Onko työajanseuranta pakollista yrityksille?

Työajanseuranta todellakin on pakollista jokaiselle yritykselle. Mutta sen lisäksi se myös kannattaa; se on sekä työantajan että työntekijän etu. Joskus asiantuntijatyössä työajanseuranta saatetaan nähdä vain pakollisena velvoitteena ja työajan mittaaminen voi olla hankalaakin, kun työpaikan ja työajan käsitteet voivat olla hyvinkin liukuvia. Pakollinen työajanseuranta on kuitenkin paikallaan asiantuntijatyössäkin, vaikka palkkaa ei maksetakaan tuntien perusteella tai tehdyistä työtunneista laskuteta asiakasta.

Laki velvoittaa pitämään kirjaa useimpien työntekijöiden ajasta

Suomessa kaikkien työntekijöiden työtunneista tulee pitää reaaliaikaista tuntikirjanpitoa työaikalain mukaisesti. Yleinen harhaluulo on, että työaikalaki koskettaa vain tiettyjä työntekijäryhmiä tai organisaatioita. Tuntikirjanpitovelvoite koskee niin tunti- kuin kuukausipalkkaisiakin työntekijöitä. Velvoitteeseen on kuitenkin muutamia poikkeuksia, kuten johtavassa asemassa olevat. Työaikakirjanpito on työnantajan velvollisuus ja hänen on merkittävä ylös säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit. Työaikakirjanpidosta tulee löytyä myös työstä suoritetut rahalliset korvaukset tai annetut vapaat.

Lue myös: AVIn tarkastus tulossa – laita työajanseuranta kuntoon

Vaikka laki edellyttää ym. dokumentaatiota, ei tätä välttämättä tarvitse ajatella pelkkänä pakollisena pahana. Työajanseuranta takaa myös paljon hyötyjä organisaatiollesi. Esimerkiksi palkkariidoissa selkeä kirjanpito on työaikatietojen ansioista hyvä apu. Nykyaikainen työnajanseuranta myös helpottaa palkanmaksua ja tehtyjen työtuntien laskuttamista asiakkailta. Digitaalissa työajanseurantajärjestelmissä työnantajan on helppo seurata työntekijän työtunteja ja maksaa palkat. Tehdyt työtunnit saadaan myös kohdistettua asiakkaille tai projekteille.

Työajanseuranta osana kannattavuutta ja kasvua

Hyvät työajanhallintaan liittyvät käytännöt ja ratkaisut tukevat liiketoimintaa muutoinkin kuin vain lain vaatimissa puitteissa. Hyvällä työajanseurannalla panostukset voidaan kohdentaa sinne, missä niitä kaivataan eniten ja lisäarvoa tuottamattomia työvaiheita ja prosesseja voidaan tehostaa. Toimiva työajanhallinta on avainasemassa organisaation tuottavuuden arvioinnissa ja kehittämisessä.  Työnantaja hyötyy siis työaikakirjanpidosta mm. yrityksen paremmalla johtamisella ja työhyvinvoinnin paranemisena. Poikkeamia ja poissaoloja on helppo seurata, resursoida työaikaa ja seurata kannattavuutta. Näin toteutuu reilu ja oikeudenmukainen työn kuormitus.

Hyvä työajanseurantajärjestelmä palvelee yrityksen tarvetta

Nykyaikaisista työajanseurannan palveluista saat kattavat ja reaaliaikaiset raportit viranomaisia varten. Työaikalain muuttuessa myös hyvä työajanseurantaohjelma muuttuu mukana ja taipuu erilaisiin laskentoihin. Kun pohdit järjestelmää, tärkeää on, että se on integroitavissa käytössäsi olevaan taloudenhallintaan ja että se palvelee yrityksen tarvetta. Mieti siis, millaisia raportteja juuri sinun yritykselläsi on tarve seurata, mitä muuta tietoa järjestelmältä toivotaan kuin se, että henkilö x on ollu töissä 8-16. Tarkista myös, että tuntilaskutettavat työt saa helposti lisättyä laskulle ja että toistuvat työt näkyvät järjestelmässä.

Koho toiminnanohjaus- ja projektinhallintajärjestelmällä hoituu pakollinen työajanseuranta, ja se myös taipuu monenlaiseen työajanseurannan tarpeeseen, integroituu laajasti eri taloudenhallintajärjestelmien kanssa ja on räätälöitävissä.

tai varaa etäesittely!