Projektien yleisimmät riskit ja kuinka minimoida ne

Mikä tahansa yrityksesi tekee, törmäät useimmiten jonkinlaisiin projekteihin, vähintäänkin sisäisiin kehitysprojekteihin. Projektien mukana tulee kuitenkin aina riskejä. Osaa niistä ei voi välttää, mutta et halua kuitenkaan pudota suoraan niiden ansaan. Projekteissa onneksi yleisimmät riskit ovat niin yleisiä, että ne on helppo huomata ja välttää, jolloin säästät aikaa, rahaa ja resursseja. Projektihaasteet ja projektiriskit eivät ole mitään uutta, mutta se, miten ne handlaat saattaa määrittää koko projektin onnistumisen.

6 yleisintä projektiriskiä ja neuvoja niiden taklaamiseen

1. Resurssien puute

Tiimisi on avainasemassa projektin onnistumisen kannalta, mutta he eivät vastuussa resursseista. Varmista, että resurssit ovat riittävät, mutta eivät liialliset. Vertailemalla tiimien ja eri osaamisalueen omaavien henkilöiden kuormitusasteita näet helposti, ketkä projektille kannattaa kiinnittää.

Kunnollinen resursointityökalu tuo yrityksen voimavarat tehokkaampaan käyttöön →

2. Epärealistiset aikataulut

Yksi tärkeimmistä asioista projektissa on aikataulutus. Se ei ole aina helppoa, koska kaikista etenemiseen vaikuttavista asioista ei aina ole tietoa, mutta huolellinen suunnittelu ja vertailu vastaaviin projekteihin auttaa. Aikataulutusta myös kannattaa jatkuvasti tarkentaa ja seurata matkan varrella. Vaiheistamalla projektin kunnolla ja luomalla selkeän timelinen varmistat, että aikataulu pysyy hyppysissäsi.

3. Kustannusriski

Tämä on yleisin riskityyppi, koska se on selkein uhka liiketoiminnalle ja sen taloudelle. Budjetissa pysyminen on erittäin tärkeää niin asiakkaan kuin yrityksenkin kannalta.

Välttääksesi punaiselle menemistä seuraa myös henkilökuormitusta ja siirrä vähemmän tärkeitä töitä eri viikoille tai kuukausille. Tämän lisäksi seuraa kuluja tuplana aplikaation avulla tai Excelissä, jotta ne pysyvät vihreällä.

3. Huono suunnittelu

Projekteissa, kuten monessa muussakin asiassa, suunnittelu on ”puoli ruokaa” eli mitä huolellisemmin olet projektisi suunnitellut, sitä parempi. Näet projektiriskit paremmin jo etukäteen, kun olet laittanut kaiken tarpeellisen ylös ja arvioinut solmukohdat. Kunnollisen vaiheistuksen tärkeyttä ei voi liikaa korostaa. Muista myös kirjata suunnitelmalle mahdollisimman selkeästi varsinkin vaaditut resurssit, euro- ja tuntibudjetit ja aikataulu. Hyvän projektinhallintajärjestelmän avulla pystyt myös määrittämään laskutussäännöt eri vaiheille.

Näin teet projektisuunnitelman Kohossa →

4. Vaatimusten muuttuminen tai epäselvät vaatimukset

Joskus projekti aloitetaan, vaikka yksityiskohdat eivät ole vielä selvillä. Ota huomion tällöin, että kehittäjät eivät ehkä pysty aloittamaan työtään lainkaan aikataulussa tai alkavat tehdä vääriä asioita.

Tämän päivän markkinaa on vaikeaa ennustaa ja joskus projekti saattaa muuttua markkinamuutosten vuoksi matkanvarrella.

5. Viestintäriskit

Varmista, että tiimi raportoi kaikki viiveet ja onnistumiset, jotta pysyt kartalla siitä, missä mennään ja pystyt tarvittaessa tekemään muutoksia sen mukaan projektisuunnitelmaan. Hyvä kommunikaatio myös edesauttaa hommien etenemisessä ja tiimin viihtymisessä. Esimerkiksi Kohossa tiimin jäsenet pystyvät keskustelemaan suoraan projektisuunnitelmalla. Viestintään liittyy myös avoin viestintä asiakkaan suuntaan, jos projekti tehdään asiakkaalle. Projektisuunnitelma kannattaakin käydä läpi asiakkaan kanssa aika-ajoin.

6. Hallitsemattomat / ennakoimattomat projektiriskit

Ota huomioon, että projektissa työskentelevät ihmiset ovat ihmisiä. He saattavat sairastua tms, jolloin projekti voi myöhästyä tai jopa ajautua täysin pois raiteiltaan – tässä reaaliaikainen resursointityökalu on hyödyksi. On myös sekalainen joukko riskejä, joista kannattaa olla tietoinen, kuten vaikka ennustettavat luonnonilmiöt tai lakitekniset asiat. Näihin kannattaa olla jokin plan b olemassa jo valmiiksi.

Joitakin riskejä ei vain aina voi ennustaa ja force majeure saattaa tulla vastaan. Joskus taas jälkiviisaus iskee ja silloin on vain otettava koppi virheestä ja tehtävä parhaansa, ettei se toistu. Kaikki projektin poikkeamat eli toteutuneet riskit kannattaa raportoida selkeästi ja kirjallisesti, jotta niistä voi oppia tulevaa varten.

Lue lisää poikkeamaraportoinnista →

Minimoi projektiriskit parhaasi mukaan

Polku onnistuneeseen projektiin ei ole aina lyhyt eikä suoraviivainen. Alla vielä lista, jonka avulla pystyt viemään projektisi menestyksekkäämmin maaliin ja minimoit riskit.

• Identifioi projektin riskit ja priorisoi ne.
  • Analysoi alkuun koko projekti huolellisesti ja kirjaa ylös kaikki potentiaaliset ongelmat, jotka saattava nousta matkanvarrella. Kannattaa myös jutella tiimin kanssa yhdessä näistä.
  • Varmista myös, että jokainen tiimiläinen tietää oman roolinsa projektissa ja osaa tarvittaessa priorisoida projektin kannalta olennaisimmat riskit.

• Pidä yhteyttä asiakkaaseen ja ylläpidä tiimin kommunikointia.
  • Epäselvyydet ja konfliktit vähenevät huomattavasti, kun asiakas kokee, että hänen hankkeestaan huolehditaan ja se etenee ja hän pysyy informoituna.
  • Varmista myös, että tiimin sisäinen kommunikointi on helppoa, jatkuvaa ja löytyy samasta paikasta mistä näette myös projektin etenemisen.
  • Tässä hyvänä apuna ovat erilaiset projektinhallintajärjestelmän sisällä toimivat chatit ja keskustelut sekä asiakkaan ja yrityksen väliset kollaboraatioportaalit.

• Tee riskien vastaus suunnitelma.
  • Yrittäkää tiiminne kanssa löytää vastaukset seuraaviin kysymyksiin: Mitä voidaan tehdä riskien mininoimiseksi? Kuinka voimme hallinnoida niitä tehokkaasti? Kuinka varmistua ettemme ole unohtaneet mitään tärkeää? Näihin kysymyksiin vastaaminen parantaa koko projektin etenemisprosessia.

• Kirjaa ylös eteentulevat asiat.
  • Tämä auttaa sinua parantamaan seuraavaa projektia ja välttämään samoja haasteita.

• Käytä projektinhallintamenetelmää, joka mahdollistaa muutoksiin reagoimisen
  • Ketterä, eli agile projektinhallinta on modernin projektiorganisaation valinta. Se mahdollistaa organisaatioille nopeamman reagoinnin muutoksiin, parantaa yhteistyötä ja nopeuttaa laadukkaiden tuotteiden toimittamista.

Ottamalla nämä seikat huomioon pystyt välttämään projektin potentiaaliset riskit paremmin ja bisneksesi kukoistaa ja kasvaa.

Koho tarjoaa kattavat ratkaisut projektiorganisaatioiden liiketoiminnan parantamiseen, työajanseurannasta projektinhallintaan ja laskutukseen. Mikäli olet kiinnostunut parantamaan projektinhallintaasi, Koho on valintasi. Kohon projektinhallinta taipuu moneen ja skaalautuu helposti. Tutustu helposti varaamalla maksuton etädemo!

—

💡 Kunnollinen raportointi on aina keskeisessä osassa projektien onnistumisessa ja riskien ennakoimisessa.

Tästä voit ladata maksutta Oppaamme projektin raportointiin →