Toimiiko keppi paremmin kuin porkkana verkkolaskutuksen edistämisessä?

Esko Penttinen, Professor of Practice, Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulu

Haastatellessamme yrityksiä ja tilitoimistoja verkkolaskujen käyttöönottoon liittyen tulee usein hieman paradoksaalinen tunne. Kukaan yrityksistä tai haastateltavista ei kyseenalaista verkkolaskun tärkeyttä ja hyötyjä oman taloushallinnon pyörittämisen tehostamisessa, silti monikaan ei omatoimisesti aktiivisesti markkinoi omaa kyvykkyyttään lähettää sähköisiä myyntilaskuja tai vastaanottaa sähköisiä ostolaskuja.

Verkkolasku on teknologia, joka nauttii voimakkaista verkostovaikutuksista. Toisin sanoen, mitä enemmän verkkolaskutuksella on käyttäjiä, sitä enemmän siitä on käyttäjille hyötyä. Suomessa näitä käyttäjiä on suhteellisesti eniten, sillä Suomi on Eurostatin ja muiden tilastojen mukaan rakenteisessa muodossa välitettävän laskutusaineiston johtava maa. Silti paperilasku on vieläkin Suomessa yleisin tapa välittää lasku kahden organisaation välillä. Mistä tämä johtuu?

Yksittäisen laskun osalta hyöty laskun lähettäjän ja vastaanottajan välillä on asymmetrinen. Vaikkakin myyjä pystyy tehostamaan laskujen lähettämistä poistamalla turhia aikaviiveitä laskun lähettämiseen liittyen, pystyy ostaja automatisoimaan omaa ostolaskun käsittelyprosessiaan tehokkaasti ja täten suurin hyöty verkkolaskutuksen käyttöönotosta kanavoituu laskun vastaanottajalle. Tästä johtuen paras tapa edistää verkkolaskutuksen käyttöä on saada ostajat aktiivisesti vaatimaan laskutusaineistoa verkkolaskuna. Sivujuonteena mainittakoon, että sama ilmiö on havaittavissa myös muissa taloushallinnon dokumenttivirroissa, esimerkkinä sähköinen tilinpäätösraportointi (XBRL). Maailmanlaajuisesti on hyvin vähän vapaaehtoisuuteen perustuvia onnistuneita XBRL-käyttöönottoja. Pääsääntöisesti kaikki XBRL-käyttö perustuu lakisääteiseen pakkoon toimittaa tilinpäätös sähköisessä muodossa paikalliseen kaupparekisteriin.

Vastaus otsikon kysymykseen on siis kyllä. Itse asiassa se tuntuu olevan ainoa tapa saada verkkolaskutus käyttöön. Hyödyt yhteiskunnan tasolla tehokkuuden, paremman palvelun ja ympäristötekijöiden osalta ovat niin mittavat, että pakkoon perustuvaa käyttöönottoa tulisi edistää entistä enemmän. Real-Time Economy-ohjelmassa olemmekin jo pitkään kannustaneet organisaatioita asettamaan verkkolaskupakkoja omille tavaran- ja palveluntoimittajilleen. Usein nämä aluksi negatiiviselta tuntuvat pakkokeinot kääntyvät positiiviseksi, kun laskun lähettäjät huomaavat kuinka helppoa verkkolaskujen lähettäminen on. Verkkolaskuun siirtyminen myös usein kehittää myyjän ja ostajan välistä suhdetta, minkä varsinkin myyjät usein kokevat positiivisena.

Lisätietoa aiheesta: rte.fi ja xbrl.fi

Sinua saattaisi kiinnostaa myös: Vie projektin laskuttaminen uudelle tasolle!

Kohon avulla pystyt automatisoimaan yrityksesi laskutuksen, ja voit luoda laskuja suoraan mm. tarjouksista, sopimuksista, projekteista, ja tuntikirjauksista.