Projektin resursointi paranee kuormitusraportin avulla

Mistä tiedät, mitä kukakin työntekijä tekee ja milloin? Kenellä työntekijällä on mahdollisesti liikaa kuormitusta ja kenelle mahtuu vielä lisää? Mihin projektiin tarvitaan lisää tekijöitä? Ilman selkeää näkyvyyttä resursseihin, asiantuntijatyötä tekevät yritykset kohtaavat helposti tehottomuutta, kuormitusongelmia ja lopulta kannattavuuden heikkenemistä. Projektin resursointi dataan pohjautuen on kaiken projektityön pohjalla ja tehostaa toimintaa huomattavasti.

Projektin resursointi lähtee kuormituksen tasapainottamisesta

Projektin hallittu resursointi varmistaa, että työntekijät voivat keskittyä työnsä suorittamiseen parhaalla mahdollisella tavalla, ilman ylikuormitusta tai tehottomia tyhjäkäyntejä.

Hyvä resursointi auttaa:

1. ennakoimaan työkuormaa ja resursointitarpeita, jolloin voidaan ehkäistä ylikuormitusta ja parantaa työhyvinvointia.
2. jakamaan työtehtäviä tasapuolisesti ja kohdistamaan asiantuntijoiden osaaminen oikeisiin tehtäviin.
3. parantamaan projektin kannattavuutta, kun resursseja ei hukata tehottomasti.

Vaikka monet yritykset aloittavat projektien resursoinnin Excel-taulukoilla, ne muodostuvat nopeasti tehottomiksi ja virhealttiiksi. Järjestelmällinen resursointi edellyttää työkaluja, jotka tarjoavat reaaliaikaista dataa ja automaatiota.

Lue myös: 5 syytä, miksi Excel projektinhallinta ei ole paras vaihtoehtosi →

Koska resursoinnin tavoitteena on saada aikaan kannattavia projekteja sekä pitää yllä henkilöstön hyvinvointia, on oleellista pystyä vertaamaan suunnitelmia ja toteumia toisiinsa. Kun käytät resursointiprosessin tukena reaaliaikaista työkalua, tiedot on helppo päivittää ja pitää ajan tasalla. Toimiva resursointityökalu auttaa myös henkilöitä pysymään sitoutuneena tehtäväänsä ja mahdollistaa tarkemmat tarjouslaskelmat uusille asiakkaille.

Suunnitelmallinen resursointi vaikuttaa suoraan projektin aikatauluun ja asiakastyytyväisyyteen

Suunnitelmallinen ja realistinen resursointi vaikuttaa merkittävästi projektin aikatauluun ja asiakastyytyväisyyteen seuraavilla useilla tavoilla.

Parempaa aikataulun hallintaa ja ennakoitavuutta:

• Vähemmän viivästyksiä: Kun hallitset resursseja suunnitelmallisesti ja kuormitus jakautuu tasaisesti, projektit pysyvät aikataulussa ilman viime hetken paniikkiratkaisuja.
• Ennakoiva suunnittelu: Kuormitusraporttien avulla voit havaita ajoissa, jos tiettyihin työvaiheisiin tarvitaan lisää tekijöitä.
• Vähemmän kriisitilanteita: Jos resursointi on hallinnassa, tunnistat projektien pullonkaulat ja resurssivajeet ajoissa ja vältät niiden aiheuttamat viivästykset.
• Kohonnut työtehokkuus: Oikein mitoitetut työmäärät pitävät työntekijät motivoituneina ja minimoiden sekä alikuormitusta että ylikuormitusta.

Pidä asiakkaasi tyytyväisinä:

• Luotettavammat toimitusajat: Asiakkaasi arvostavat sitä, että luvatut aikataulut pitävät ja projektit valmistuvat ajallaan.
• Ennakoitavat resurssit takaavat korkeamman laadun: Kun tiimit eivät työskentele jatkuvassa kiireessä, laatu pysyy korkeana ja asiakkaasi saa paremman lopputuloksen.
• Selkeä viestintä asiakkaalle: Voit viestiä resursoinnin pohjalta asiakkaalle realistiset odotukset projektin etenemisestä, mikä vähentää epäselvyyksiä ja pettymysten riskiä.
• Joustavuus ja reagointikyky: Kun resursointi on hallinnassa, yrityksesi voi reagoida nopeasti muutoksiin, kuten asiakkaan toiveisiin tai yllättäviin muutoksiin projektissa.

Hyvin hallittu resursointi tuo siis sekä sisäistä tehokkuutta että ulkoista kilpailuetua, sillä se parantaa projektien toimitusvarmuutta ja asiakaskokemusta.

Kuormitusraportti luo pohjan resursointiin

Kuormitusraportti on yksi tärkeimmistä projektin resursoinnin työkaluista. Se auttaa ymmärtämään, miten resurssit jakautuvat projektien kesken ja milloin työntekijöiden kuormitus ylittää optimaalisen tason.

Hyvän kuormitusraportin avulla voit:

• seurata ennustetta ja toteutumaa – kuinka paljon työpanosta on suunniteltu ja kuinka paljon sitä on oikeasti käytetty.
• nähdä kuormituksen tasot yksilö-, tiimi- ja organisaatiotasolla, jopa visuaalisten värikoodien avulla.
• saada tietoa rekrytoinnin tarpeesta, jos tietyillä osa-alueilla resurssit ovat jatkuvasti ylikuormitettuja.
• ennakoida loma-aikojen ja poissaolojen vaikutukset, jotta voit varautua ajoissa.

Varsinkin, kun yrityksellä on useita samanaikaisia projekteja käynnissä, projektipäällikön on varmistettava, että työkuorma jakautuu oikeudenmukaisesti ja tehokkaasti. Kuormitusraportti näyttää suoraan, kenellä työntekijällä on liikaa kuormitusta ja kenellä vielä kapasiteettia. Projektipäällikkö pystyy myös aikatauluttamaan projekteja tarkemmin ja ennaltaehkäisee tilanteita, joissa työmäärät kasaantuvat tietylle ajanjaksolle tai tietyille työntekijöille. Näin projektit pysyvät hallinnassa ja niiden aikataulut realistisina, mikä vähentää viivästyksiä ja parantaa työn laatua.

Lue myös: Kuormituskalenteri näyttää kuormitustasot visuaalisesti →

Kuormitusraportti auttaa tunnistamaan myös toistuvat resurssivajeet. Monet yritykset kohtaavat tilanteita, joissa asiantuntijatyön kysyntä kasvaa, mutta resursoinnin puutteiden takia lisärekrytoinnit tehdään liian myöhään. Esimerkiksi konsultointiyrityksen seniorikonsultit voivat olla jatkuvasti yli 90 % kuormitettuja työajasta, mutta se huomataan vasta, kun asiakasprojektit alkavat kärsiä viivästyksistä ja jopa virheistä. Tarkkojen tuntikirjausten ja selkeän kuormitusraportin avulla yritys pystyy tunnistamaan tarpeen uusille asiantuntijoille ajoissa, mikä mahdollista rekrytointiprosessin käynnistämisen ennen kuin kuormitus vaikuttaa palvelun laatuun.

Katso videolta lyhyt katsaus, miten projektin resursointi käy Kohossa.

Klippi on marraskuussa 2023 pitämästämme Kohon livedemosta projektiorganisaatioiden edustajille.

Käyttämällä hyväksesi kuormitusraporttia resursoit jokaisen projektin alusta asti oikein. Kohossa löydät sen Projektit- tai Raportit-välilehdeltä, vasemmasta valikosta kohdasta Kuormitus. Sieltä löytyvä kuormituskalenteri näyttää sinulle sekä toteuman että ennusteen, värikoodeineen kaikkineen.

Kun käytössä on järjestelmällinen kuormitusraportointi, yrityksesi voi vähentää inhimillisiä virheitä ja tehdä parempia päätöksiä resursoinnin suhteen.

Projektin resursoinnin parhaat käytännöt

Jotta kuormitusraportti todella tukee tehokasta projektinhallintaa, sen käyttöön kannattaa kiinnittää huomiota päivittäisessä työssä. Esimerkiksi tiimit voivat hyödyntää sitä viikoittaisissa suunnittelupalavereissa: projektipäällikkö voi käydä läpi, mitkä projektit etenevät suunnitellusti ja missä kuormitus on kasautumassa. Lisäksi raportin avulla voidaan tunnistaa, onko tietyn projektin aikataulu epärealistinen tai vaatiiko se lisäresursseja ennen kuin työmäärät ruuhkautuvat.

Projektien resursoinnissa kannattaa huomioida erityisesti seuraavat asiat:

1. Hyödynnä resursointityökaluja – Excel ei riitä pidemmällä tähtäimellä, vaan tarvitaan järjestelmä, joka mahdollistaa reaaliaikaisen seurannan ja automaatiot.
2. Vertaa suunnitelmia ja toteutumia – voit mitata resursoinnin tehokkuutta vain, jos ennustettua kuormitusta ja todellista työpanosta seurataan rinnakkain.
3. Tee resursoinnista jatkuva prosessi – päivitä resursointia projektien edetessä, jotta muutokset huomioidaan ajoissa.
4. Tarkenna roolit ja vastuut – kun jokaisen tehtävät ja vastuualueet ovat selvillä, työkuorma jakaantuu tasaisemmin.
5. Aloita projektin resursointi mahdollisimman ajoissa – älä tee tyhjiä lupauksia, jotka polttavat loppuun sekä työntekijät, itse projektin, että asiakassuhteen.
6. Kehitä resursointia dataan perustuen – historiatiedon avulla voit oppia, mitkä projektit vaativat enemmän resursseja kuin alun perin suunniteltiin.

Resursointi voidaan Kohossa linkittää jopa tarjousten tekemiseen. Jos määrität tarjoukselle Kohossa jonkin tuotteen tai palvelun, voit samalla määrittää niille myös vaadittavat resurssit. Tarjousvaiheessa voit tarjouksen yhteydessä perustaa myös projektin, jolloin tarkan resursoinnin mahdollisuudet kasvavat. Voit resursoida tulevalle projektille jo esimerkiksi henkilötunteja.

Lue myös: Näin helposti luot tarjoukset Kohossa →

Koho mahdollistaa laajan resursoinnin hallitsemisen

Kohon kattaviin projektinhallinnan ratkaisuihin kuuluvan resursointityökalun avulla suunnittelet henkilöresursseja pitkäjänteisesti. Kohon avulla:

• kiinnität resursseja projektitasolle
• kiinnität resursseja projektin eri vaiheille
• tarkastelet kuormitusta keskitetysti yhdestä näkymästä
• vertailet resurssien suunnittelun ennustetta ja toteumaa
• tarkastelet kuormitusta työntekijöittäin, tiimeittäin ja osaamisalueittain
• näet mistä osatekijöistä kokonaisresurssi muodostuu
• voit aloittaa resursoinnin jo tarjousvaiheessa
• seuraat kuormitusta reaaliaikaisesti

Kohossa voit tarkastella ja suunnitella henkilöresursseja useita kuukausia tai jopa vuosia eteenpäin.

Yhteenveto

Kuormitusraportti on tehokas työkalu, joka auttaa yrityksiä optimoimaan resurssien hallintaa ja parantamaan projektien kannattavuutta. Sen avulla voit vähentää ylikuormitusta, tasoittaa työkuormaa ja tehdä ennakoivampia päätöksiä. Kun projektin resursointi perustuu reaaliaikaiseen dataan, yrityksesi pystyy toimimaan tehokkaammin ja parantamaan sekä työntekijöiden hyvinvointia että asiakastyytyväisyyttä.

Tutustu tästä lisää Kohon resursointityökaluun:

Tai näe se itse henkilökohtaisessa demossa.