Parempaa projektiraportointia: 3 projektisi pelastavaa raporttia

Projektiraportointi on tärkeä työkalu projektin menestymisessä, sillä se tarjoaa ikkunan siihen, mitä projektissa tapahtuu, miten se etenee ja miten tiimillä menee. Ilman riittävää projektiraportointia projektitiimi ja osapuolet ovat pimennossa sen suhteen, mitä projektissa tapahtuu, eivätkä voi puuttua ajoissa epäkohtiin eikä oikeita päätöksiä ole voitu tehdä.  Sen vuoksi projekti saattaa helposti epäonnistua.

Projektin raportointi on siis tärkeää koska:

• Se näyttää projektin johdolle, mikä toimii ja antaa mahdollisuuden keskittyä enemmän siihen.
• Paljastaa mikä ei toimi, jotta tiimi voi tutkailla asiaa ja miettiä, mitä tehdä toisin.

Tänä päivänä projektipäällikön työtä helpottaa raportoinnin osalta usein automatiikka eli projektipäällikkö voi saada esim. yrityksen järjestelmistä (projektinhallinta, talous, BI) valmiin projektin tilanneraportin, jossa on valmiiksi KPI-luvut ja projektipäällikölle jää vain projektin tilanteen raportointi. Koko raportointi voi tapahtua myös täysin automaattisesti projektinhallintajärjestelmässä, jolloin työtä säästyy ja vältytään virheiltä. -> Voit siis joko käyttää kaiken aikasi manuaalisesti tai voit käyttää projektinhallinnan työkalua, joka tekee kaiken puolestasi. Useimmissa ohjelmissa on kattavat raportoinnit ja mahdollisuus kuormitusraporttiin.

Lue myös: Kehitä projektityötä huolellisella raportoinnilla

Jos data löytyy Kohosta, saat sen raporttina ulos

Kohon projektinhallinta mahdollistaa erittäin monipuolisen raportoinnin. Kohossa näet liiketoimintasi tärkeimmät tunnusluvut havainnollisessa muodossa esimerkiksi graafisena, listaus- tai matriisiraporttina ja löydät yleisimmät avainluvut kuvaajineen valmiista raporttinäkymistä. Voit myös rajata näkymää helposti juuri sinulle tärkeillä kriteereillä. Voidaankin sanoa, että jos data löytyy Kohosta, sen saa ulos raporttina.

Kolme parasta raporttia, jotka voivat pelastaa projektisi ovat:

1. Erilaiset kannattavuusraportit:

• Työntekijäkannattavuus
• Projektikannattavuus
• Asiakaskannattavuus

2. Kuormitusseuranta ja budjetointi

Seuraa työtehtäville tai projekteille asetettuja aikabudjetteja ja vertaa sitä työntekijälle määritettyyn työaikaan. -> kuinka paljon työntekijän työajasta on kuormitettu.

3. Kassavirran ennustaminen

Kohosta löytyy myös joukko muita projektillesi hyödyllisiä raportteja kuten:

• Laskutusraportit
• Tuntikirjauksiin liittyvät raportit
• Työpäiväraportit
  • Vertailu suunnittelun ja toteutuman välillä
• Provisioraportointi
• Kokonaisuus tai vaiheistettu projektin seuranta
• Timeline-näkymä aktiivisista projekteista
• Aktiivisten projektien tilaseuranta

Kohosta löydät myös muita käyttäjää helpottavia toimintoja, kuten:

• Vastuuprojektilista
• Deadline -lista vastuutetuista projektitöistä
• Kalenterinäkymä suoritettavista töistä
• Työntekijän oma projektikuormitusnäkymä

Lopuksi voit viedä kaikki raportit kätevästi exceliin tai ottaa ulos pdf:nä ja lähettää eteenpäin. Huomaa, jokainen projekti on erilainen, joten yleisö, useus (frequency) ja muoto ovat omanlaisensa kussakin projektissa. Ne vaikuttavat myös siihen, mitkä juuri siinä projektissa ovat top 3 tärkeintä raporttia.

Autamme myös mielellämme henkilökohtaisesti. Voit varata maksuttoman konsultaatioajan tästä ja näet mitkä raportointimahdollisuudet olisivat olennaisia juuri sinun yrityksellesi.

Löydät myös mielenkiintoisia webinaaritallenteita Youtube-kanavaltamme, joiden avulla opit uutta projektiin liittyvistä asioista.