Näin onnistuu järjestelmän sujuva käyttöönotto

Oletko löytänyt mielestäsi tarpeisiinne sopivan järjestelmän, mutta epäröit? On hyvin yleistä, että asiakkailta kuulee, että uutta järjestelmää ei selkeästä tarpeesta huolimatta haluta hankkia, koska käyttöönottoa pelätään. Mietitään, mistä löytää aikaa uusien järjestelmien käyttöönottoon ja opetteluun, kun työpäivät ovat tupaten täynnä jo muutenkin. Järjestelmän pelätään siis lisäävän kiirettä entisestään. Me Koholla sanomme, että huoli pois! Järjestelmän käyttöönotto voi olla yllättävän suoraviivainen prosessi.

Nykyaikaisissa järjestelmissä ajatuksena on, että yhden ohjelmiston ei tarvitsekaan hoitaa kaikkea eikä ratkaista kaikkia ongelmakohtia. Sen sijaan markkinoilla on nykyään paljon tarjontaa hyvistä pienemmistä järjestelmistä, jotka ovat keskittyneet ratkaisemaan muutaman osa-alueen hyvin, ja joiden liittäminen toisiinsa on helppoa ja edullista.

Varsinkaan kasvavan yrityksen ei kannata investoida isoihin ja kalliisiin järjestelmiin, koska vuoden päästä tilanne ja tarpeet voivat olla aivan toiset. Suosittelemme siis sekä kustannustehokkuuden että käyttöönoton helppouden vuoksi hankkimaan mieluummin tietyn osa-alueen hyvin hoitavan järjestelmän ja yhdistelemään.

Lue myös: Ohjelmistointegraatiot, mitä hyötyä niistä on?

Suosittelemme myös, että järjestelmiä voi myös ottaa käyttöön porrastetusti, jolloin kaikkea ei tarvitse mullistaa kerralla. Liikkeelle voidaan lähteä esimerkiksi laskutuksesta. Kun yksi järjestelmän käyttöönotto sujuu hyvin, se kannustaa myös ottamaan seuraavia askelia. Useamman kevyemmän järjestelmän kevyet käyttöönottoprojektit onnistuvat pienellä porukalla helposti, nopeasti ja edullisesti.

Järjestelmä, jonka saa nopeasti käyttöön ja joka helpottaa työntekoa välittömästi, saa varmasti myös hyvän vastaanoton henkilöstön keskuudessa. Pienemmät ohjelmistoyritykset ovat usein myös ketteriä vastaamaan erilaisten yritysten toiveisiin ja tarpeisiin ja ottamaan käyttäjät hyvin huomioon myös käyttöönoton jälkeen.

Vinkkejä käyttöönotossa huomioimiseen:

• Mieti prosessin etenemistä etukäteen
• Mieti millaisiin osiin käyttöönoton voisi pilkkoa
• Sitouta henkilöstö projektiin
• Mieti tiedonsiirrot ja integraatiot
• Ota kaikki irti koulutuksesta ja saatavilla olevista materiaaleista
• Selvitä räätälöintien mahdollisuus
• Ja ennen kaikkea, valitse kumppani, joka pystyy vastaamaan tarpeisiinne

PSA-toiminnanohjaus/projektinhallintajärjestelmät ovat oiva esimerkki nykyaikaisista, helposti integroituvista järjestelmistä. Sinua saattaisi siis kiinnostaa myös: PSA-toiminnanohjaus – mikä se on?

Me Koholla huolehdimme siitä, että järjestelmämme tulee käyttöön asiakkaalle parhaalla mahdollisella tavalla, ja olemme käyttäjien tukena paitsi prosessin aikana, myös sen jälkeen. Lue miten helposti Koholla hoituu järjestelmän käyttöönotto!