinnän kehittämisessä. HR-asiantuntija ja palvelupäällikkö Riina Ahlqvist on tullut taloon syksyllä 2021, ja samoihin aikoihin Töölön Vire otti käyttöön myös Koho toiminnanohjausjärjestelmän. Riinan toimenkuvaan kuuluu niin Töölön Vireen kuin asiakkaidenkin prosessien kehittäminen, ja Koho löytyi sattumalta, kun etsittiin Töölön Vireen asiakasyritykselle helppoa toiminnanohjausjärjestelmää. Kohon helppokäyttöisyys ja hyvä hinta-laatusuhde vakuuttivat samalla kertaa niin Töölön Vireen kuin heidän asiakkaansakin.

Koko Töölön Vireen seitsemänhenkinen henkilökunta käyttää Kohoa, ja lisäksi Riina toimii kahden asiakasyrityksen pääkäyttäjänä. Toisessa asiakasyrityksessä käyttäjiä on 20 ja toisessa 50. Kohoa on Riinan mukaan helppo suositella muillekin asiakkaille, koska heidän oma henkilökuntansa kokee ohjelmiston hyvänä ja helppokäyttöisenä. Riinan kokemuksesta Koho on myös helppo ottaa haltuun, mikä puolestaan auttaa uusien työntekijöiden perehdytyksessä, kun kerralla tulee muutenkin paljon uutta tietoa.

Helppo työkalu

Töölön Vireessä nähdään Koho ennen kaikkea helppona työkaluna. Ensimmäisessä vaiheessa yrityksessä otettiin käyttöön Kohon työajankirjausjärjestelmä. Myöhemmin tuli tarve myös laskutuksen automatisoinnille, jolloin käyttö laajeni Kohon laskutusominaisuuksien käyttöönottoon.

”Huomasimme, että Kohon toimintoja oli mahdollista myös räätälöidä Töölön Vireen käyttöä entistä paremmin palvelevaksi. Esimerkiksi tuntikoneeseen saatiin lisättyä kello näkyviin, ja esihenkilöille saatiin järkevä ratkaisu oman tiimin tuntien lukitsemiseen, kun asiakasyritys sitä toivoi.”, Riina kertoo.

Kohon pidetyimmät ominaisuudet Töölön Vireessä ovat Riinan mukaan ohjelmiston helppokäyttöisyyden lisäksi raportointitoiminnot ja hyvä asiakaspalvelu.

Helppokäyttöisyys tuo tehokkuutta, sillä asiat hoituvat nopeasti, eikä aikaa tuhlaannu. Toiminnoista raportointi on meille ehdottomasti ykkösjuttu, koska pääkäyttäjänä minun on todella selkeä nähdä, mitä asioita on tehty. Tiedot saadaan myös otettua Exceliin. Asiakaspalveluyrityksenä arvostamme myös Kohon hyvää ja linkitettyä asiakaspalvelua. Koholla vastataan aina nopeasti puhelimeen.

Riina Ahlqvist, Töölön Vire

Myös vuosilomien merkitsemis- ja seurantaominaisuudet saavat Töölön Vireeltä kiitosta. Riina on positiivisesti yllättynyt, miten Kohossa vuosilomat ja vapaat monistuvat edelliseltä vuodelta, mikä tarkoittaa sitä, ettei virheitä pääse syntymään.

Riina kuvailee myös raportoinnin selkeyttä ja sitä, miten se mahdollistaa työnteon läpinäkyvyyden. Kaikilla työntekijöillä on oikeudet hallintapuolelle, josta jokainen pääsee katsomaan raportit kunkin työntekijän kohdalta. Tämä ominaisuus koetaan erityisen toimivaksi yrityksessä.

Koho nopeuttaa laskuttamista

”Koho on helppokäyttöisyydessään nopeuttanut merkittävästi laskuttamista. Kohossa näkee ja voi myös helposti korjata omat virheensä. Olemmekin saaneet Koholla hyviä tuloksia ja virhekerroin on laskenut verrattuna aiempaan toimintatapaan. Virheettömyys on myös tärkeä ”tulos”, jonka olemme saavuttaneet Koholla. Emme enää selviäisi laskutusprosessista ilman Kohoa.”, Riina kertoo.

Lue tästä lisää laskuttamisesta Koholla

Töölön Vireen asiakasyrityksillä on käytössään erilaisia toiminnanohjausohjelmistoja. Koho on ollut hyvä ratkaisu muun muassa silloin, kun asiakkaalla on ollut käytössään laskutusjärjestelmä, mutta ei työajanseurantajärjestelmää. Koho on tällöin tarjonnut yksinkertaisen ratkaisun työajanseurantaan.

Koho toimii myös myynnin tukena. Järjestelmän käyttöä voidaan laajentaa ja kehittää yrityksen tarpeiden mukaan. ”Työn tekeminen helpottuu, kun on olemassa järjestelmä, joka toimii hyvin ja josta voi tarkistaa ja poistaa tietoja. Meille on myös tärkeää saada otettua tiedot Exceliin. Myyntiimme vaikuttaa positiivisesti se, että voimme myydä Kohon pääkäyttäjä-palvelun, mikä puolestaan palvelee hyvin asiakkaitamme. Lisäksi olemme myös itse kehittäneet Kohon käyttöä muun muassa lisäämällä myyntikategoriaamme useampia tuotteita. Myös laskuttaessa saattaa saada uusia kehitysideoita myyntiin ja hinnoitteluun.”, Riina kertoo.

Positiivista vuoropuhelua

Vuorovaikutus Kohon projektipäälliköiden ja asiakaspalvelun kanssa on Riinan mukaan toiminut hyvin alusta asti. Riinan on myös ollut helppo suositella Kohoa omille asiakkailleen, koska yhteistyö Kohon kanssa toimii, ja samat tutut projektipäälliköt ja käyttöönottajat ovat mukana projektista toiseen.

Yhteistyö Kohon kanssa on ollut alusta asti positiivista vuoropuhelua. Eniten olemme tekemisissä asiakaspalvelun kanssa, ja asiakaspalveluammattilaisena arvostan paljon hyvää asiakaspalvelua. Satunnaisiin ongelmatilanteisiin olemme myös aina saaneet nopeasti apua.

Riina Ahlqvist, Töölön Vire

Kiinnostuitko Kohon palveluista? Varaa alta maksuton tuotedemo.