Seuraatko asiakkaalle tekemiäsi töitä tehokkaasti?

Asiakastöiden seuraaminen on tärkeä osa yrityksen toimintaa, sillä se auttaa yritystä hallitsemaan tehtäviään ja arvioimaan niiden edistymistä. Yrityksissä, joissa tehdään asiakkaalle tuntien perusteella laskutettavaa työtä, on tärkeää pysyä perillä eri töihin käytetystä ajasta. Onko teidän yrityksenne asiakastöiden seuranta nykyaikaista ja tarpeeksi tehokasta?

Asiakastöiden seuraamista voidaan tehdä erilaisilla menetelmillä; käytössä voi olla vaikka erilaisia seurantalomakkeita tai manuaalisia raportteja. Yksi hyödyllisimmistä menetelmistä on kuitenkin käyttää erilaisia projektinhallinta- tai toiminnanohjaustyökaluja. Nämä työkalut mahdollistavat tehtävien luomisen, hallinnoinnin ja seuraamisen yhdellä alustalla. Ne tarjoavat myös mahdollisuuden jakaa tietoja ja keskustella tehtävistä eri osapuolten kanssa, sekä auttavat tunnistamaan mahdolliset ongelmat tai viivästykset tehtävien suorittamisessa.

Jos asiakastöihin käytettyä työaikaa ei seurata järjestelmällisesti, merkittävä määrä laskuttamista voi jäädä tekemättä. Pienistäkin laskuttamattomista työjaksoista kertyy pitkällä aikavälillä suuria summia. Tarkat tuntikirjaukset ovat avainasemassa, kun työntekijöiden työaikaa pyritään tehostamaan.

Miten työajan seuranta ja raportointi hoituvat mahdollisimman automaattisesti, jolloin ne eivät vaadi työntekijöiltä paljon aikaa tai vaivaa? Lue vinkit tästä.

Tarkempaa asiakastöiden tuntiseurantaa

Useimmissa asiantuntijatöitä tekevässä yrityksessä on käytössä jonkinlainen järjestelmä tuntien seurantaan, mutta aika ajoin kannattaa tarkistaa, onko se vielä ajanmukainen vai onko tarjolle tullut parempia vaihtoehtoja. Tuleeko kaikki tunnit kirjattua ylös vai jäävätkö esimerkiksi lyhyet työjaksot helposti kirjaamatta?

Asiakastöihin kuluvan ajan seurantaan kannattaa hankita nykyaikainen järjestelmä, johon voidaan merkitä helposti ja selkeästi kuhunkin projektiin tai tehtävään käytetty aika. Ihanteellista on, että työntekijä voi siirtyä järjestelmässä tehtävästä toiseen vain yhtä nappia painamalla ja projektit löytyvät keskitetysti.

Jokainen asiakkaalle tehty työrupeama kirjataan järjestelmään, oli kysymys sitten puolesta työpäivästä tai vaikka muutamasta minuutista. Töihin käytettyä täytyy voida seurata selkeästi ja reaaliaikaisesti. Tällöin vältetään työntekijöiden tekemät hukkatunnit, joita ei laskuteta keneltäkään.

Tutustu tästä Kohon työajanseurannan ratkaisuihin.

Laskutus ja raportointi helpommaksi

Tuntiseurannan toimivuus ja luotettavuus lisääntyvät entisestään, kun tuntien raportointi hoituu saman järjestelmän kautta. Näin työntekijöiltä säästyy myös aikaa tärkeämpiin töihin. Jos tehtäviä ja projekteja on paljon, kannattaa ehdottamasti panostaa järjestelmään, jossa saat tuntikirjaukset myös laskutettua muutamalla klikkauksella. Työvaiheet vähenevät ja inhimillisten virheiden todennäköisyys pienenee, kun tietoja ei tarvitse siirtää laskuttamista varten paikasta toiseen.

Asiakastöiden ja projektien tuntiseuranta kannattaa tehdä työntekijöille helpoksi, sillä silloin he sitoutuvat siihen varmimmin. Siksi kannattaa valita selkeä ja johdonmukainen järjestelmä, jossa työvaiheet on automatisoitu mahdollisimman pitkälle. Turha manuaalinen työ ei ole kenellekään mielekästä saatikka yritykselle kannattavaa. Tärkeintä on, että asiakkaalle tehtyjä töitä seurataan reaaliaikaisesti eivätkä tehdyt tunnit jää muistin varaan.

Asiakastöiden seuraaminen on tärkeää myös asiakkaille, sillä se antaa heille tietoa tehtävien edistymisestä ja mahdollistaa heidän osallistumisensa tehtävien hallintaan. Asiakkaille voidaan tarjota pääsy projektinhallintatyökaluun tai heille voidaan lähettää säännöllisiä raportteja tehtävien edistymisestä.

Lue myös projektin vaiheistuksesta.

Lopuksi, asiakastöiden seuraaminen auttaa yritystä parantamaan toimintaansa ja varmistamaan, että tehtävät suoritetaan ajallaan ja budjetin puitteissa. Se myös parantaa asiakastyytyväisyyttä ja lisää luottamusta asiakkaiden kanssa.

Kohon tuntiseurannan edut

• Kohon työajanseurannassa voit yhtä nappia painamalla vaihtaa tehtävästä toiseen. Voit myös lisätä kommentin tehtyyn työjaksoon.
• Useita eri tapoja merkitä työaikaa, kuten kalenterituonti, kellotus ja timesheet.
• Saat tuotua tuntimerkinnät laskulle muutamalla klikkauksella.
• Seuraat reaaliajassa työtunteja ja kassavirtaa.
• Pysyt ajantasalla myös projektilaskutuksen ja -tuntien keskilaskutuksesta.
• Projektinäkymä on selkeä ja yksityiskohtainen.
• Asiakastöiden seuranta auttaa myös tehostamaan ajankäyttöä.

Kohon uusi Moontalk-integraatio mahdollistaa jopa asiakaspuheluihin käytetyn ajan tuomisen työaikamerkinnäksi ja laskulle.

Jos olet kiinnostunut keskustelemaan lisää yrityksesi tuntiseurannasta, varaa meiltä aika maksuttomaan konsultaatioon:

P.S. Etsitkö vain erittäin yksinkertaista työajanseurantajärjestelmää? Vilkaise Tuntikonetta.