Tehosta projektinhallintaa – parhaimmat digitaaliset järjestelmät

Pidimme Koho-webinaarin projektiyrityksille projektinhallinnan tehostamisesta 24.3. Haastattelimme pohjille alan vaikuttajia ja kerroimme webinaarissa havaintoja, nykytilaa sekä tulevaisuutta, parhaat digitaaliset järjestelmät projektinhallintaan, ja toimintatapoja. Kävimme läpi myös  projektisuunnitelmaa ja mitä siihen kuuluu, budjetointia, laskutusta ja tärkeimpiä raportteja. Asiantuntijanamme tässä toimi Teemu Ilkka, jolla on itsellään pitkä myyntitausta erilaisia ohjelmistoja myyvissä taloissa ja on erityisesti Kohon aikana perehtynyt projektinomaisesti toimiviin yrityksiin.

Tässä vaiheessa on todettava, että usein myös yritykset, jotka eivät miellä olevansa projektiyrityksiä, tekevät kuitenkin projekteja, esimerkiksi sisäisiä kehityshankkeita, tai vaikkapa nyt uuden järjestelmän hankinta, joka sekin on projekti. Erilaisissa organisaatioissa projektit saattavat olla vaikka hankkeita tai urakoita.

Excelit ja järjestelmähimmelit

Keskusteluissa yritysten kanssa kävi ilmi, että yllättävän usein projekteja hoidetaan edelleen Excelillä. Tämä koskee erityisesti PK-yrityksiä, Isommissa sitten haasteeksi muodostuu useiden järjestelmien himmeli, jossa järjestelmät eivät välttämättä keskustele keskenään. Muita esille tulleita haasteita tuntuivat olevan riittämätön ohjeistus ja perehdytys sekä se, että projektipäällikön työ muuttuu, enää ei hallinnoida vain projektia ja sen etenemistä vaan myös henkilöresursseja ja kannattavuutta. Johtamisen kannalta järjestelmien ehdoton etu on se, että kokonaisuuden näkee helposti ja erilaisia ajantasaisia raportteja saa tulos helposti.

Lue myös: Mitä riskejä on Excelin käytössä?

Järjestelmät projektinhallintaan ja projektien suunnittelu

Projektinhallintajärjestelmiäkin on erilaisia ja eri tasoisia. Projektin kannalta samassa järjestelmässä kannattaa olla kaikki projektiin ja työaikaan liittyvät asiat. Projektille pystytään määrittämään tavoitteet, suunnitelmat, vaiheet, resurssit ja budjetit. Lisäksi tarvitaan jokin integoitu taloudenhallintajärjestelmä. Harkinnassa kannattaa olla myös jokin BI-järjestelmä, jos halutaan visuaalista raporttia sekä viestintäjärjestelmä: useissa projektinhallintajärjestelmissä tällainen chat alkaa olla jo sisällä. Tällä saadaan projektia näkyväksi myös asiakkaan päähän. Myös tiketöinti kannattaa ottaa harkintaan. Yleisimpiä kompastuskiviä yrityksissä tuntui olevan se, että järjestelmät eivät keskustele keskenään sekä toimintamalli sisäisissä prosesseissa.

Kun ollaan päästy siihen pisteeseen, että järjestelmä on hankittu, ja tietysti jo ennen sitäkin, kannattaa kiinnittää huomiota raportointiin: Seurata aktiivisesti erilaisia raportteja ja luoda uusia, mikäli olemassaolevat eivät tyydytä. Järjestelmistä yleensä löytyy Gantt, Kanban, kulujen seuranta ja resusointitaulukko. Näiden lisäksi monet järjestelmät taipuvat erilaisiin kustomoituihin rapotteihin. Kohossa kuormitusraportti on ollut monille erityisen hyödyllinen.

Kun koostat yrityksellesi sopivan järjestelmäpaketin parista kolmesta järjestelmästä, käyttöönotot ovat kevyitä eivätkä kestä kuukausikaupalla. Integraatioiden avulla saadaan homma rullaamaan kustannustehokkaasti ja lisäosia on helppo tuoda tarpeen mukaan. Usein eniten aikaa vievä vaihe järjestelmähankinnassa on se, kun yrityksen sisäistä toimintamallia joudutaan viilaamaan. Iso laaja ohjelmisto ei välttämättä palvele missään kunnolla.

PSA-toiminnanohjausjärjestelmät ovat erinomaisia yrityksille, jotka etsivät helposti integroituvaa, kevyttä ja projektinhallintapainotteista järjestelmää. Lue tästä PSA-järjestelmän 7+1 etua yrityksellesi.

Koho on monipuolinen projektinhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmä, jossa asioita voi tehdä monella tavalla ja kokeilla itselleen parhaiten sopivan toimintatavan. Järjestelmän muokattavuus, automaatiot ja räätälöitävyys ovat Kohon parhaita ominaisuuksia. Kohoa voi käyttää yli 270 eri tavalla. Tämä yhdistettynä jatkuvaan nopeaan kehitykseen ja yli 70 rajapintaan tekee Kohosta yhden segmenttinsä parhaista järjestelmistä.

Käy lukemassa, mitä kaikkea Koholla on tarjottavana projektiorganisaatioille:

Tämä blogikirjoitus liittyy Tehosta projektinhallintaa -webinaariimme, joka pidettiin 24.3.2021.