Projektikoonti 2: Projektinhallinnan perusteet

Tässä projektinhallinnan koontiblogien kakkososassa käymme läpi projektinhallinnan perusteet; mitä tulee tietää, kun starttaa projektia ja mitä ottaa huomioon projektin alkuvaiheessa ja sen edetessä.

Lue myös koontiblogien ykkösosa projektinhallintaohjemiston valinnasta ja siinä huomioitavista seikoista. Tulevassa kolmannessa osassa sukellamme projektinhallintaan syvemmälle.

Projektisuunnitelma kannattaa tehdä huolella

Lähdetään ensimmäisenä liikkeelle projektisuunnitelmasta. Mitä onnistuneessa projektisuunnitelmassa pitäisi olla? Hyvä projektisuunnitelma ilmaisee selvästi ainakin, mitä, miten ja milloin tehdään sekä kuka tekee. Lue alta, mitä muuta onnistuneessa projektisuunnitelmassa tulee olla.

Mitä onnistunut projektisuunnitelma sisältää?

Mitä useampia projekteja yritys hoitaa ja mitä enemmän henkilöitä niiden parissa työskentelee, sitä tärkeämmässä roolissa ovat projektinhallinnan työkalut kuten projektisuunnitelmat. Heikosti toteutettu projektisuunnitelma hidastaa töitä turhaan. Lue alta, kuinka teet tarkempaa projektinhallintaa.

Tarkempaa projektinhallintaa: projektisuunnitelman luominen

Projektin aikataulutus ja vaiheistus

Yksi projektin tärkeimpiä asioita on kunnollinen aikataulutus. Se ei välttämättä ole helppoa, koska työmäärien arviointi kussakin vaiheessa on haastavaa, mutta mitä paremmin siinä onnistuu, sitä paremmin projekti menee aikataulussa maaliin. Alla vinkkejä projektin aikataulutukseen.

Projektin aikataulutus: miten ja miksi aikatauluttaa projektit

Aikataulutukseen liittyy myös projektin vaiheistus. Vaiheistuksella tarkoitetaan sitä, että projekti jaksotetaan ajallisesti peräkkäisiin vaiheisiin. Jokainen vaihe voidaan vielä jakaa osiin ja ala-vaiheisiin projektin koosta riippuen. Kunkin vaiheen lopussa syntyy selvä mitattava tulos. Lisää vaiheistuksesta löydät alla olevasta blogista.

Projektin vaiheistus – mitä se on

Projektin timeline kertoo, mitä tehtäviä projektissa on tehty, tai mitä tehdä seuraavaksi, ja paljonko niiden suorittamiseen on aikaa. Se siis auttaa projektitiimiä ymmärtämään projektin aikataulua ja kokonaiskuvaa helposti. Lue alta lisää, miten muuten projektin timeline on hyödyllinen.

Projektin timeline -näkymä

Hyvin tehty budjetointi ja projektiriskien ennakointi auttaa maaliin

Projektin budjetointi ja kustannusten hallinta on tasapainottelua projektin laajuuden, aikataulun ja laadun kanssa. Se on vaativaa, mutta ei mahdotonta. Hyvin tehty budjetointi tarjoaa oivat mittarit projektin seurantaan, ohjaamiseen ja tulevaisuuden ennustamiseen, kun sitä osataan hyödyntää oikein. Alta voit tsekata vinkkejä projektibudjetoinnin parhaisiin käytäntöihin.

Projektin budjetointi

Lähes kaikki asiantuntijatöitä tekevät törmäävät jonkinlaisiin projekteihin, vähintäänkin sisäisiin kehitysprojekteihin, jos ei muuta. Projektien mukana tulee kuitenkin aina riskejä. Osaa niistä ei voi välttää, mutta monet voi ihan sillä, että olet tietoinen niistä jo etukäteen. Yleisimmät riskit ovat näin helppo huomata ja välttää. Tässä kerromme 7 yleisintä projektiriskiä ja neuvoja niiden taklaamiseen.

Projektiriskit ja kuinka minimoida ne

Laskuta projekti mutkattomasti

Projektisi vaatii useimmiten myös laskuttamista. Projektin laskuttaminen tuntuu usein vähän hankalalta ja monimutkaiselta ja siksi voi käydä niin, että laskut eivät meinaa lähteä matkaan tai osa töistä jää laskuttamatta. Kunnollise projektinhallintajärjestelmän avulla se hoituu kuitenkin varsin mutkattomasti. Vie projektisi laskuttaminen uudelle tasolle lukemalla alla oleva kirjoitus.

Vie projektin laskuttaminen uudelle tasolle

Bonus: projekteja tilitoimistoissa

Oletko ajatellut, että myös tilitoimistossa voidaan käyttää projektinhallintaa töiden suunnitteluun ja tehostamiseen? Pidimme asiakkaillemme jokin aika sitten webinaarin tilitoimiston projektinhallinnasta, tutustu siihen alta.

Projektiseuranta tilitoimistoille

Jatka tästä kolmanteen projektikoontiin:
Projektikoonti 3: Projektinhallinnan kehittäminen

Haluaisitko tietää, miten sinun yrityksesi voisi ottaa kaiken tämän paremmin haltuun? Varaa alta konsultaatioaika – maksutta tottakai – niin jutellaan ihmeessä!