Projektin vaiheistus – mitä se on?

Onko sinullekin käynyt joskus niin, että huomaat projektin lopussa, että raportointi on yhtä könttää etkä saa siitä irti tarvitsemiasi asioita? Tai että olet luonut projektille yhden deadlinen, vaikka olisi kannattanut laittaa jokaiselle vaiheelle omansa, jotta huomaat viiveet paremmin. Kenties jälkiviisaana olisit voinut käyttää henkilöresursseja paremmin.

Projektin vaihe on jokin aikaväli projektissa, ja siihen liittyvät tietyt tehtävät. Jokaisella vaiheella on tietty tavoite, jonka toteutumista voi seurata. Näihin tavoitteisiin pääsy tarkoittaa sitä, että projekti etenee. Projektisuunnitelma on siis oikeastaan systemaattinen hierarkia yksittäisten osien ja vaiheiden välillä ja näyttää niiden keskinäiset riippuvuudet.

Projektin vaiheistus ja sen hyödyt

Vaiheistuksella tarkoitetaan sitä, että projekti jaksotetaan ajallisesti peräkkäisiin vaiheisiin. Jokainen vaihe voidaan vielä jakaa osiin ja ala-vaiheisiin projektin koosta riippuen. Kunkin vaiheen lopussa syntyy selvä mitattava tulos. Vaiheet voivat olla osittain päällekkäisiä.

Vaiheistuksen hyötyjä:

• Vaiheistus selkeyttää projektia ja sen hallinta helpottuu
• Vaiheistus helpottaa päätöksentekoa
• Vaiheen lopussa syntyy mitattava tulos
• Selkeytät vaiheiden vastuunjaon
• Hallitset budjettia ja riskejä paremmin
• Ei tarvitse sitoutua hataralla pohjalla oleviin päätöksiin vaan vaiheen lopussa voidaan arvioida jatkosuunnitelma uudestaan
• Projektiryhmän tai projektin omistajan kokoonpano voi vaihtua vaiheiden välissä

Projektin osituksesta, vaiheistuksesta ja aikatauluista muodostuu hierarkkinen järjestelmä, johon on merkitty tehtävien riippuvuudet. Projektiosituksella siis tarkoitetaan projektin jakamista itsenäisesti suunniteltaviin ja toteutettaviin tehtäväkokonaisuuksiin.

Osaprojektit voidaan jakaa edelleen osiin, joita käytetään suunnittelun, seurannan ja raportoinnin ylätasoina. Työpaketilla on yksi vastuuhenkilö tai yksi vastuutyöryhmä; toisin sanoen se on joukko tehtäviä tai yksi tärkeä tehtävä, johon on liitetty henkilöresursseja.

Lue myös: Projektin resursointi paranee kuormitusraportin avulla

Vaiheistus Kohossa

Kohossa luot projektisuunnitelman minuuteissa esimerkiksi suoraan sopimuksen pohjalta. Projekti on helppo vaiheistaa samalla kun sitä luodaan, tai uusia vaiheita voidaan näppärästi lisätä myöhemminkin. Voit jopa käyttää aikaisempaa projektia pohjana. Projektille luodaan tarvittava määrä vaiheita alavaiheineen tai osaprojekteja, budjetoidaan henkilöresursseja ja euroja, ja aikataulutetaan – ja projektisuunnitelma on valmis.

Lue myös: Tarkempaa projektinhallintaa: Projektisuunnitelman luominen Kohossa

Vaiheille on mahdollista määritellä deadlineja ja ajanjaksoja – pystyt jopa määrittämään laskutussääntöjä vaiheiden suorittamisen mukaan. Kohoon voi myös luoda projektiryhmän tai hankkeen, jonka alla on eri projekteja. Tämä voi olla tarpeen joskus vaikka selkeämmän raportoinnin takia. Työntekijänäkymässä projektin vaiheille on selkeät omat kohtansa, joille on helppoa kellottaa tunteja.

Hahmotat projektikokonaisuuden helposti joko puunäkymässä tai visuaalisesti GANTT- tai KANBAN-näkymässä sekä tietysti erilaisten raporttien kautta.

Jos kiinnostuit, lue lisää projektinhallinnasta Kohossa tai ota meihin yhteyttä.
Konsultoimme mielellämme projektinhallinnan järjestelmäasioissa ja näytämme, kuinka Koho pelaa.