Toiminnanohjaus­­­­järjestelmän auditointi ja sopivuus yrityksen tarpeisiin

Oletko viime aikoina miettinyt, että onko yrityksesi käytössä oleva toiminnanohjaus­järjestelmä todellakin täysin linjassa teidän tarpeidenne ja tavotteidenne kanssa? Ruoho on joskus vihreämpää aidan takana ja uudelleenarviointi kannattaakin tehdä säännöllisin väliajoin. Tee toiminnanohjaus­järjestelmän auditointi vähintään aina silloin, kun yrityksesi strategiassa tai liiketoiminta­ympäristössä on tapahtumassa muutoksia. Olitpa sitten arvioimassa nykyisen toiminnanohjaus­­järjestelmänne kyvykkyyksiä tai jo keskellä uuden kilpailutusta, tarkasta ainakin tässä artikkelissa läpikäydyt asiat varmistaaksesi sen sopivuuden yrityksesi tulevaisuuteen. 

Toiminnanohjaus­järjestelmän skaalautumis­kyky tulevaisuuden kasvusuunnitelmiin 

Aivan kuten yrityksen johtamisessa, myös toiminnanohjaus­­­järjestelmää auditoidessa katse on pidettävä tulevaisuudessa. Tärkeitä kysymyksiä ovat: 

• Missä haluatte olla 5 vuoden päästä ja mitkä ratkaisut tukevat matkaanne sinne? 
• Onko järjestelmä kykeneväinen pysymään yrityksesi kehityksen mukana? 

Arvioi siis järjestelmää kokonaisuutena pidemmällä tähtäimellä, vaikka joillekin ratkaisuille ei olisi juuri tällä hetkellä tarvetta. Perusteellinen tutkimus vaihtoehdoista on suotavaa löytääksesi järjestelmän, joka pystyy mukautumaan erilaisiin tulevaisuuden skenaarioihin. 

Kannattaa arvioida myös järjestelmän kehityssuuntaa ja –historiaa. Selvitä, onko järjestelmä kehittynyt viime aikoina ja miten nopeasti se on vastannut kohderyhmiensä liiketoimintaympäristön muutoksiin ratkaisujen osalta. Tutustu järjestelmätoimittajan referensseihin selvittääksesi, vastaavatko he asiakasyritysten toiveisiin. Tarkasta myös, pystyykö järjestelmää kustomoimaan kustannustehokkaasti. 

+Vinkki: Jos olet järjestelmän vaihtoaikeissa, varmista järjestelmäntoimittajalta, että voihan käyttöönoton paloitella pienempiin osiin. Se helpottaa järjestelmän omaksumista ja tuo joustavuutta suunnitelmiin. 

Järjestelmän helppokäyttöisyys vs. monipuolisuus

Maaginen yksisarvinen: sekä monipuolinen että helppokäyttöinen toiminnanohjaus­järjestelmä.

Ei se aivan fantasiaa ole, vaikkakin toimintojen lisääntyessä luonnollisesti myös mutkat lisääntyvät. Selvitä siis aluksi, mitä toimintoja yrityksesi oikeasti tarvitsee sekä ketkä niitä tarvitsevat. Esimerkiksi vain tuntikirjauksia tekevän työntekijän ei välttämättä tarvitse päästä kiinni laskutusraportteihin – miksi siis tämän osion pitäisi hänelle näkyä välilehtiviidakossa? Monipuolisissa järjestelmissä kannattaakin tarkastaa sen mukautuvuus tarpeisiinne, myös yksilötasolla.

Selvitä muun muassa: 

• Voiko ominaisuuksia piilottaa tietyiltä käyttäjiltä? 
• Pystyykö järjestelmään tekemään käyttäjäkohtaisia työnkulkuja? 
• Miten helposti käyttäjät löytävät siitä tarvitsemansa asiat? 

Hyvä toiminnanohjaus­järjestelmä mukautuu juuri teidän tarpeisiinne ja auttaa välttämään sekamelskaa poistamalla häiriötekijät. Järjestelmän helppokäyttöisyyteen monipuolisessakin ominaisuuskavalkadissa vaikuttavat myös siitä löytyvät automaatiot, joten kiinnitä niihin erityistä huomiota.  

Toiminnanohjaus­järjestelmän ominaisuuksien auditointi 

Kun olet selkeyttänyt, mitä yrityksesi tarvitsee ja millaiseen tulevaisuuteen tähtäätte, on helpompaa tehdä toiminnanohjaus­järjestelmän auditointi niihin pohjautuen. Seuraavaksi käymme läpi järjestelmien ominaisuuksia kolmen kattoteeman kautta. 

Asiantuntija­organisaation toiminnan kulmakivet: työajanseuranta ja laskutus 

Asiakastöitä tekevän yrityksen perusta kulminoituu siihen, että kaikki asiakastyöt saadaan tarkasti kirjattua ja työt laskutettua varmuudella. Töiden kirjaaminen kannattaakin olla mahdollisimman helppoa työntekijöille, jottei niiden tekeminen aiheuta ylimääräistä vaivaa ja siten jää tekemättä. Helpoin tapa toki riippuu taas yrityksesi toimintamallista. Töiden kellotus on yleisesti suosituin, mutta esimerkiksi merkintöjen tuonti kalenterista voikin olla näppärin tapa konsulteille. Arvioi siis, mitkä ovat yrityksellesi parhaat työajanseurantatavat ja kuinka helpoksi ne on tehty toiminnanohjaus­järjestelmässä.

Laskutuksen tärkeys on kaikille yrityksen edustajille selvää, mutta silti rahaa valuu sormien läpi hankalien prosessien vuoksi. Laskutuksen ei pidä olla vaikeaa taikka aikaa vievää. Pahimmissa tapauksissa laskutus vie johtajalta kaksi työpäivää kuukaudessa ja tämä ei ole nykypäivänä hyväksyttävää eikä tarpeellista.

Tarkista ainakin, että järjestelmänne avulla:

• sopimuslaskutus on automaattista ja myös ylimenevät tunnit saadaan laskulle
• asiakastyöt nousevat automaattisesti laskuriveiksi oikeille asiakkaille
• pystyt luomaan erilaisia laskutussääntöjä automaatioille
• asiakkaan tai projektin veloitusperusteet voidaan asettaa valmiiksi jo perustamisvaiheessa
• myös pienet erillislaskutettavat työt saadaan helposti laskulle (älä aliarvioi tämän merkitystä)

Nämä kaikki helpottavat laskutusprosessia valtavasti ja parantavat siten yrityksesi kassavirtaa.

Lue myös: Laskutus on edelleen ongelmallista yritykselle, kertoo tuore tutkimus →

Keskitetty tieto ja hallinnollisen taakan määrä

Jos suuri osa työtunneistasi kuluu keskeisen tiedon yhdistämiseen eri lähteistä ja datan manuaaliseen koontiin jopa järjestelmän eri toimintojen välillä, niin hälytyskellojesi pitäisi soida. Modernien toiminnanohjaus­järjestelmien tarkoitus on säästää aikaa hallinnollisilta töiltä automaatioiden ja integraatioiden kautta – jos tämä ei tapahdu, katse kannattaa kääntää muihin vaihtoehtoihin.

Integraatiomahdollisuuksiin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota, sillä niiden kautta modernit järjestelmät mahdollistavat juuri omalle yritykselle sopivan ohjelmistopaletin kokoamisen. Joillakin järjestelmäntoimittajilla on myös oma API (REST), joka tarkoittaa, että heillä on valmius rakentaa uusia integraatioita toiveiden pohjalta. Integraatioiden laadukkuus ei myöskään ole itsestäänselvyys: selvitä, mitä tietoa ja mihin suuntaan se liikkuu järjestelmien välillä.

Johtaminen ja henkilöstön hallinta

Käytätkö liikaa aikaa managerointiin verrattuna johtamiseen?

Syyt tähän usein löytyvät hallinnollisen taakan suhteettomasta määrästä sekä siitä, ettei järjestelmästä saa irti relevanttia tietoa esimerkiksi resursseista pitkällä tähtäimellä. Yritykset ovatkin heränneet laadukkaan resurssienhallinnan tärkeyteen vasta viime vuosina. Kun näet toiminnanohjaus­järjestelmästä henkilöiden kuormituksen pitkälle tulevaisuuteen, pystyt tekemään strategisempia päätöksiä resurssien jakamisesta.

Tiedolla johtaminen on nykypäivää ja sen tueksi tarvitset ratkaisun, joka tarjoaa reaaliaikaista, luotettavaa dataa helposti ymmärrettävässä muodossa. Kun järjestelmä tukee aktiivisesti eri toimintoja ja yhdistää datan tiedoksi, voit keskittyä tekemään parasta mahdollista työtä ja tarjoamaan laadukasta palvelua asiakkaillesi.

Tutustu Kohon henkilöresursoinnin ratkaisuihin →

+Bonus: Järjestelmä palvelun laadun tukijana 

Laadukas palvelu on suurin tekijä pitkäaikaisten asiakassuhteiden rakentamisessa, se on selvää. Tämän lisäksi sujuva, läpinäkyvä yhteistyö asiakkaan kanssa on ja tulee olemaan yhä vahvemmin asiantuntijayritysten kilpailuvaltti. Tahtotilasta huolimatta, näiden tarjoaminen voi olla haastavaa, jos tukitoiminnot eivät ole kunnossa.

• Auttaako toiminnanohjaus­järjestelmä SLA:ssa ja ylipäätään aikatauluissa pysymisessä?
• Vastataanko palvelupyyntöihin ja lomakkeiden täyttämiseen nopeasti, oikealla prioriteetilla ja oikean asiantuntijan toimesta?
• Pystytkö tuomaan töiden etenemisen läpinäkyvämmäksi asiakkaallesi?
• Löytyvätkö sovitut asiat, tiedostot ja keskustelut yhteisestä paikasta (muista tietoturva)?

Jos haluat näihin panostaa, laadukkaan tiketöinnin ja asiakasportaalin sisältävä järjestelmä on asiakaskeskeisen yrityksen hankintalistalla.

Yrityskohtaisiin toimintamalleihin mukautetut järjestelmät

Tarve yksilöllisiin ratkaisuihin on maailmanlaajuinen trendi ja se näkyy myös yritysten ohjelmistotarpeissa. Yrityskohtaisiin tarpeisiin kustomoidut toiminnanohjaus­järjestelmät ovat tulevaisuutta, eikä niihin usein tarvitse investoida yhtään enempää kuin ns. yhden mallin ratkaisuihin. Työpäivä on liian lyhyt kankean, omiin tarpeisiin sopeutumattoman järjestelmän kanssa kamppailemiseen – kustomoidut toiminnanohjaus­järjestelmät mukautuvat joustavasti eri tarpeisiin ja tukevat yksilöllisiä toimintamalleja.

Lue seuraavaksi: Miksi PSA-toiminnanohjaus­järjestelmä kannattaa kustomoida →

Mietitkö yrityksesi nykyisen toiminnanohjaus­järjestelmän kilpailuttamista? Haluamme olla siinä mukana. Varaa aika Kohon etäesittelyyn ja näet, kuinka se sopeutettaisiin sinun yrityksesi tarpeisiin ja tulevaisuuden tavoitteisiin.