Kuormituskalenteri on avain tehokkaampaan henkilöresursointiin ja hyvinvoivaan työyhteisöön

Henkilö­resursointi ja tasapainoisen kuormituksen hallinta ovat olennaisia tekijöitä asiantuntija­organisaation sujuvassa arjessa. Ilman selkeitä työ­välineitä resursointi voi kuitenkin muuttua hajanaiseksi, hallitsemattomaksi ja aikaan sidotut resurssit voivat jäädä osittain hyödyntämättä. Kohon visuaalinen kuormituskalenteri tarjoaa kokonaisvaltaisen näkymän henkilöstön kuormitus­tilanteeseen ja heidän työtehtäviinsä, jotta et joudu arvailemaan, milloin tiimisi on vapaa tai milloin heidän työtaakkansa kasautuu liiaksi. Näin varmistat, että organisaatiosi resurssit kohdistetaan tarkoituksen­mukaisesti ilman, että työntekijöitä ylikuormitetaan tai jätetään vajaakäytölle.

Henkilöstön kuormitus hallintaan taktisen resursoinnin kautta

Onnistuneessa resursoinnissa työtehtävät jaetaan asiantuntijoille oikea-aikaisesti ja tasapainoisesti, mikä tuo tehokkuutta projekteihin ja tukea henkilöstön jaksamiseen. Oikea-aikaisuudella tarkoitetaan tässä yhteydessä sitä, että työtehtävät ajoitetaan ja kohdennetaan siten, että ne vastaavat sekä projektien että työntekijöiden kannalta optimaalista ajankohtaa. Tämä tarkoittaa esimerkiksi, että tehtäviä jaetaan työntekijöille:

1. Ennakoiden:
   Resursointi aloitetaan jo projektin tarjous­vaiheessa, jolloin vältetään kiirettä ja päällekkäisyyksiä.
2. Välttäen ylikuormitusta:
   Työtehtäviä ei kasaannu yhdelle ajanjaksolle tai yksittäisille työntekijöille.
3. Reaaliaikaisesti:
   Muutoksiin, kuten äkillisiin poissaoloihin tai itse projektin muutoksiin, pystytään reagoimaan nopeasti ja tehtäviä siirtämään henkilölle, jolla on myös resurssia niiden hoitamiselle.
4. Hyödyntäen kuormitustietoja:
   Päätökset perustuvat dataan, mikä auttaa varmistamaan resurssien tehokkaan käytön.

Tavoitteena on siis varmistaa, että oikeat asiantuntijat tekevät oikeita tehtäviä oikeaan aikaan ilman turhaa viivettä tai kuormitushuippuja. Kun aloitat resurssi­suunnittelun jo tarjousvaiheessa varmistat, että voit sitouttaa projektille juuri oikeat osaajat ilman riskialtista ylikuormitusta tai kompetenssivajetta. Strategisesti toteutettu resursointi heijastuu niin asiakas­tyytyväisyyteen kuin projektien kannattavuuteenkin: projektit valmistuvat ajoissa ja pysyvät budjetissa, kun oikea osaaminen on vahvistettu heti alusta alkaen.

Lue myös: Mitä onnistunut projektisuunnitelma sisältää? →

Tehokkaan ja oikea-aikaisen resursoinnin hyödyt

• Henkilöstön hyvinvoinnin edistäminen:
  Kun työnjako on oikeudenmukaista ja työn määrä kohtuullista, työntekijät voivat keskittyä suoritukseen ja omaan ammatilliseen kehittymiseensä.
• Dataohjautuvuus:
  Tehdessäsi resursointi­päätöksiä todellisen kuormitusdatan pohjalta, suunnitelmasi perustuvat faktoihin – eivät arvauksiin – jolloin projektin lopputulos on varmempi.
• Loma-aikojen ja poissaolojen ennakointi:
  Vältät yllätykselliset resurssivajeet, kun otat jo suunnittelussa etukäteen huomioon lomat sekä muut vapaat.
• Toiminnan trendien ymmärtäminen:
  Tunnistat historiatiedon pohjalta sesongit ja työpiikit, jolloin voit myös varautua niihin paremmin.
• Yli- ja alikuormituksen tunnistaminen:
  Huomaat ajoissa mahdolliset riskit työntekijöiden jaksamisen kannalta ja pystyt noudattamaan helpommin varhaisen puuttumisen mallia.
• Oikeat osaajat oikeaan aikaan:
  Kohdennat ammattilaiset juuri niihin tehtäviin, joissa heidän panoksensa on arvokkainta.

Kohon kuormituskalenterin avulla saat reaaliaikaisen ja visuaalisen näkymän henkilöstön käyttöasteeseen. Tämän ansiosta voit tehdä nopeita ja perusteltuja päätöksiä projektien miehityksestä ja aikataulutuksesta. Kohon järjestelmän kuormitus- ja resursointityökalusta hyötyvät niin työntekijät, yrityksen johto ja projektijohto. Vastuiden jakaminen on läpinäkyvää, kun jokaisen tiimin ja niiden jäsenten työtilanne sekä kuormitusaste ovat helposti nähtävissä. Kun keskeiset tiedot ovat kaikkien saatavilla, päätöksentekoon liittyvä kommunikaatio selkeytyy ja paranee.

Kohon kuormituskalenteri havainnollistaa resurssien käyttöasteen visuaalisesti

Kohon kuormituskalenterissa voit seurata henkilöresurssien käyttöastetta eri näkökulmista: yksittäisen asiantuntijan, kokonaisen tiimin, tai vaikkapa koko henkilöstön tasolla. Näet yhdellä silmäyksellä, kuinka suuri osa henkilön kokonaistyöajasta on jo varattu tuleville projekteille ja kuinka paljon aikaa on vielä käytettävissä. Lisäksi ymmärrät tarkemmin, mihin projekteihin ja tehtäviin henkilön resurssia kuluu – onko kyseessä asiakastyö, sisäinen kehitystyö vai muut yleiset tehtävät.

Lue myös: Asiakas- ja henkilölaskutusraportit auttavat kannattavuuden tehostamisessa →

Kuormituskalenterin visuaalinen käyttöliittymä hyödyntää väriskaalaa ja prosenttiosuuksia, joiden perusteella näet heti, kuinka kuormittunut kukin työntekijä tai tiimi on. Väriskaala näyttää jo ensivilkaisulla, onko kuormitus minimaalista, kevyttä, normaalia, vai onko sitä jopa enemmän kuin työaikaa. Näin pystyt reagoimaan nopeasti poikkeamiin ja ennakoimaan resurssitarpeita esimerkiksi rekrytointien tai alihankintojen suhteen. Kalenteri voi kertoa myös, onko jollain tiimillä tilaa ottaa lisätöitä nopealla aikataululla, mikä voi olla merkittävä kilpailuetu hektisessä projektimaailmassa.

Katse ennusteessa ja toteumassa – kuormituksen pitkän aikavälin hallinta

Kohon kuormituskalenterissa voit tarkastella resursseja sekä ennusteen että toteuman näkökulmasta, minkä avulla pystyt suunnittelemaan resurssien käyttöä useita kuukausia tai jopa vuosia eteenpäin. Ennustetieto kertoo, kuinka paljon työaikaa on suunniteltu käytettäväksi, ja toteumatieto puolestaan näyttää reaaliaikaisesti, miten työtunnit lopulta jakautuvat esimerkiksi tietylle asiakkaalle tai projektille. Näiden kahden mittarin vertailu auttaa sinua tekemään tarkempia ja dataan pohjautuvia, ennakoivia päätöksiä, jolloin pystyt hienosäätämään resursointia hyvissä ajoin.

Kuormituskalenterin avulla voit helposti:

• Suunnitella pitkäkestoisia poissaoloja:
  Loma-ajat, vanhempainvapaat tai muut poissaolot on helppo sisällyttää resursointi­suunnitelmaan.
• Reagoida muutoksiin ketterästi:
  Projekti­muutoksista tai äkillisistä peruutuksista aiheutuva kuormitusero on helppo tasoittaa.
• Varmistaa realistiset tavoitteet:
  Sataprosenttinen käyttöaste on harvoin järkevä tai mahdollinen tavoite, mutta se tarjoaa osviittaa sopivaan kuormitustasoon. Tyypillisesti 80 % on monissa asiantuntija­organisaatioissa toimiva ohjearvo.
• Jättää suunnitelmallisesti tilaa ad-hoc-tehtäville:
  Yllätyksiin, kiireellisiin pyyntöihin ja muuhun joustavaan toimintaan voidaan varata riittävästi resursseja.

Koholla resursointi on aitoa datan hyödyntämistä

Kohon kuormituskalenterin avulla asiantuntija­organisaatiosi pääsee aidosti kiinni kestävään ja läpinäkyvään resurssien­hallintaan. Voit ohjata projektien toimeksiantoja oikeille osaajille oikeaan aikaan, eikä henkilökuntaa kuormiteta äärimmilleen – Kohossa resursseja on mahdollista varata automatiikkaa käyttäen tai manuaalisesti. Samalla takaat, että liiketoiminnan kannalta tärkeät hankkeet ja asiakastyöt etenevät sujuvasti. Tuloksena syntyy sekä tyytyväinen henkilöstö että kasvava liiketoiminnan kannattavuus.

Kun käytät Kohon kattavaa kuormitus- ja resursointityökalua:

1. Dataohjautuvuus paranee:
Voit peilata suunniteltua resursointia jatkuvasti toteutuneisiin tunteihin, jolloin kerääntyvä data tarkentaa ennusteita ja kehittää jatkuvasti prosessia.
2. Seuranta on reaaliaikaista:
Nopeat muutokset, kuten sijaisjärjestelyt, onnistuvat joustavasti, ja koko organisaatio pysyy tilanteen tasalla.
3. Ennakoit loma-ajat ja poissaolot:
Kalenteri ohjaa varautumaan resursointitarpeisiin hyvissä ajoin ja vähentää tietokatkoksia.
4. Pitkäjänteinen suunnittelu:
Pystyt arvioimaan tulevien kuukausien ja jopa vuosien työkuormaa, jolloin projektien ja asiakassitoumusten hallinta tehostuu.
5. Kuormituspiikkien hallinta:
Aikaisempien kausien data auttaa tunnistamaan sesonkiluonteiset työsumat ja reagoit niihin ennakoivasti.
6. Henkilöstön kuormituksen tasapainottaminen:
Ylikuormituksen havaitseminen ajoissa suojaa työntekijöiden työhyvinvointia, kun taas alikuormittuneet resurssit voidaan ottaa tehokkaampaan käyttöön.

Kohon toiminnanohjaus- ja projektinhallinta­järjestelmä tarjoaa kattavat ratkaisut pitkäjänteisen asiantuntijatyön hallinnoinnin avuksi.

Kuormitusennuste ja -toteuma auttaa meitä pysymään tilanteen päällä työntekijöiden kuormituksesta. Voimme reagoida siihen jo ennustavasti, mikä helpottaa töiden järjestelyä.

Teemu Aarnio, Tilitoimisto Aarnio Oy

↓

Lue seuraavaksi: Tilitoimisto Aarnio tehosti henkilöresursointiaan Kohon avulla →

Jos etsit modernia toiminnanohjaus­järjestelmää, jonka avulla pystyt hallinnoimaan henkilöstön kuormitusta tehokkaasti, kalenteroi aika Kohon etäesittelyyn. Konsultoimme mielellämme ja näytämme, kuinka kunnollinen henkilöresursointi auttaa sinua tehostamaan yrityksesi toimintaa.