Mikä ihmeen kollaboraatio ja kollaboraatioportaali?

Kollaboraatioksi kutsutaan sitä, kun ryhmä ihmisiä kokoontuu yhteen ja antaa asiantuntemuksensa yhteiseen asiaan, projektiin tai missioon/tavoitteeseen. Se voi olla myös kahdenvälistä yhteistyötä, kuten vaikka valokuvaajan ja designerin yhteistyö kansikuvaprojektissa tai IT-osaston konsultointi markkinointiin.

Toisin sanoen kollaboraatio on prosessi, joka tapahtuu kun ryhmä tai henkilöt työskentelevät yhdessä. Yhteistyöprosessi, jossa kaksi tai useampi henkilöä, yhteisö tai organisaatio työskentelee yhdessä tehtävän suorittamiseksi tai tavoitteen saavuttamiseksi. Se on myös opittu taito ja yhteisesti sovittu työtapa, jossa järjestelmä on usein suureksi avuksi, varsinkaan jos kollaboraatio ei tapahdu kasvokkain.

Kohon toiminnanohjausjärjestelmästä löytyy kollaboraatioportaali. Se kerää yhden helpon käyttöliittymän taakse kaiken yhteistyön asiakkaan kanssa: viestittelyn, sovitut toimenpiteet ja esim. taloushallinnon tiedostot.

Kollaboraatioportaalia voidaankin ajatella eräänlaiseksi digitaaliseksi työtilaksi. Tällaisella digitaalisella työtilalla on paljon etuja, mm.

1. Sujuvampi viestintä asiakkaan kanssa sekä keskitetty informaation ja liitteiden säilytys

Viestinnän jatkuvasti pirstaloituessa eri kanaviin ja viestien hukkuminen sähköpostitulvaan alkaa olla oikeasti haaste näinä päivinä ja aikaa hukkaantuu etsiskelyyn. Tiedostojen jakaminen, projektinhallinta sekä tiedon löydettävyys vaikeutuu ja ajan tasalla pysyminen vaatii vanhojen viestien ja ketjujen esiin kaivamista. Kollaboraatiotilassa kaikki viestintä on keskitetysti yhdessä sijainnissa ja tiedostot on kaikkien osapuolien helppo löytää.

2. Parempaa asiakassuhteiden hoitoa

Kollaboraatiotyötila auttaa merkittävästi asiakassuhteen hoitoa: Viestintä on läpinäkyvää ja kaikki osapuolet pysyvät helpommin ajantasalla.

3. Aikaa säästyy muuhun

Kollaboraatiotyötilan avulla projektien hallinta helpottuu ja mahdollisten virheiden määrä vähenee ja ennenkaikkea aikaa säästyy kun asiat hoituvat yhdessä paikassa ja tiedostot ovat helposti yhdessä paikassa.

4. Helppo tiedostojen jakaminen

Tiedostojen jakaminen tiimille, asiakkaille tai kumppaneille on helppoa. Löydät helposti työtilasta viimeisimmän version tiedostosta ja siihen liittyvän viestintähistorian, jolloin voit olla aina varma siitä, että jakamasi tiedosto on ajan tasalla.

5. Tuuraus

Yksi kollaboraatiotyötilan merkittävä etu on tuuraus. Jos asiakkaasta vastuussa oleva työntekijä vaikkapa sairastuu äkillisesti, on toisen henkilön helppo jatkaa, kun kaikki tieto on jo valmiiksi yhdessä paikassa. Tämä vaikuttaa merkittävästi myös asiakastyytyväisyyteen.

Kollaboraatiotyötilan on oltava turvallinen

On tärkeää, että työtila on turvallinen, eivätkä arkaluonteiset tiedot vuoda vahingossakaan sieltä muualle. Kohon kollaboraatioportaali on SSL-salattu ja siten erittäin turvallinen.

Tietoturva syntyy myös siitä, ettei kuitteja ja kaikenmaailman tietoja tarvitse lähetellä sähköpostilla tai muina viesteinä, saati paperilippuja erilaisissa kirjekuorissa. Kaikki tieto löytyy yhdestä paikasta. Portaali toimii salasanojen takana ja sinne on pääsy vain niillä henkilöillä, joille se on määritelty. Oikeuksia voidaan rajata ja tarvittaessa poistaa.

Kohon kollaboraatioportaali toimii myös mobiilisti, jolloin saat kätevästi siirrettyä tietoja suoraan puhelimestasi.

Katso webinaarimme aiheesta youtubesta.

Tässä vielä koottuna kollaboraatioportaalin edut:

• Säästät huikeasti aikaa!
• Projektien loppuunsaattaminen nopeutuu
• Vähennät aikaavieviä tapaamisia eikä asiakkaan tarvitse toimittaa papereita fyysisesti toimistollesi
• Henkilöriski pienenee, kun tiedot eivät ole yksittäisen ihmisen sähköpostissa.
• Toiminta on entistä varmempaa ja nopeampaa, kun kaikki oleellinen tieto on saatavilla keskitetysti, yhdestä helposta käyttöliittymästä
• Kirjanpidon ja palkanlaskennan töiden seuranta on helppoa
• Kohdistat helposti palkka-aineiston ja muut taloushallinnon aineistot oikealle kuukaudelle
• Tiedot siirtyvät tietoturvallisesti ja arkistoituvat varmaan talteen
• Töiden seuranta on helppoa: Portaali on osa Kohon toiminnan ohjausta eli tiedostot näkyvät työmääräyksissä Kohon toiminnanohjauksen puolella
• Tehokas sisäinen haku mahdollistaa tiedostojen haun arkistosta vuosienkin takaa
• Keskitetysti hoidettu viestintä helpottaa delegointia ja säästää aikaa
• Oikeuksien hallinta, jolla voi rajata ketkä pääsevät tarkastelemaan mitäkin tiedostoja

Haluatko tietää lisää? Kerromme mielellämme lisää ilman velvoitteita.  Varaa maksuton konsultaatioaika suoraan Mikon kalenterista.

Yhdistämällä Portaalin ja tiketöinnin Kohoon saat käyttöösi kokonaisvaltaisen yhteiskäyttöjärjestelmän!
Lue tästä lisää: Yhteiskäyttö – mitä se Kohossa tarkoittaa?