Järjestelmähankinnan kolme yleisintä harhaluuloa

Järjestelmähankinta on tärkeä prosessi, joka vaikuttaa vahvasti yrityksen liiketoiminnan tulevaisuuteen. Kynnys järjestelmän vaihtamiselle tai aivan uuden hankkimiselle voi kuitenkin olla korkea johtuen erinäisistä ennakkokäsityksistä. Tässä Koho-asiantuntija Teemu Ilkka kumoaa kolme yleisintä harhaluuloa, jotka turhaan jarruttavat uuden järjestelmän hankkimista.

1. Yksi ohjelmisto ratkaisee kaikki ongelmat

Yrityksissä on totuttu hakemaan yhtä laajaa järjestelmää, joka ratkaisee kerralla kaikki tarpeet. Tämä toimintamalli on kuitenkin vanhanaikainen ja tekee järjestelmäuudistuksesta työlään. Isojen järjestelmien käyttöönotto sitoo paljon resursseja ja aikaa, ja lisäksi ne ovat usein myös kankeita käytössä. Sen sijaan markkinoilla on nykyään paljon tarjontaa hyvistä pienemmistä järjestelmistä, jotka ovat keskittyneet ratkaisemaan muutaman osa-alueen hyvin, ja joiden liittäminen toisiinsa on helppoa ja edullista. Yksi laaja järjestelmä ei voi olla paras kaikilla osa-alueilla.

Esimerkiksi hyvä taloudenhallintajärjestelmä ei välttämättä ole kovin hyvä tuntikirjausjärjestelmä. Tai entäpä jos yritys haluaakin myöhemmin vaihtaa palkanlaskentajärjestelmää tai ulkoistaa palkanmaksun? Entä jos tarpeet muuttuvat tietyn osa-alueen suhteen? Tällöin pienempien järjestelmien kokonaisuus helpottaa ja nopeuttaa uuteen toimintatapaan siirtymistä.

Järjestelmän skaalautuvuus tukee kasvua

Yhden laajan ohjelmiston hankkiminen ei ole enää nykypäivänä kannattavaa varsinkaan pienille ja keskisuurille yrityksille, mutta myös kasvuhakuiset suuremmat yritykset hyötyvät pienempien järjestelmien ketteryydestä. Kun yritys kasvaa, pitää myös järjestelmien skaalautua sen mukana. Tästä syystä juuri tähän hetkeen sopiva täsmäratkaisu ei todennäköisesti ole se paras; se ei huomioi tulevia liiketoiminnan vaatimuksia ja muutoksia joustavasti.

Liiketoimintaa tukevia järjestelmiä hankkiessa kannattaa myös tarkistaa, kuinka hyvin niitä voidaan mukauttaa vastaamaan yrityksesi yksilöllisiä tarpeita ja toimintamalleja. Oman yrityksen tarpeisiin kustomoitavat liiketoimintajärjestelmät mukautuvat ketterästi eri kasvuvaiheisiin, eivätkä ne nykyään ole yhtään sen kalliimpia kuin valmiit yhden koon pakettiratkaisutkaan.

Lue myös: Miksi PSA-liiketoimintajärjestelmä kannattaa kustomoida

2. Käyttöönotto on kallista ja työlästä

Uusien järjestelmien hankkimista pidetään monesti kalliina investointeina ja käyttöönottoja raskaina, aikaa vievinä prosesseina. Tämä on usein totta, jos hankinnassa on kaikenkattava, suuri ohjelmisto. Nykyaikaiset ohjelmistot ovat kuitenkin kevyitä, koska ne keskittyvät hoitamaan valitut osa-alueen hyvin. Hankkimalla kuratoidun joukon kevyempiä ohjelmistoja yritys voi kehittää toimintaansa nopeasti, kustannustehokkaasti ja riskittömämmin sen sijaan, että ryhtyisi kerralla isoon hankkeeseen.

Useamman kevyemmän järjestelmän käyttöönottoprojektit onnistuvat pienellä porukalla helposti, nopeasti ja edullisesti. Yrityksen ja käyttäjien tarpeet on nopeasti kartoitettu ja sopivat ratkaisut löydetty, kun keskitytään tiettyjen asioiden ratkaisemiseen kerrallaan. Näin ollen uusien järjestelmien käyttöönottokustannukset pysyvät edullisina, ja ne ovat vaivattomia ottaa käyttöön. Hyvät ohjelmistot saa nykyään helposti liitettyä toisiin hyviin ohjelmistoihin, ja se on vieläpä edullista tai täysin ilmaista.

3. Järjestelmähankinta nähdään vaikeana ja hitaana prosessina

Kun yritys on hankkimassa yhtä isoa ohjelmistokokonaisuutta, tulee kerralla huomioida kaikkien tiimien toiveet ja tarpeet, ja sitouttaa koko henkilöstö järjestelmäuudistukseen. Tämä hidastaa käyttöönottoprosessia, sillä järjestelmän määritteleminen ja sen opettelu vie paljon aikaa. Järjestelmästä tulee silloin helposti kankea ja vaikeasti hallittava. Uuden laajan ohjelmiston haltuunotto on myös työläs omaksua kerralla, mikä myös aiheuttaa herkästi muutosvastarintaa yrityksen sisällä. Järjestelmäuudistus kannattaakin tehdä vaivattomammin pilkkomalla se pienempiin osa-alueisiin.

Järjestelmä, jonka saa nopeasti käyttöön ja joka helpottaa työntekoa välittömästi, saa varmasti myös hyvän vastaanoton henkilöstön keskuudessa. Pienemmät ohjelmistoyritykset ovat ketterä vastaamaan erilaisten yritysten toiveisiin ja tarpeisiin ja ottamaan käyttäjät hyvin huomioon myös käyttöönoton jälkeen. Uuteen järjestelmään siirtyminen vaatii avoimuutta ja hyvää yhteistyötä toimittajan ja käyttäjän välillä. Valitsemalla sopivimmat järjestelmät, yritys välttyy raskailta käyttöönottoprosesseilta ja saa käsiinsä parhaimmat työkalut sekä tyytyväisen henkilöstön.

Lue myös: Asiantuntijayrityksen 6 tärkeintä järjestelmää

Käy lukemassa, kuinka helpoksi Koho on tehnyt käyttöönottoprosessin asiakkaalle: