Projektinhallintaohjelmisto: 7 tärkeintä ominaisuutta

Projektinhallintaohjelmisto on erottamaton osa projektien menestyksekästä johtamista. Järjestelmän valinta ei kuitenkaan ole kovinkaan helppoa. Järjestelmiä on paljon ja hyvinkin erilaisten projektien tarpeisiin ja niihin perehtyminen vie paljon aikaa. On kuitenkin muutama asia, mitä olemme huomanneet, että hyvässä projektinhallintaohjelmistossa kannattaa olla.

Auttaaksemme sinua, tässä lista seitsemästä ominaisuudesta, mitä ilman et voi olla, jos aiot johtaa projekteja menestyksekkäästi.

1. Kanban näkymä

Kanban-näkymät ovat työtiloja, jossa näet projektisi visuaalisessa muodossa. Kanban todella helpottaa projektinhallintaa kokonaisuuden hahmottamisen kannalta. Kanban hyödyntää yksinkertaista korttitaulu-systeemiä, jossa jokaisella tiimin jäsenellä on näkyvyys projektiin kokonaisuutena, ei vain yksittäisiin tehtäviin.

2. Tehtävien hallinta

Projektihan on oikeastaan kokoelma tehtäviä, joiden kaikkien täytyy olla suoritettu, jotta saavutetaan maali eli projekti valmistuu. Jotkut tehtävistä ovat toisistaan riippuvaisia tai peräkkäisiä, jotkut voidaan suorittaa samaan aikaan. Jokainen tehtävä pitää osoittaa jollekin henkilölle tai vähintään tiimille. Mitä suurempi projekti, sitä enemmän osoitettuja tehtäviä.

Vaikka tehtävien hallinta ei kuulostakaan kovin glamoröösiltä, se on korvaamaton osa tehokasta projektin hallintaa.

3. To do -listat

Vanha kunnon to do -lista. Niin yksinkertainen kuin se onkin, se yksinkertaisesti auttaa sinua tai tiimiäsi saamaan etenemään systemaattisesti ja saamaan hommat tehtyä. Ja kun to do -lista on järjestelmässä koko tiimin nähtävillä yhdessä paikassa ja jokainen päivittää sitä omalta osaltaan, pysyvät tehtävät ruodussa.

Hyvässä projektinhallintaohjelmistossa pitäisi olla to do -lista, jota jokainen projektin jäsen pääsee hyödyntämään. Kohossa on lisäksi vielä  järjestelmään luotavien tehtävien lisäksi oma työtila, johon voi luoda erilaisia omia listoja ja jakaa niitä toisille.

Lue myös: Oma työtila Kohossa

4. Työajanseuranta ja tuntikirjaukset

Projektien tehtäväthän ottavat aina aikansa, mutta ilman tuntikirjausta projektin lopussa voi olla joskus vaikea tietää kuka käytti ja kuinka paljon aikaa mihinkin tehtävään. Tätä kannattaa seurata, koska se hyödyttää merkittävästi seuraavaa samankaltaista projektia; sen budjetointia ja aika-arviointia. Tarkka työajanseuranta helpottaa tietysti myös laskutusta, raportointia ja kunnollista suunnittelua.

Lue myös: Kuusi syytä erottaa asiakastyöt ja työajanseuranta

5. Kollaboraatio

Olipa tiimisi koko kaksi, kaksikymmentä tai kaksi sataa kollaboraatio on elintärkeää onnistuneessa projektissa. Hyvässä projektinhallintajärjestelmässä on sisään rakennettuna kunnon paikat viestinnällisille asioille; kommenttikentät ja viestintäkanavat, jotta tiimin jäsenet voivat kommunikoida keskenään ja työskennellä yhdessä olivatpa samalla toimistolla tai etänä. Järjestelmässä tulee olla ajantasaisesti päivittyvät kentät, kommunikaatiokanava ja automaattiset notifikaatiot.

Lue myös: Mikä ihmeen kollaboraatio

6. Integraatiot

Projekteissa on paljon liikkuvia osia. Sinun tulee tietää, miten yhden ”palikan” liikuttaminen vaikuttaa johonkin toiseen. Siksi kaiken projektiin liittyvän tiedon tulisi olla yhdessä paikassa. Integraatioiden avulla pystyt myös tuomaan jonkin tiedon toisesta järjestelmästä suoraan ja silti projektin kokonaisuus pysyy ajantasalla.

Lue myös: Integraatiot – mitä hyötyä niistä on

7. Yksityiskohtainen raportointi

Raportit ovat paras keino strategiseen tarkasteluun ja projektin yleisen statukseen. Erityisesti, aina viikon tai kuukauden lopuksi. Lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota, että projektinhallintaohjelmisto koostaa kaiken tiedon aikatauluista, kustannuksista, tiimin toiminnasta ja käytetyistä resursseista yhteen. Se on projektillesi kullan arvoinen.

Hyvä projektinhallintatyökalu tuottaa myös raportteja, jotka antavat tiimillesi selkeää tietoa mm. projektin etenemisestä, puutteista, budjettistatuksesta. Standardiraporttien lisäksi on tärkeää pystyä kustomoimaan juuri sinun projektillesi tärkeimmät raportit helposti saataville.

Lue myös: Koho – ketterästi kustomoitava järjestelmä

Johtopäätös

Hyvä projektinhallintaohjelmisto vaatii siis monenlaista. Koholla teet kaiken yllämainitun ja vähän enemmän; Visualisoit kanbanin avulla, hoidat tehtävien hallinnan, luot listoja, omia työtiloja, hoidat työajanseurantaa ja tuntikirjauksia, kollaboroit ja tuotat raportteja yhdessä ja samassa projektinhallintajärjestelmässä. Kohoa pystytään kustomoimaan juuri sinun yrityksesi tarpeisiin. Olitpa projektinhallinnan kovan luokan ammattilainen tai vasta aloittelemassa ensimmäistä projektiasi, Koho on tukenasi ja auttaa projektisi menestymään.

Jos haluat nähdä käytännössä, kuinka Koho toimisi teidän projektinhallintaohjelmistona, varaa ilmainen demo!