Projektikysely: Edelleen noin neljäsosa projektiyrityksistä toimii ilman kunnollista projektijärjestelmää – Näin hoituu työaika, resursointi ja laskutus projektiyrityksissä

Koho Sales toteutti keväällä 2021 kyselyn projektiyrityksille. Haastattelimme 28 erilaista projektiyritystä Suomessa ja otimme selvää heidän tavoistaan hoitaa projektinhallintaa, resursointia ja laskutusta. Projektikysely tuotti mielenkiintoisia ja hieman huolestuttavia tuloksia.

Koho Salesin toteuttaman kyselyn mukaan projektiyrityksistä 40 % käytti joko omaa tai valmista projektinhallintajärjestelmää, mutta edelleen noin neljäsosa käytti joko Exceliä tai ei yhtään mitään projektien seurannassa, aikatauluttamisessa ja resursoinnissa.

Projektikysely toi myös ilmi, että vain reilusti alle puolet yrityksistä pystyy seuraamaan, että kaikki asiakaskohtaiset tehtävät ja toimenpiteet on suoritettu ajallaan. Ja että 36 % yrityksistä syöttää edelleen samaa tietoa useisiin eri järjestelmiin. Tällöin tietoa saattaa kadota tai vähintään tiedon siirrossa menetetään tärkeää työaikaa.

Kysyimme myös laskutuksesta, koska se on asia, jossa vaaditaan erityistä tarkkuutta. Iso osa yrityksistä laskuttaa kyselyn mukaan viiveellä tai heillä ei ole yrityksessä oikein selkeää sykliä. Tämä tuskin on liiketoiminnallisesti kovin optimaalista. Tähän tuli myös vastaukseksi Excelin käyttöä, jonka kautta laskutuksen ja muiden tehtävien aikataulussa pitäminen voi olla tarpeettoman vaikeaa.

Excelit voivat olla riski

Excel-tiedostoja usein yhdistellään tai säilytetään verkkolevyllä, joka mahdollistaa tiedon katoamisen tai tiedon päälle tallentamisen. Kunnollisessa järjestelmässä, kuten Kohossa, tuntikirjaajien työt hinnoitellaan automaattisesti asiakaskohtaisten hintojen mukaan ja järjestelmä luo valmiita laskuja käsitellyistä tapahtumista. Laskuja ei tarvitse luoda erikseen eikä mitään jää laskuttamatta.  Järjestelmä luo valmiita laskurivejä asetettujen sääntöjen mukaan. Esim. Koho hinnoittelee tuntikirjaajien työt sitä mukaan, kun töitä merkataan järjestelmään. Valmiit laskurivit siirtyvät laskuttajan näkymään, jossa niille voidaan tehdä tarvittaessa viimeistelyä ja hyväksyä ne laskulle. Sopimuslaskutus tai toistuvaislaskutus automatisoituu Kohon avulla täysin.

Lue lisää: Mitä riskejä on Excelin käytössä?

Nopeimmillaan hyvin tuotteistettu yritys hoitaa yhden laskun luonnin muutamassa sekunnissa.

Mitä muita tuloksia projektikysely tuotti?
Tutustu maksuttomaan infograafiin tarkemmin tästä.

Maaliskuussa 2021 toteutettuun kyselyyn vastasi yhteensä 28 projektiyritystä, joiden  vuosittainen liikevaihto vaihteli alle 100 000 eurosta yli 10 miljoonaan euroon.

Koho on erikoistunut vaativien asiantuntijayritysten projektinhallinnan ja toiminnanohjauksen ratkaisuihin. Suurimmat etumme ovat järjestelmän räätälöitävyys käyttäjän toiveiden mukaan, sekä järjestelmän sisälle tehtävät muokattavat workflowt. Niiden avulla helpotat haastavienkin projektien jokaista osa-aluetta. Kohon projektinhallinnan avulla hoituu helposti monimutkaistenkin projektien seuranta, tuntikirjaaminen, projektien raportointi ja projektien laskutus, myös poikkeavat laskutustavat.