Projektin yleisimmät riskit ja kuinka minimoit ne

Mitä tahansa yrityksesi tekee, törmäät useimmiten jonkinlaisiin projekteihin, vähintäänkin sisäisiin kehitys­­projekteihin. Projektien mukana tulee aina epävarmuus­­tekijöitä, joita ei täysin voi välttää. Moni näistä epävarmuuksista kuitenkin toistuu projektista toiseen, joten niiden tunnistaminen ja hallinta on mahdollista. Kun tunnistat projektin riskit mahdollisimman ajoissa ja teet kunnollisen toiminta­­suunnitelman niille, säästät aikaa, rahaa ja resursseja sekä parannat projektin lopputulosta.

6 yleisintä projektiriskiä ja neuvoja niiden taklaamiseen

1. Resurssien puute

Strateginen resurssisuunnittelu edellyttää realistista näkymää tiimin osaajien kyvykkyyksiin, saatavuuteen, ja kuormitukseen pitkällä aikavälillä. Visualisoi tiimin kuormitusta käyttämällä resursointityökaluja: vertailemalla tiimien ja eri osaamisalueen omaavien henkilöiden kuormitusasteita näet helposti, ketkä projektille kannattaa kiinnittää.

Resurssisuunnittelu kannattaa tehdä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta pystyt ennakoimaan pullonkauloja ajoissa, asettamaan projektille realistiset aikataulut ja varmistamaan tiimisi tehokkuuden koko projektin ajan.

Lue myös: Kuormituskalenteri on avain tehokkaampaan henkilöresursointiin →

2. Epärealistiset aikataulut

Epärealistiset aikataulut johtuvat usein projektin riskien aliarvioinnista. Aikataulu­­suunnittelussa kannattaakin hyödyntää erilaisia skenaariomalleja, kuten optimistinen, realistinen ja pessimistinen aikataulu. Näiden avulla voit varautua paremmin yllätyksiin ja suunnitella aikataulun, joka kestää myös odottamattomat tilanteet.

Huolellinen vaihesuunnittelu ja vertailu vastaaviin projekteihin on aina avuksi realistisen aikataulun määrittelyssä. Aikataulutusta kannattaa myös jatkuvasti tarkentaa ja seurata matkan varrella. Visuaalinen ja selkeä timeline tukee aikataulussa pysymistä.

3. Budjettiriskit

Projektin budjettiriskien tehokas hallinta perustuu ennakoivaan kustannus­­seurantaan. Perinteinen, jälkikäteinen kustannusten seuraaminen ei riitä. Ennusta kuluja ja seuraa niiden kehittymistä aktiivisesti projektin jokaisessa vaiheessa. Näin voit puuttua ajoissa kulujen ylittymiseen ja pitää projektin kannattavuuden hallinnassa.

Välttääksesi punaiselle menemistä seuraa myös henkilökuormitusta ja siirrä vähemmän tärkeitä töitä eri viikoille tai kuukausille. Henkilöresurssien vähyys tai osaamisvaje on suuri riski projektin budjetille, johon yleensä kiinnitetään huomiota liian myöhään.

4. Huono suunnittelu

Projekteissa – kuten monessa muussakin asiassa – hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Huono suunnittelu taas johtaa projektin riskien myöhäiseen tunnistamiseen ja ongelmien kasautumiseen projektin edetessä. Käytä valmiita projektipohjia ja tarkistuslistoja varmistaaksesi, että kaikki tarpeellinen tulee huomioitua.

Kunnollisen vaiheistuksen tärkeyttä ei voi liikaa korostaa: panosta projektin suunnitteluun luomalla tarvittava määrä vaiheita ja niiden alavaiheita, joilla on selkeästi määritelty vastuut, resurssit, euro- ja tuntibudjetit, sekä aikataulu. Hyvä suunnitelma toimii samalla tiimin motivoinnin välineenä sekä tuo läpinäkyvyyttä projektille.

Lue myös: Projektisuunnitelman luominen Kohossa →

+Vinkki: Kohon avulla pystyt myös määrittämään laskutussäännöt eri vaiheille.

5. Vaatimusten muuttuminen tai epäselvät vaatimukset

Muuttuvat ja varsinkin epäselvät vaatimukset ovat loppujen lopuksi projektin yleisimmät riskit. Ne aiheuttavat usein jo alkuvaiheessa ylimääräistä työtä, sekaannuksia ja jopa virheitä. Yleensä tämä johtuu siitä, että projektin yksityiskohtia ei olla käyty kunnolla läpi tai asioita on luvattu liian optimistisesti (tai pahempaa: mututuntumalla).

Luo selkeä prosessi muutosten hallintaan, jossa johdon tai asiakkaan kanssa käydään alusta asti jatkuvaa ja avointa dialogia, joka perustuu reaaliaikaiseen ja ennustavaan dataan. Iteratiivinen lähestymistapa auttaa selkeyttämään tavoitteita ja pitää projektin hallinnassa muutosten keskellä. Asiakkaan odotusten proaktiivinen johtaminen on keskeistä projektin onnistumiselle ja se vaatii oikeaa tietoa ja uskallusta olla realistinen.

6. Viestintäriskit

Kommunikaatio-ongelmat aiheuttavat usein enemmän haasteita kuin odotetaan. Keskity projektissa selkeisiin, keskitettyihin viestintäkanaviin ja pidä säännöllisiä tilannekatsauksia. Esimerkiksi Kohossa tiimin jäsenet pystyvät keskustelemaan suoraan projektisuunnitelmalla.  

Jos projekti tehdään asiakkaalle, tähän liittyy tietysti avoin ja reaaliaikainen viestintä myös asiakkaan suuntaan. Projektisuunnitelma kannattaakin käydä läpi asiakkaan kanssa aika-ajoin – tai mikä parempaa: jaa asiakkaalle suoraan reaaliaikainen projektinäkymä ja käy keskustelua suoraan projektille.

Lue myös: Kohon Projektiportaali vie yhteistyön asiakkaasi kanssa uudelle tasolle →

+Bonus: Ennakoimattomat projektiriskit, joita on vaikea hallita etukäteen

Ota huomioon, että projektissa työskentelevät ihmiset ovat todellakin vain ihmisiä. He saattavat esimerkiksi sairastua, jolloin projekti voi myöhästyä tai jopa ajautua täysin pois raiteiltaan. Reaaliaikainen ja visuaalinen resursointityökalu on tässä hyödyksi, sillä sen avulla pystyt nopeasti löytämään sopivan tuuraajan.

On myös sekalainen joukko riskejä, joista kannattaa olla tietoinen, mutta joita ei kovin hyvin pysty hallitsemaan. Esimerkiksi ennustettaville luonnonilmiölle tai lakiteknisille asioille on hyvä olla olemassa jonkinlainen B-suunnitelma jo valmiiksi.

Joitakin riskejä ei vain aina voi ennustaa ja vastaan saattaa tulla klassinen force majeure. Joskus taas jälkiviisaus iskee, jolloin on vain otettava koppi virheestä ja varmistaa, ettei se toistu. Kaikki projektin poikkeamat eli toteutuneet riskit kannattaakin raportoida selkeästi ja kirjallisesti, jotta niistä opitaan kollektiivisesti tulevaa varten.

Minimoi projektin yleisimmät riskit käyttämällä moderneja projektinhallinta­­­­menetelmiä

Agile-menetelmä nopeuttaa projektin riskeihin reagointia

Ketterä, eli agile projektinhallinta on modernin projektiorganisaation valinta. Se mahdollistaa organisaatioille nopeamman reagoinnin muutoksiin, parantaa yhteistyötä ja nopeuttaa laadukkaiden tuotteiden toimittamista Iteratiiviset työvaiheet auttavat tunnistamaan riskit jo varhaisessa vaiheessa, tuoden joustavuutta ja parantaen projektin ennakoitavuutta.

OKR ja riskienhallinta

Objectives and Key Results (OKR) (OKR wikipedia-artikkeli) menetelmä koostuu tavoitteista (Objectives) ja mitattavista avaintuloksista (Key Results). Tavoitteiden ja avaintulosten selkeä määrittely auttaa projektitiimiä keskittymään olennaisiin riskeihin ja seuraamaan niiden hallintaa. Tämä lähestymistapa tekee riskienhallinnasta tavoitteellisempaa ja näkyvämpää koko organisaatiolle.

Asiakkaan odotusten hallinta on yhteistyön johtamista

Asiakasprojekteissa odotusten hallinta perustuu aktiiviseen ja jatkuvaan yhteistyöhön, jota toimittajan on myös johdettava proaktiivisesti. Projektin tavoitteita ja riskejä kannattaa käsitellä avoimesti yhdessä asiakkaan kanssa heti projektin alusta alkaen ja luoda keskitetty kanava viestinnälle. Asiakkaan osallistuminen ja reaaliaikaiseen dataan perustuva keskustelu auttaa tunnistamaan projektin mahdolliset riskit ajoissa. Avain onnistuneeseen projektiin on loppujen lopuksi luottamus.

Projektiriskit ovat hallittavissa suunnitelmallisilla toimenpiteillä

Polku onnistuneeseen projektiin ei ole aina lyhyt eikä suoraviivainen. Alla vielä lista, jonka avulla pystyt viemään projektisi menestyksekkäämmin maaliin ja minimoit riskit.

✅ Tee perusteellinen riskianalyysi ennen projektin aloittamista.

• Analysoi alkuun koko projekti huolellisesti ja kirjaa ylös kaikki potentiaaliset ongelmat, jotka saattavat nousta matkan varrella. Käy läpi aiempia samanlaisia projekteja.
• Yrittäkää tiiminne kanssa löytää vastaukset seuraaviin kysymyksiin: Mitä voimme tehdä riskien minimoimiseksi? Kuinka voimme reagoida niihin tehokkaasti? Mikä tieto auttaa meitä tunnistamaan potentiaalisten riskien merkit?
• Varmista myös, että jokainen tiimiläinen tietää oman roolinsa projektissa ja osaa tarvittaessa priorisoida projektin kannalta olennaisimmat riskit.

✅ Päivitä projektin tilannetta säännöllisesti.

• Huolehdi, että projekti on vaiheistettu selkeästi ja vaiheiden tarpeet dokumentoitu.
• Selkeä vaiheistus edesauttaa projektin hallinnointia, jolloin potentiaalisten riskien ilmenemiseen pystytään reagoimaan ketterästi ja mukauttamaan yksittäisiä toimenpiteitä.

✅ Kommunikoi aktiivisesti ja avoimesti sekä tiimin että asiakkaan kanssa.

• Epäselvyydet ja konfliktit vähenevät huomattavasti, kun asiakas kokee, että hänen hankkeestaan huolehditaan ja hän pysyy informoituna.
• Varmista myös, että tiimin sisäinen kommunikointi on helppoa, jatkuvaa, ja löytyy samasta paikasta kuin itse projekti.

✅ Dokumentoi toteutuneet riskit ja opi niistä tulevaisuutta varten.

• Tämä auttaa sinua ja koko yritystäsi parantamaan seuraavia projekteja ja välttämään samoja haasteita.

• Kunnollinen raportointi on aina keskeisessä osassa projektien onnistumisessa ja riskien ennakoimisessa.Tästä voit ladata maksutta Oppaamme projektin raportointiin →

✅ Valitse joustava ja selkeä projektinhallintatyökalu.

• Agile projektinhallinta vaatii tuekseen työkalun, joka keskittää kaiken työn ja tiedon. Vain reaaliaikaisen ja ennustavan datan avulla saadaan todellisuuteen perustuvia toimenpiteitä.
• Myös asiakaskommunikaatio on hyvä keskittää samaan paikkaan kuin itse projekti: tässä asiakkaan ja yrityksen väliset kollaboraatioportaalit ovat suureksi hyödyksi.

Näiden toimenpiteiden avulla parannat projektiesi ennustettavuutta, vähennät yllätysten määrää ja teet projektinhallinnasta helpompaa ja tehokkaampaa.uomioon pystyt välttämään projektin potentiaaliset riskit paremmin ja bisneksesi kukoistaa ja kasvaa.

Koho tarjoaa kattavat ratkaisut projekti­­organisaatioiden liiketoiminnan tehostamiseen, työajan­­seurannasta projektinhallintaan ja automatisoituun laskutukseen. Mikäli olet kiinnostunut juuri sinun yrityksesi tarpeisiin aidosti mukautuvasta toiminnanohjaus­­järjestelmästä, Koho on valintasi. Monipuolinen, muttei monimutkainen Koho skaalautuu helposti eri kasvun vaiheisiin.

Helpoiten näet Kohon projektinhallinnan potentiaalin, kun varaat henkilökohtaisen etädemon.