Projektin kannattavuus – vaikuttavat tekijät ja yllättäjä!

Projektin menestys riippuu monista tekijöistä, mutta yksi keskeisimmistä on sen kannattavuus. Kannattavuus kattaa sekä taloudelliset että laadulliset näkökulmat, ja on tärkeää ymmärtää, mitkä tekijät vaikuttavat projektin taloudelliseen menestykseen. Kannattavuus projektien ytimessä -webinaarissamme 17.5. Kalle Raitio kävi läpi kattavasti projektin kannattavuuteen vaikuttavat tekijät sekä erityisesti yhden ”salaisuuden”, jota yleensä ei lasketa lainkaan mukaan eikä sitä ajatella lainkaan.

Projektin kannattavuuteen vaikuttavat päätekijät

• Tehtävien hallinta

Projektin kannattavuuden ensimmäinen edellytys on selkeästi määritelty tavoite ja hyvin laadittu suunnitelma. Tehtävien hallinta tarkoittaa sitä, että projekti määritetään tarkasti. Katsotaan oikeat henkilöt oikeisiin vaiheisiin kiinni, missä vaiheessa tarvitaan johtoa sekä määritellään tilaajan vastuut. Selkeästi määritellyt tavoitteet auttavat pitämään projektin fokuksen ja estävät ajan ja resurssien hukkakäytön.

• Laajuuden hallinta

Projektissa on tärkeää määrittää heti alussa tarkasti, mitä kuuluu mukaan projektiin ja jos muutoksia tulee, ne kirjataan. Muuten voi käydä niin, että tilaaja voi väittää, että jokin kuuluu vaikka projektipäällikkö olisi sitä mieltä että ei kuulu. Lopulta asiakas täytyy pitää tyytyväisenä ja projektin kannattavuus kärsii.

• Laadun hallinta

Laadun hallinta tarkoittaa määrittelyä siitä, mitä laatua tilaus sisältää. Esim. onko väliseinä standardiseinä vai erikoiseristetty seinä. Puhutaan muutoksesta, mitä se vaatii projektissa: eri henkilöitä, materiaaleja jne. Laatu on olennainen osa projektin kannattavuutta. Laadukas lopputulos vähentää jälkikäteisiä korjauksia ja takaa asiakastyytyväisyyden. Laadunvarmistukseen on sisällyttävä suunniteltujen tarkastusten ja testauksen lisäksi myös jatkuvaa seurantaa ja arviointia.

• Kustannusten hallinta

Suunnitelma pitää sisällään kustannusarvion. Kustannusarvio on erittely kustannuksista, mitä siinä vaiheessa tiedetään; materiaalit, hankinnat, alihankinnat, työkustannukset jne. Sitä tulee ohjata koko projektin ajan, ensimmäisestä tarjouksesta lähtien.

• Aikataulun hallinta

Aikataulun pitäminen hyppysissä vaikuttaa suoraan kannattavuuteen. Mikäli aikataulu venyy, tarvitaan heti esim. henkilöresursseja.

• Muutostenhallinta

Muutostenhallinta tulee olla viety vähintäänkin projektin sisäiseen ajatteluun, projektipäällikön tulee olla koko ajan muutosten päällä. Kun kaikki on kirjallisena sovittu, voidaan muutoksia seurata ja niitä voidaan ennakoida. Tehokas riskienhallinta auttaa minimoimaan negatiiviset vaikutukset projektin aikatauluun ja kustannuksiin.

Yksi asia jää usein huomiotta projektin kannattavuuden hallinnassa

Ja sitten se yllättäjä, jota yleensä kukaan ei luokittele projektin kannalta tärkeäksi: laskutus eli se, miten projekteja laskutetaan. Jotkut yritykset käyttävät hyvin paljon aikaa manuaaliseen laskutukseen, toiset laskuttavat järjestelmän avulla nopeammin, mutta hyvin harvoin laskutuskustannusta jyvitetään projektille saakka. Aalto-yliopiston tutkimus kertoo, että laskutukseen kuluva aika/kk yhden tunnin laskennallinen keskikustannus on 41, 75 euroa eli se saattaa kertautua hyvinkin merkittäviksi kustannukseksi. Tämä siis jää usein pois projektikannattavuudesta kokonaan.

Projektin alussa kannattaa tilaajalta jo kysyä, mitä vaatimuksia asiakkaalla on projektin laskutuksen suhteen. Näin saadaan minimoitua piilokustannuksia.

▶️ Jos kiinnostus heräsi, katso koko webinaari.

Tarkka seuranta ja jatkuva arviointi ovat avainasemassa projektin kulun hallinnassa ja tarjoavat mahdollisuuden tehdä tarvittavat muutokset ajoissa. Projektin kannattavuuden saavuttaminen vaatii siis systemaattista työskentelyä ja jatkuvaa tarkkaavaisuutta projektin eri vaiheissa.

Tämä blogikirjoitus liittyy Kannattavuus projektien ytimessä  -webinaariimme, joka pidettiin 17.5.2023.

Sinua saattaisi kiinnostaa myös: Parempaa projektiraportointia: 3 projektisi pelastavaa raporttia

Koho on monipuolinen projektinhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmä, jossa asioita voi tehdä monella tavalla ja kokeilla itselleen parhaiten sopivan toimintatavan. Järjestelmän muokattavuus, automaatiot ja räätälöitävyys ovat Kohon parhaita ominaisuuksia. Kohoa voi käyttää yli 270 eri tavalla. Tämä yhdistettynä jatkuvaan nopeaan kehitykseen ja yli 70 rajapintaan tekee Kohosta yhden segmenttinsä parhaista järjestelmistä.