Projektiseuranta – tee kannattavampia projekteja

Projektiseuranta on olennaista projektien sujuvassa etenemisessä ja niiden kannattavuudessa. Olipa kyseessä iso tai pieni projekti, on sen seuranta yhtä tärkeää, sillä sen avulla yritys saa käyttöönsä tärkeää tietoa, jonka pohjalta oikeita päätöksiä on helpompi tehdä.

Mitä seurataan ja millä

Projektiseuranta keskittyy nimenomaan projektien kannattavuuteen ja kustannuksiin. Projektiseurannan avulla pyritään pysymään projektin luonnissa asetetuissa tavoitteissa ja budjetissa. Projektiseurannassa seurataan myös aikatauluja. Yleisiä projektien seurannassa käytettyjä kaavioita ovat Gantt ja Kanban. Kaavioista saa visuaalisesti ja helposti yleiskuvan projektista ja sen eri vaiheiden suhteesta toisiinsa.

Gantt-kaaviossa projektin eri työvaiheet sijoitetaan allekkain kaavioon. Vaakatasossa kuvataan projektin aikajana. Työvaiheet sijoitetaan aikajanalle siihen kohtaan, jolloin ne on määrä aloittaa, tehdä ja saada valmiiksi. Kaavion kehitti amerikkalainen insinööri ja keksijä Henry Gantt jo 1800-luvulla, ja se on nimetty hänen mukaansa. Visuaalisuuden parantamiseksi Ganttiin voidaan lisätä esim. värejä.

Ganttin kaavion merkittävin etu on visuaalisuus, joka auttaa hahmottamaan projektin aikataulun yhdessä kaikkien vaadittavien työvaiheiden kanssa kerralla alusta loppuun. Selkeästi hahmotettavalla kaaviolla on helppo pitää projektin työntekijät perillä sen etenemisestä. Ganttin kaavion heikkous on sen yksinkertaisuus: kaavio esittää työmäärän ainoastaan suhteessa aikaan ottamatta huomioon muita työn vaativuuteen liittyviä tekijöitä. (lähde: wikipedia)

Kanbanissa Kanban-kortit ovat keskeisiä. Kortti on viestimekanismi, joka kertoo, missä vaiheessa mikäkin asia projektissa etenee. Sana kanban tulee japanin kielestä ja tarkoittaa kirjaimellisesti taulua tai mainoskylttiä.

Lue myös: Näin teet projektisuunnitelman Kohossa

Miksi projekteja kannattaa seurata?

Projektiseurantaa kannattaa tehdä, sillä tällöin pystyt perustamaan päätöksentekosi faktaan ja reagoit ajoissa, kun asiat ovat nähtävissä. Pystyt myös paremmin hinnoittelemaan projektisi oikein ja voit seurata mikä toimii ja mikä ei ja tehdä muutoksia sen pohjalta. Pystyt hallinnoimaan projektejasi selkeällä rakenteella. Projekteissa on aina paljon myös asioita, joista ei ole varmuutta, erityisesti näinä taloudellisesti epävarmoina aikoina, mutta selkeällä seurannalla epävarmuus vähenee.

Muutamia projektiseurannan etuja:

• Projektin aikataulun organisointi
• Projektin riskien pieneneminen
• Projektin kustannusten ja kannattavuuden seuraaminen
• Kehittyminen ja oppiminen seuraavaa projektia varten
• Tiimityön paraneminen

Kohossa seuraat projekteja gantt-näkymässä, kanbanissa tai puunäkymässä. Vaiheet ja osaprojektit ovat selkeitä ja niitä voi luoda niin paljon kuin tarvitset. Koho mahdollistaa tarkan ja dataohjautuvan projektiseurannan. Sen avulla voidaan esimerkiksi nähdä täsmällisesti, miten projektit etenevät, ovatko työkuormat hallinnassa ja pysytäänkö budjetissa.

Katso videolta Teemun vinkkejä projektinhallinnan parantamiseen!

Tutustu tästä lisää Kohon projektinhallintaominaisuuksiin:

Tai lue seuraavaksi: Tehosta projektinhallintaa – parhaimmat digitaaliset järjestelmät