Näin hallitset kuormitusta ja resursoit tehokkaasti Koholla

Pidimme elokuussa asiakkaillemme webinaarin aiheesta Näin resursoit tehokkaasti Koholla. Asiantuntijamme Kalle Raitio kävi webinaarissa läpi, kuinka Koholla resursoidaan työtunteja ja kuinka kuormitus hallitaan.

Yrityksissä resursointia voidaan tehdä monella tavalla. Tämä riippuu täysin bisneksestä ja siitä, millä tavalla yritys käyttää Kohoa. Koholla voidaan resursoida esimerkiksi tuotteita tai tuotantokapasiteettia, mutta tässä webinaarissa ja blogissa keskitymme henkilöstön resursointiin ja kuormitukseen.

Aluksi Kalle kävi läpi yleiset resursoinnin hyödyt yritykselle ja miksi sitä kannattaa tehdä. Näitä ovat:

• henkilöstön hyvinvoinnin edistäminen
• dataohjautuvuus
• reaaliaikaisuus – töiden siirto toiselle työntekijälle
• loma-aikojen ennakointi ja suunnittelu
• toiminnan trendejä voidaan ymmärtää paremmin, työpiikkeihin voidaan varautua
• henkilöstön yli- ja alikuormituksen rasitteeseen päästään puuttumaan

Kuormitus ja resursointiprosessi Kohossa

Kohossa resursointi aloitetaan työaikatavoitteiden merkkaamisella. Tämä tapahtuu helposti käyttäjäasetuksista (esim. 7.30/pv).  Aikabudjetit kullekin asiakkaalle voidaan asettaa työmääräyspohjiin projektit -kohdasta. Näitä voi halutessaan myös hajauttaa. Kiinnitysmatriisista pääsee suoraan asiakkaaseen, jolloin koko asiakas voidaan käydä yhtenä kokonaisuutena läpi.

Kun meillä on tiedossa henkilön kokonaistyöaika ja mitä töitä hänelle on merkattu, pääsemme katsomaan kuormitusta kohdassa raportointi -> kuormitus. Kuormitustaulukosta löytyy sekä ennustepuoli, josta näkee kuinka paljon kuormitusta on ajateltu kullekin että toteutunut-puoli, josta näkee reaaliaikaisesti, kuinka paljon on kirjattu tunteja esim. ko asiakkaalle. Tämä toki riippuu yrityksestä ja sen kuukausivaihtelusta. Joillakin yrityksillä saattaa olla vaikka joitakin kuukausia, jolloin on ”hyväksytysti” ylikuormaa, kunhan kuormitus tasaantuu taas. Kohon kuormitusraportissa on värikoodit ja prosentit helpottamassa visuaalista hahmottamista.

Nyt näemme siis sekä ennusteen, että toteuman ja sen jälkeen kuormitusta onkin helppoa säätää suuntaan tai toiseen. Työmääräysraportointi auttaa kuormitusraportoinnin säädössä.

Paljonko työajasta sitten kannattaa kuormittaa, jotta jää varaa myös ad hoceille? Yleensä noin 85 % tienoilla, riippuen hiukan toimialasta, vastaa Kalle.

Koho on monipuolinen projektinhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmä, jossa asioita voi tehdä monella tavalla ja kokeilla itselleen parhaiten sopivan toimintatavan. Asiakkaamme kyselevät välillä ns. best practices -tapoja, parempia tai tehokkaampia tapoja tehdä asioita. Webinaareissamme pureudumme näihin asioihin. Asiakkaamme saavat asiantuntijaltamme havainnollisesti tiiviissä puolen tunnin tietoiskussa näytettynä, miten joku asia kannattaa tehdä. Tämä blogikirjoitus liittyy resursointi ja kuormitus -webinaariimme, joka pidettiin 6.8.2020

Sinua saattaisi kiinnostaa: Suomalaisten projektiyritysten työajanseuranta-, resursointi- ja laskutustavat: lue kyselyn tulokset

Kiinnostuitko Kohosta? Kerromme mielellämme henkilökohtaisesti lisää!