Provincialle Kohon monipuolisuus on valttia

Provincialla arvostetaan Kohon kokonaispakettia. Erityisesti ohjelmiston helppokäyttöisyys ja sujuva yhteistyö saavat kiitosta.

Kohon asiakasyritys Provincia Oy on inhouse-yhtiö, joka tarjoaa henkilöstö- ja taloushallinnon palvelua kunta- ja julkishallinnon organisaatioille sekä yhteisöille. Koho toiminnanohjausjärjestelmä on käytössä koko Provincian henkilöstöllä, eli noin 130:lla työntekijällä. Provincian johtavalle asiantuntijalle Paula Erolalle Koho oli jo edellisestä työpaikasta tuttu ohjelmisto. Hänen aiempi kokemuksensa Kohosta oli hyvä, ja myös muut referenssit ja käyttäjäkokemukset ohjasivat hankintapäätöstä. Paula itse suosittelee Kohoa muunmuassa ohjelmiston helppokäyttöisyyden vuoksi.

– Koho oli valmis tuote tilitoimistomaailmaan ja siinä oli ne elementit, mitä me Provinciallakin tarvitsimme, Paula kertoo.

Provincialla on tietoisesti otettu Koho käyttöön asteittain. Käyttöönotto aloitettiin vuonna 2021 ja käyttöä on laajennettu vähitellen. Paula Erola ja Provincian kehitysvastaava Hanna Päivärinta kertovat arvostavansa Koho toiminnanohjausta kokonaispakettina.

Koho on kokonaisuutena läpinäkyvä järjestelmä, joka antaa mahdollisuuden koko ketjuun ja josta näkee kerralla koko toimitusprosessin. Kohossa on työajankirjaukset, tiketöinnit, laskutus, tarjoukset, sopimukset, projektihallinta – koko paketti. Prosessit tulevat helpottumaan entisestään, kun saamme kaikki toiminnot käyttöön.

Paula Erola, Provincia Oy, johtava asiantuntija

Kohon myötä tietoa on enemmän ja helpommin saatavilla

Nykyään kaikki toiminnot on keskitetty Provincialla saman katon alle Kohon toiminnanohjaukseen, kun aikaisemmin käytössä oli rinnakkain useita erillisiä järjestelmiä.

– Kohon käyttöönotto on tuonut meille useita etuja. Aiemmin käytössämme ei esimerkiksi ollut kokonaisvaltaista työajankohdistusjärjestelmää. Nykyään näemme Kohosta hyvin, minkälaisiin tehtäviin työaikaa kuluu, ja pystymme ohjamaamaan paremmin sisäistä tekemistä, Paula sanoo.

Olemme pystyneet luopumaan erillisistä järjestelmistä ja yhdistämään toimintoja yhteen ohjelmistoon. Uusi toimintatapa on lisännyt tehokkuutta ja tuonut läpinäkyvyyttä ja selkeyttä tekemiseen. Lisäksi Kohosta saa hyvin tietoa esihenkilötyön tueksi, ja se on muuttanut tapaa johtaa. Kohosta saa paljon läpinäkyvää tietoa työajan käytöstä ja siitä, miten paljon asiakkailta tulee yhteydenottoja.

Hanna Päivärinta, Provincia Oy, kehitysvastaava

Hanna jakaa, että yrityksessä hyödynnetään Kohon raportteja ja tavoitemittareita erityisesti tiketöinnissä ja palvelusopimusten SLA seurannassa. Myös työajanseuranta etenkin liukumasaldojen ja ylitöiden osalta on Provincialla aktiivisessa käytössä.

Tutustu tästä Kohon tiketöintiin >>>

Provincia antaa ison plussan räätälöitävyydestä ja ratkaisuhakuisuudesta

Hanna kertoo, että Kohon räätälöintimahdollisuudet on koettu Provincialla tärkeäksi, ja sen myötä ohjelmisto vastaa entistä paremmin yrityksen tarpeisiin. Paulan ja Hannan mukaan yhteistyö Kohon kanssa on koettu mielekkääksi, sillä asiakkaan toiveisiin ja haasteisiin on alusta saakka vastattu nopealla aikataululla.

– Nopeus saada asioita eteenpäin Kohon puolelta on ylittänyt odotuksemme. Kun meillä on valmis kehitystoive tai jokin käytössä kohdattu ongelma, Koholla reagoidaan nopeasti. Kehitysideoihimme on löydetty nopealla aikataululla sopiva ratkaisu tai ratkaisuvaihtoehtoja, ja ne myös toteutetaan viipymättä. Korjaavia päivityksiä tehdään myös usein Kohon suunnalta oma-aloitteisesti. Yhteistyö on hyvin sujuvaa, Hanna kertoo.

Paula ja Hanna kokevat, että ratkaisuhakuisuus on hyvä asia Koholla.

– Ongelmat ja tekniset haasteet otetaan käsittelyyn viipymättä, viesteihin vastataan nopeasti ja asioihin tartutaan. Sen lisäksi, että vuoropuhelu Kohon suuntaan on sujuvaa, myös kommunikointikieli on sellaista, jota maallikkokin ymmärtää, Hanna iloitsee.

Sujuva siirtyminen on tapahtunut vaiheittain

Kohon ostaminen ja käyttöönotto on tehty asiakkaalle helpoksi.

– Meidän kohdallamme, kun Koho oli entuudestaan tuttu, ostamiseen riitti käytännössä yksi puhelu, ja asia lähti etenemään. Saimme Koholta hyvän ohjelmistoesittelyn ja pääsimme näkemään, mitä ohjelmistolla voidaan käytännössä saavuttaa. Käyttöönotto on meillä tapahtunut hiljakseen ja sitä on hoidettu paljon talon sisäisesti, Paula kertoo.

Uuteen ohjelmistoon siirtyminen on otettu Provincialla pääasiassa hyvin vastaan, sillä Kohon on nähty olevan tätä päivää, ja siitä on henkilöstöllä saattanut olla aiempaakin käyttökokemusta. Etenkin työaikakirjauksen helppous on koettu henkilökunnan keskuudessa positiivisena muutoksena.

Tutustu tästä Kohon työajanseurantaan >>>

Provincia hyödyntää keskitetyn hallinnan etuja varsinkin laskutuksessa ja tarjousten tekemisessä

Provincialla on käytössä Kohon tuntilaskutus, ja myöhemmin kuluvana vuonna käyttö laajentuu myös sopimus- ja transaktiolaskutukseen.

Kohon tuntilaskutuksen myötä olemme päässeet eroon manuaalisista työvaiheista, kuten tuntien käsittelystä, sillä Kohon työajankohdistuksesta tunnit kirjautuvat suoraan oikealle laskulle. Sama tulee tapahtumaan sopimuslaskutuksen osalta. Kohossa kuukausittaiset veloitukset saadaan hoidettua yhdellä laskun luomisella, mikä tulee nopeuttamaan laskuttamista.

Paula Erola

Myös Kohon tarjoustyökalut on koettu Provincialla käytössä toimivaksi.

– Tarjousten keskitetyn hallinnan ansiosta näemme suoraan, milloin tarjoukset umpeutuvat ja kuinka moni tarjous on päätynyt kauppaan. Tarjousten tilaa voi seurata helposti myös mahdollisissa poissaolotilanteissa. Kun tarjous johtaa kauppaan, saadaan siitä luotua Kohoon suoraan sopimus ja projekti. Myös virheiden määrä minimoituu tätä kautta, Paula kertoo.

Tunnistatko yrityksesi tarvitsevan samankaltaisia ratkaisuja kuin Provincia Oy tai kaipaatko lisätietoja Kohon soveltuvuudesta yrityksellesi? Ota meihin yhteyttä.