Kehitä projektityötä huolellisella raportoinnilla

Jos projektiluonteisia töitä tekevän yrityksen toimintaa halutaan kehittää, tehtyjen töiden ja tulosten seuraaminen on tärkeässä roolissa. Aktiivisella raportoinnilla voidaan tarkkailla esimerkiksi toiminnan tehokkuutta ja työntekijöiden kuormitusta. Sen avulla voidaan myös seurata projektien kannattavuutta ja aikatauluja.

Nykyään projektityön raportoinnin ei myöskään tarvitse viedä paljon työntekijöiden tai johdon aikaa. Oikeilla työkaluilla se voidaan tehdä vaivattomaksi osaksi yrityksen rutiineja.

Projektien raportointi paljastaa kehityskohteita

Mitä enemmän saatavilla on tietoa, sitä paremmalla pohjalla on yrityksen toiminnan kehittäminen. Nykyaikaiset työkalut mahdollistavat sen, että raportteja voidaan seurata ajantasaisesti ja vähällä vaivalla. Tällöin korjausliikkeitä voidaan tehdä nopeasti.

Hyvin hoidettu projektityön raportointi auttaa hahmottamaan muun muassa projektien aikataulujen pitävyyttä, projektien kannattavuutta ja myyntibudjettien toteumia. Näin voidaan tehdä ennusteita ja arvioida tulevia toimenpiteitä jo hyvissä ajoin. Yrityksestä toki riippuu, mitkä raportit ovat tärkeimpiä seurattavia.

Raporteilla voidaan esimerkiksi seurata projektien edistymistä ja tuntikirjauksia. Jos esimerkiksi projektiin on arvioitu käytettäväksi tietty määrä tunteja, ehtivätkö työntekijät tehdä työt arvioidussa ajassa vai pitäisikö hinnoittelua korjata?

Projektiyritykselle tärkeää tietoa tarjoaa myös kuormitusraportti, josta näkee helposti projektin parissa toimivien työntekijöiden työmäärän. Sen antamien tietojen valossa tuntikasaumaa voidaan siirtää ja tasata.

Lue myös: Resursointityökalu tuo yrityksen voimavarat tehokkaampaan käyttöön

Kerää ajantasaista tietoa

Nykyaikaisissa toiminnanohjausjärjestelmissä ja projektinhallinnan työkaluissa raportointi on tehty helpoksi. Järjestelmästä saa ulos selkeitä raportteja, joiden varassa voidaan arvioida tehtyä työtä ja projektien kannattavuutta.

Toki edellytys toimivalle raportoinnille on, että järjestelmää käytetään säännöllisesti. Työntekijät ovat siis avainasemassa, sillä heidän vastuullaan on merkitä tiedot ylös viiveettä ja tarkasti. Tällöin raportit ovat todenmukaisia ja niistä on todellista hyötyä. Työntekijät sitoutuvat tähän varmimmin, kun järjestelmä on mutkaton ja helpottaa heidänkin työtään.

Kohon raportointiominaisuudet:

• Kohosta raportteja saa monipuolisesti. Jos tiedot on merkitty järjestelmään, niistä on myös saatavilla raportti.
• Kohon raportit ovat helppokäyttöisiä ja selkeitä.
• Projektitöitä tekeville yrityksille hyödyllisiä ominaisuuksia ovat esimerkiksi tuntiseurannan raportit, joista nähdään muun muassa laskutettavat tunnit, kuormitus ja työmääräykset.
• Koho auttaa seuraamaan myös projektien kannattavuutta.

Kiinnostaako Kohon kokonaisvaltaiset projektinhallintaratkaisut?