Laskutus on edelleen ongelmallista yrityksille, kertoo tuore tutkimus

Keväällä 2024 teettämämme tutkimuksen mukaan laskutus vuotaa monissa yrityksissä. Laskutus ja työajanseuranta ovat jokaisen asiantuntijayrityksen liiketoiminnan kulmakivet ja jos niiden prosessit eivät ole kunnossa, tulon menetys voi olla hyvinkin merkittävä. Tässä artikkelissa käymme tutkimuksen tuloksia pääpiirteittäin läpi ja saat neuvoja, kuinka tilkitset vuodot ja parannat kassavirtaa tehostamalla laskutusta.

Tutkimus: Työajanseuranta ja laskutus asiantuntija­yrityksissä 2024

Tutkimusta varten haastateltiin pääosin projektityötä harjoittavia asiantuntijayrityksiä Suomessa. Mukana oli johtajia 50 eri yrityksestä. Vastanneiden yritysten liikevaihtoluokka vaihtelee hieman alle miljoonasta eurosta 9 miljoonaan euroon.

Tutkimuksen merkittävin löydös oli se, että reilusti yli puolella yrityksistä laskutusta menee hukkaan. Tämän lisäksi tutkimus paljasti ongelmia työmerkintöjen tarkassa kirjaamisessa ja niiden laskulle päätymisessä, laskutukseen käytettävässä ajassa, sekä laskujen lähetyksen viiveessä.

Mielenkiintoista vertailukohtaa tuloksiin saat myös tästä hieman alle 10 vuotta sitten Aalto-yliopistolla teettämästämme tutkimuksesta. Jo vuonna 2015 yritykset painivat samojen ongelmien kanssa ja viimeisen vuosikymmenen aikana asiat ovat parantuneet hämmästyttävän vähän.

Käy lataamassa maksuton infograafi tuoreen tutkimuksen tuloksista:

Näin tilkitset vuodot ja parannat laskutuksen prosesseja

Pienistäkin pisaroista voi kertyä pitkällä aikavälillä suuria summia, eikä sitä helposti huomaakaan, jos työnohjaukselliset näkymät ovat puutteelliset. Huolehdi siis, että työajanseurannan ja laskutuksen prosessit ovat kunnossa, ja että raportit näyttävät selkeästi kaikki tarvittavat tiedot. Alla olevien ohjeiden avulla pääset hyvään alkuun.

Laita ensin työajanseuranta kuntoon

Melkein puolet tutkimukseen osallistuneista toteaa, että laskutusta menee mahdollisesti hukkaan siksi, etteivät työntekijät merkitse kaikkia tuntejaan. Tämän lisäksi reilusti yli kolmasosa heistä, jotka sanoivat ettei laskutusta mene hukkaan on myös kyseisessä ryhmässä mukana. Tämä viittaa mahdollisesti siihen, että laskutettavien töiden kirjaaminen on hankalaa työntekijöille ja ettei esihenkilöillä ole selkeitä näkymiä työntekijöiden ajankäytön seuraamiseen. Nämä ovat perusasioita, jotka täytyy ensin laittaa kuntoon.

Helpot tuntikirjaus­tavat edesauttavat laskutettavien töiden tarkkaa kirjausta

Varmista ensin, että työntekijät osaavat käyttää järjestelmää oikein ja että kaikki ymmärtävät työajanseurannan ja laskutuksen tärkeyden. Seuraavaksi on hyvä huolehtia, että onhan tuntikirjauksten teko helppoa ja tarkoituksenmukaista. Kun käytössä on selkeät, tilanteeseen sopivat tavat merkitä työaikaa ja tarvittavat tiedot saa helposti liitettyä laskutettavalle kirjaukselle, siitä tulee osa työntekijöiden rutiinia. Tarkat ja viiveettä tehdyt tuntikirjaukset ovat koko yrityksen etu.

Varsinkin asiakaspuheluihin ja työpyyntöjen käsittelyyn käytetyt minuutit ovat usein pieniä, mutta joissain tapauksissa merkittäviäkin vuodon kohteita. Esimerkiksi lakiasiaintoimistoissa ja IT-alalla kyseisiin tehtäviin käytetyn ajan tarkka kirjaaminen on erittäin tärkeää. Tässä avuksi tulee esimerkiksi tiketöinti sekä tuntikirjauksen pikalisäys tyhjällä kellotuksella.

Yksi asia, mikä voi aiheuttaa työntekijöille turhautumista, on työpäivän seuraaminen suoraan sisäisten tehtävien ja asiakastöiden kautta – tämän tilanteen korjaa erillinen työpäiväkello. Sen avulla työpäivää ei tarvitse täyttää sekalaisilla kirjauksilla, vaan työntekijät kirjaavat vain ne työt, joita on tärkeää seurata.

Selkeytä työajan seuranta esihenkilöille

Seuraavaksi kannattaa selvittää, että saavathan esihenkilöt raporteista selkeät ja kattavat tiedot työntekijöiden työajan käytöstä. Esimerkiksi Kohosta löytyvä henkilö­laskutusraportti antaa paljon arvokasta tietoa työntekijöiden teholuvuista katteineen ja auttaa parantamaan kannattavuutta. Varmista myös, että saat kaiken tarvittavan tiedon mahdollisista erillisistä ohjelmistoista pääjärjestelmääsi integraatioiden kautta.

Jos asiakastöihin käytettyä työaikaa ei seurata järjestelmällisesti, ongelmatilanteita ei havaita ja merkittävä määrä laskutettavaa työtä voi jäädä kirjaamatta. Tekemällä laskutettavien töiden kirjaamisesta helppoa ja työnohjaukselliset näkymät selkeiksi minimoit tulon valumisen sormien lomasta.

Tutustu Kohon työajanseurannan ratkaisuihin →

Laskutuksen ei pidä olla vaivalloista eikä aikaa vievää

Tutkimuksen mukaan laskutukseen käytetään aikaa keskimääräisesti 24h kuukaudessa. Erään tutkimukseen vastanneen yrityksen toimistosihteerillä kuluu yhden laskun tekoon 30 minuuttia ja laskuja lähtee kuukaudessa n. 75kpl, eli aikaa kuluu 37,5h / kk – eli kokonainen työviikko puolen tunnin ruokatauoilla. Tämä on erittäin suuri määrä työtunteja käytettäväksi prosessiin, jonka tänä päivänä pystyy suurilta osin automatisoimaan.

Automatisoi laskutus: säästät aikaa ja minimoit virheet

Aivan ensimmäiseksi, jos yrityksesi laskutus perustuu edelleen Exceleihin, se kannattaa jättää suosiolla historiaan. Hyvän toiminnanohjaus­­järjestelmän avulla voit säästää jopa 87 % laskutukseen käytettävästä ajasta. Nykyään on tarjolla useita erilaisia kattavia automaatioita tarjoavia toiminnanohjaus­järjestelmiä, joihin jokaisella yrityksellä on varaa. Tulon menetys puuteellisten prosessien takia on loppujen lopuksi paljon kalliimpaa, kuin järjestelmien kuukausimaksut.

Hyvä järjestelmä kerää kaiken laskutettavan aineiston yhteen vaivatta. Esimerkiksi kuukausi­laskutus ja muu toistuvais­laskutus kannattaa automatisoida täysin sopimuksen perusteella, jolloin laskun luomiseen ei mene ollenkaan aikaa. Koholla saat sopimuksenkin luotua suoraan tarjouksen pohjalta. Sopimukselta ylimenevien tuntien laskutus voi vaatia erilaisia toimenpiteitä, mutta joistain järjestelmistä löytyvä sopimusvaraus automatisoi senkin. Saatuasi työajanseurannan kuntoon ja tuntikirjausten teon systemaattiseksi, nekin voit saada automaattisesti oikealle laskulle asetettujen sääntöjen ja hintojen mukaan, kunhan järjestelmäsi siihen kykenee.

Pienten erillis­­laskutettavien töiden ja kertaveloitteisten tuotteiden kirjaaminen on yksi yleinen vuodon kohde, jonka suuruutta ei monessa yrityksessä edes huomata. Tällaisia ovat mm. lisenssilaskutukset, levytilan käyttö, tunnit erillisestä tiketöintijärjestelmästä ja tositteiden kappalemäärät. Vuoto johtuu usein siitä, että niiden tuonti laskulle on vaivalloista tai niiden merkitystä ei ymmärretä kokonaiskuvassa. Kohossa niiden lisääminen laskulle onnistuu Pikakauppa-toiminnolla nopeasti ja helposti.

”Laskuttaminen on Kohon avulla todella helppoa ja nopeaa. Viimeksi meni noin 5 minuuttia siihen, että kaikki työt ja lisenssit olivat laskutettu. Koen, että oma työaikani on arvokasta ja säästyneen ajan voin käyttää laskutettavan työn tekemiseen.”

Juha Kari, toimitusjohtaja, Above IT Oy

Kun laskuaineisto kerääntyy automaattisesti työntekijöiden tarkoista tuntikirjauksista, kirjauksille liitetyistä tuotteista sekä sopimusriveistä, laskuttajan työksi jää vain tarkastaa ja hyväksyä ne eteenpäin lähetettäväksi. Laskutuksen automatisoinnin avulla pystyt myös lyhentämään laskutussykliä jopa alle 7 päivään ja tasapainotat näin kassavirtaa.

Tutustu Kohon myyntilaskutuksen ratkaisuihin →

Tarpeisiin mukautuva järjestelmä helpottaa moni­mutkaisiakin laskutus­prosesseja

Suurimmalla osalla vastanneista yrityksistä on käytössä joko toiminnanohjaus- tai työajanseuranta­järjestelmä. Tutkimuksen esiintuomat laskutuksen ja työajanseurannan ongelmat indikoivat kuitenkin, että moni yritys edelleen kamppailee seuraavien ongelmien kanssa:

• yritysten sisäisiä prosesseja ei ole johdon puolesta selkeytetty
• käytössä oleva järjestelmä on hankala / vanhanaikainen / ei vaan sovi yrityksen käytäntöihin
• käytössä on useita järjestelmiä, jotka eivät keskustele keskenään
• järjestelmä ei tarjoa tarpeeksi hyviä automaatioita.

Juuri oman yrityksen tarpeisiin soveltuvan toiminnanohjausjärjestelmän merkitystä ei kannata aliarvioida. Yrityksen käytössä olevan järjestelmän soveltuvuus sekä nykyisiin että tulevaisuuden suunnitelmiin onkin hyvä auditoida tasaisin väliajoin. Näin varmistat, että järjestelmä tukee matkaasi menestykseen, eikä ole jopa sen jarruna.

Lue seuraavaksi: Näin varmistat toiminnanohjausjärjestelmän sopivuuden yrityksesi tarpeisiin →

Jos haluat parantaa yrityksesi työajanseurannan ja myyntilaskutuksen prosesseja, varaa aika Kohon etäesittelyyn. Konsultoimme mielellämme ja näytämme, kuinka pystyt parantamaan liiketoimintaasi Kohon avulla.