Kuusi syytä erottaa asiakastyöt ja työpäivän kellotus

Monissa asiantuntijayrityksissä on totuttu seuraamaan henkilökunnan työaikaa suoraan asiakastöiden ja omien sisäisten tehtävien kautta. Tämä käytäntö on yleinen, mutta siinä on omat haasteensa. Työntekijät joutuvat usein laskemaan ja täydentämään työpäiväänsä saavuttaakseen täyden kahdeksan tunnin työajan. Turha laskeminen sisäisien ja asiakastöiden välillä poistuu työpäiväkellon avulla.

Erillinen työpäiväkello selkeyttää työajanseurantaa

Koho tarjoaa mahdollisuuden erottaa tuntikirjauksissa asiakastyöt ja muut tarvittavat tehtäväkirjaukset työntekijän työpäiväkellosta. Käytännössä Kohon työpäiväkello toimii kuin perinteinen kellokorttilaite: työntekijät napauttavat kellon päälle töihin saapuessaan ja pois lähtiessään. Asiakastyöt ja muut seurantaa vaativat sisäiset työt voidaan kellottaa erikseen tarpeen mukaan. Näin Koho raportoi työntekijöiden kokonaistyöajan tehtävineen minuutin tarkkuudella joka päivä. Työpäiväkello on tottakai käytettävissä myös mobiililaitteilla.

Koho mahdollistaa myös työaikaraporttien ajamisen suoraan eri taloudenhallintajärjestelmiin integraation kautta. Tämä vähentää manuaalisten vaiheiden ja virheiden määrää, säästäen aikaa tuottavampaan työhön.

Miksi työpäivä ja asiakastyöt kannattaa kellottaa erikseen

Työajan ja asiakastöiden seuranta hyvän työkalun avulla tuo useita hyötyjä:

1. Työajanseuranta on tarkempaa

Työntekijät pystyvät kirjaamaan työpäivänsä ja työnsä minuutin tarkkuudella. Tarkka työpäiväkellotus vähentää epäselvyyksiä työajan pituudessa, mikä on oleellista sekä työntekijöiden oikeudenmukaisen palkanmaksun että yrityksen sisäisen seurannan kannalta. Työpäivän ja asiakastöiden erillinen kellotus varmistaa, että jokainen minuutti on dokumentoitu ja vältetään mahdolliset ristiriidat työajan osalta.

2. Ei tarvetta täyttää päivää irtominuuteilla asiakastöiden lisäksi

Työntekijät voivat keskittyä tuottavaan työhön ilman, että heidän täytyy huolehtia työpäivän täydentämisestä sekalaisten sisäisten tehtäväkellotusten kautta. Tämä vähentää stressiä ja parantaa työtehoa, kun aika voidaan allokoida järkevästi ja suunnitelmallisesti.

3. Reaaliaikaiset työaikaraportit

Reaaliaikaiset ja tarkoituksenmukaisten kirjausten selkeyttämät raportit mahdollistavat nopean reagoinnin ja päätöksenteon. Johto voi seurata työajan käyttöä ja projektien edistymistä välittömästi, mikä auttaa resurssien hallinnassa ja parantaa yrityksen kykyä sopeutua muutoksiin nopeasti.

4. Vaivaton lomien hallinta

Kun lomien anominen ja hyväksyntä on helppoa ja selkeää, työntekijät ovat tyytyväisempiä ja se vähentää hallinnollista kuormitusta. Kohossa työntekijät voivat anoa lomaa joustavasti, ja pääkäyttäjä joko hyväksyy tai hylkää lomapyynnöt resurssien mukaan. Lomasaldot voidaan tuoda Kohoon lomakauden alussa palkanlaskentajärjestelmästä.

5. Tehokkaampi palkanmaksuprosessi

Kun raportit ja tiedostot palkanmaksua varten ovat selkeät, samantien oikeassa muodossa ja helposti saatavilla, myös palkanlaskijasi on tyytyväinen. Työntekijät saavat oikean palkan ajallaan, mikä parantaa työtyytyväisyyttä ja luottamusta.

6. Näet helposti muiden tämänhetkisen tilanteen

Kohon Status-näkymä näyttää reaaliaikaisesti töihin kirjautuneet työntekijät ja mitä asiakastyötä he mahdollisesti työstävät parhaillaan. Johto ja muut työntekijät voivat nopeasti nähdä kuka on tavoitettavissa, mikä helpottaa resurssien jakamista ja yhteistyön koordinointia.

Lue myös: Seuraatko asiakkaalle tekemiäsi töitä tehokkaasti?

Työajanseurantaa tehostavien järjestelmien kysyntä kasvaa koko ajan, sillä työsuojeluviranomaiset ovat panostaneet lainmukaisen työaikakirjanpidon valvontaan. Tämän lisäksi yritykset ovat huomanneet, että tarkka työajanseuranta auttaa myös tehostamaan toimintaa sisäisesti.

Kohon työpäiväkello tehostaa työajanseurantaa ja asiakastöiden hallintaa, tarjoten yrityksille tarkkuutta, helppoutta ja luotettavuutta.

Tai keskustele suoraan asiantuntijamme kanssa.