Näin seuraat päivittäisiä töitä työmääräysten avulla

Toistuvat työt työmääräyksillä

Kohossa päivittäisten tai toistuvien töiden hallinta tapahtuu järjestelmästä löytyvien työmääräysten avulla. Työmääräyksillä voidaan hallinnoida ja ohjata käytössä olevia työresursseja tehokkaasti, seurata asiakastöiden edistymistä, valmistumista ja työntekijöiden kuormitusta sekä varmistaa, että kaikki yrityksen työt saadaan varmuudella tehdyksi ja laskutetuksi. Työmääräykset mahdollistavat erilaisia toiminnallisuuksia, kuten töiden delegoinnin ja tuuraukset.

Kohoon muodostetaan joko kaikille näkyviä tiketti- tai työlistoja, josta työntekijät kuittaavat tekemättömiä töitä itselleen tai käyttäjäkohtaisia työlistoja. Näille työlistoille voidaan tuottaa töitä kertatoistuvista kokonaisuuksista tai määrittää toistuvia töitä monien erilaisten toistuvuus sääntöjen mukaisesti, esimerkkinä vaikkapa palkat kerran kuukaudessa.

Kohon työmääräysten ja niistä syntyvien työ- ja tehtävälistojen suurin etu on, että ne ovat suoraan myös laskutettavia tuntikirjausmerkintöjä, jotka sisältävät työn etenemis- ja/tai valmistumisseurannan. Käyttäjä kirjaa tuntinsa suoraan työmääräykseen, merkitsee samaan paikkaan työn edistymisen ja sama kirjaus voidaan siirtää suoraan laskulle, kun työ on valmis osa- tai kokonaislaskutettavaksi. Kun työ sekä sen edistyminen kirjataan ainoastaan yhteen paikkaan, käyttäjän työprosessi tehostuu ja aikaa laskutettavalle työlle säästyy enemmän. Lue lisää työajanseurannasta.

Käyttäjälle muodostuva työlista selkeyttää käyttäjän henkilökohtaista työprosessia. Listan ylimmäksi nousee aina kiireellisin työ, joka edesauttaa käyttäjää, sillä hänen ei tarvise itse huolehtia työn tekemisen järjestyksestä. Töitä voidaan ottaa tehtäväksi myös muualta listalta, jos tarve vaatii. Jos eteen tulee yhtäkkinen työtehtävä, kuten vaikka puhelu, voi Kohossa pikatoiminnolla kellottaa ne ja lisätä tarvittavat merkinnät myöhemmin.

Lue myös: Näin hallitset kuormitusta ja resursoit tehokkaasti Koholla

Asiakkaiden ja käyttäjien työlistoja on helppo ylläpitää kätevien kiinnitysmatriisien avulla. Jos vaikka vastuuhenkilö tai asiakkaan toiminnot muuttuvat kiinnitys voidaan vaihtaa helposti ja Koho automaattisesti päivittää kyseisen asiakkaan työlistan vastaamaan uusia asetuksia.

Työmääräyksistä saatavaan raportointiin ja toimenpidekalenteriin saadaan näkyviin työn suoritustilanne (suoritetut ja suorittamattomat työt), työmääräyksiin kohdistettujen tuntien määrä ja tieto siitä ovatko ko. tunnit laskutettu. Lisäksi raportointi näyttää asiakaskohtaiset työaikabudjetoinnit sekä toteutuneen työajan, josta päästään seuraamaan aiheuttaako asiakas enemmän kuormitusta, mitä on suunniteltu.

Koho toiminnanohjausjärjestelmä

Koho on monipuolinen toiminnanohjausjärjestelmä, jossa asioita voi tehdä monella tavalla ja kokeilla itselleen parhaiten sopivan toimintatavan. Asiakkaamme kyselevät välillä ns. best practices -tapoja, parempia tai tehokkaampia tapoja tehdä asioita. Webinaareissamme pureudumme näihin asioihin. Asiakkaamme saavat asiantuntijaltamme havainnollisesti tiiviissä puolen tunnin tietoiskussa näytettynä, miten joku asia kannattaa tehdä. Tämä blogikirjoitus liittyy päivittäisten töiden seuranta -webinaariimme, joka pidettiin 9.6.2020

Lue lisää Kohon projektinhallinnasta.

Kiinnostuitko aiheesta ja haluat keskustella henkilökohtaisesti? Varaa maksuton konsultaatioaika.

Sinua saattaisi kiinnostaa myös: Seuraatko asiakkaalle tekemiäsi töitä tehokkaasti?