Rantalainen valitsi Kohon toiminnanohjausjärjestelmän jo vuonna 2016

Rantalainen-konserni on Suomen johtava asiantuntijaorganisaatio talous- ja palkkahallintoalan palveluliiketoiminnassa, tukien yli 25 000 asiakasyrityksen liiketoimintaa Pohjoismaissa. Rantalaisen ja Kohon yhteistyön historia ulottuu vuoteen 2015, jolloin Rantalainen oli etsimässä uutta toiminnanohjausjärjestelmää ja päätyi tutustumaan suomalaisen Kohon tarjontaan.

Koho oli tuolloin vielä startup-vaiheessa oleva toimija, mutta jo silloin sen potentiaali vakuutti Rantalaisen. Noin puolen vuoden keskustelujen jälkeen Koho otettiin käyttöön Rantalaisen ensimmäisissä toimistoissa keväällä 2016. Rantalainen huomasi nopeasti Kohon hyödyt heidän liiketoiminnalleen, kun laskutuksen automatisoinnin ja suoraviivaistamisen myötä kirjanpitäjiltä vapautui kokonainen työpäivä kuukaudessa asiakastöille.

Katso videolta Rantalaisen M&A-johtaja Kimmo Martikaisen haastattelu. Haastattelu toteutettiin Taloushallintoliiton järjestämillä Kesäpäivillä, Tampereella kesäkuussa 2024:

Kohon ratkaisevat ominaisuudet Rantalaiselle

M&A-johtaja Kimmo Martikaisen mukaan Kohon valinnassa merkittäviä tekijöitä olivat sen monipuoliset ominaisuudet, joista monet ovat edelleen käytössä. Esimerkiksi toistuvien asiakastöiden hallintaa helpottavat työmääräykset ovat sekä päälliköiden, kirjanpitäjien että palkanlaskijoiden suosiossa. Koho mahdollistaa työntekijän varsinaisen työajan ja asiakkaalle käytetyn työajan erillisen mittaamisen. Tämä oli erityisen tärkeää työaikalain seurannan ja työsuojelutarkastusten kannalta.

Tämä oli itse asiassa se kaikista keskeisin ominaisuus, minkä halusimme, koska se tuli esille juuri työaikalain seurannassa ja työsuojelutarkastuksessa. Piti siis olla mahdollista asiakastyöstä erikseen seurata sitä varsinaista työaikaa ja sitä ongelmaa lähdettiin ratkaisemaan. Ongelma ratkesikin hienosti juuri Kohon avulla.

Kimmo Martikainen, Rantalainen Oy

Lisäksi Kohon resursointityökalu on yksi olennaisimmista ominaisuuksista. Tämä työkalu auttaa tasaamaan esimerkiksi palkanlaskijoiden työkuormaa ruuhkahuippujen aikana. Näin voidaan varmistaa, että työmäärä pysyy hallittavissa ja työntekijät jaksavat paremmin.

”Ruuhkien osalta pystytään järjestelemään töitä niin, että palkanlaskija, jolla on yksittäisessä viikossa ruuhkahuippu, niin se ruuhkahuippu voidaan leikata ja tasoittaa muualle. Tässä asiassa Koho on oivallinen työkalu”, täsmentää Kimmo Martikainen.

Helppo käyttöönotto ja käytettävyys

Koho on osoittautunut erittäin helpoksi ottaa käyttöön ja käyttää jokapäiväisessä työssä. Rantalaisella on Suomessa 70 toimipistettä, joista osa on ruotsinkielisiä ja osa suomenkielisiä, jonka lisäksi Rantalaisella on liiketoimintaa myös Ruotsissa. Koho tukee molempia kieliversioita ja uusi toimisto voi ottaa sen käyttöönsä nopeasti, ilman suuria IT-järjestelyjä. Järjestelmän keskitetty päivitettävyys on myös ollut tärkeä ominaisuus kaikille toimistoille.

Tutustu Kohon käyttöönottoprosessiin →

Koho on keskeisesti integroitu päivittäisiin rutiineihin

Rantalaisella Koho on hyvin keskeisessä roolissa päivittäisessä toiminnassa. Kaikki asiakastiedot ovat Kohossa ja laskutusaineisto muodostetaan siellä ennen siirtämistä kirjanpitojärjestelmään. Myös lomat ja muut vapaat merkitään Kohon kautta ja siirretään palkanlaskentajärjestelmään. Koho siis yhdistää kaikki työn järjestelyyn ja toteutukseen liittyvät tiedot.

”Meillä on sellainen sisäinen sanonta, että Koho on ainut totuus eli Kohon kautta kulkee kaikki olennainen esim. töiden järjestelyyn, työntekijöiden työhön ja työn tekemiseen liittyvät tiedot.

Kimmo Martikainen, Rantalainen Oy

Koho-toiminnanohjausjärjestelmä sisältää koko prosessin tarjouksesta sopimukseen ja sieltä tehtävienhallintaan ja edelleen laskulle, joka syntyy automaattisesti. Kerran järjestelmään syötetyt tiedot löytyvät saman tien asiakas-, sopimus- ja laskutustiedoista. Tietoja on helppo muokata ja ylläpitää ja katsoa niistä esimerkiksi tekemättömät ja laskutetut työt tai sopimusten kuukausittainen arvo yhdellä silmäyksellä.

Arvioiden mukaan osa asiantuntijayritysten laskutuksesta usein häviää siihen, etteivät työntekijät kehtaa tai muista laskuttaa kaikesta tekemästään asiakastyöstä. Kohon avulla kaikki työvaiheet päätyvät laskulle, koska järjestelmä kertoo työntekijälle, mitä ja milloin hänen tulee tehdä kullekin asiakkaalle. Tämä vaikuttaa positiivisesti sekä yrityksen kassavirtaan että asiakastyytyväisyyteen, kun tehtävät tulevat varmuudella tehdyksi ajallaan.

Tutustu Kohon laskutusominaisuuksiin →

Kohon rooli Rantalainen-konsernin tulevaisuudessa

Rantalaisella nähdään, että Koho on heidän tärkein järjestelmänsä juuri toiminnanohjauksen kannalta. Koho on osoittautunut erittäin toimivaksi kokonaisuudeksi, joka tukee Rantalaisen kasvua ja kehitystä monin tavoin.

Tämä on rehellisesti sanottuna koko tilitoimistourani parhain päätös, kun siirryimme Rantalaisella käyttämään Kohoa. Suosittelen aina Kohoa muille, kun siihen on mahdollisuus.

Kimmo Martikainen, Rantalainen Oy

Kymmenisen vuotta sitten myyntityö tilitoimistoissa oli vielä perinteisesti tarjouspyyntöihin vastaamista, eivätkä tilitoimistot olleet erikseen miettineet tai kehittäneet myyntiprosessiaan ennen Rantalaisen kaltaisia alan suuria toimijoita. Koho mahdollisti Rantalaiselle myös liiketoimintamallin muutoksen, kun koko konserni siirtyi silloin uuden toiminnanohjausjärjestelmän myötä asiakkaiden toivomiin kiinteisiin kuukausihintoihin.

Martikainen toteaa, että tulevaisuudessa Kohoa pyritään viemään myös Ruotsiin ja Norjaan mahdollisten tilitoimisto-ostojen myötä. Hänen arvioidensa mukaan Koho voisi laajentua ensimmäisenä Ruotsiin. Kohon järjestelmästä löytyy jo valmiiksi sekä ruotsin- että norjankielinen versio, jonka lisäksi Kohon asiakaspalvelusta löytyy ruotsinkielistä osaamista.

Haluaisitko nähdä, miten Koho voisi tehostaa sinun yrityksesi liiketoimintaa?

Voit myös kysyä lisätietoja suoraan näiltä henkilöiltä:

• Johtaja Kimmo Martikainen, Rantalainen Yhtiöt
  +358 40 555 8081, kimmo.martikainen@rantalainen.fi
• It-päällikkö Toni Takala, Rantalainen Yhtiöt
  +358 44 753 5706, toni.takala@rantalainen.fi
• Toimitusjohtaja Mikael Wallstén, Koho Sales Oy
  +358 40 097 1119, mikael.wallsten@kohosales.com

Lue tästä lisää Kohon toiminnanohjauksesta tilitoimistojen tarpeisiin.