Isännöintialan järjestelmäselvitys kertoo, että alalla kaivataan modernimpia ratkaisuja

Isännöintiliiton laatima vuoden 2024 isännöintialan järjestelmäselvitys toi esiin vakavia puutteita nykyisissä järjestelmissä. Moni isännöintiyritys kamppailee vanhentuneiden ja kankeiden järjestelmien kanssa, jotka eivät täytä tämän päivän vaatimuksia. Ongelmia aiheuttavat erityisesti järjestelmien yhteensopimattomuus, automaation puute ja tehottomat työkalut. Tämä aiheuttaa isännöitsijöille turhia viiveitä ja manuaalista työtä. Nykypäivän isännöintialan järjestelmät eivät siis vastaa kaikkia tarpeita ja selvityksen vastaajista 89 % oli sitä mieltä, että järjestelmiä pitäisi tulevaisuudessa kehittää nykyistä enemmän. Tähän on kuitenkin olemassa ratkaisu: moderni toiminnanohjausjärjestelmä.

Järjestelmäselvityksen vastaajista 42 % raportoi nykyjärjestelmissä kriittisiä puutteita

Selvityksessä jopa 42 % vastaajista totesi, että heidän järjestelmistään puuttuu keskeisiä toimintoja, kuten kattavat integraatiot ja tehokkaat automaatiotyökalut. Lisäksi raportointityökalujen puutteellisuus ja manuaalisen dokumentinhallinnan vaatimukset hidastavat yritysten toimintaa merkittävästi, mikä on selkeä merkki siitä, että isännöintialan on siirryttävä modernimpiin ratkaisuihin. Tämä siirtymä on siis välttämätön, jotta isännöintiyritykset voivat parantaa tehokkuuttaan ja vähentää resurssien tuhlausta.

Miten moderni toiminnanohjausjärjestelmä vastaa isännöintialan järjestelmäselvityksessä ilmenneisiin haasteisiin?

1. Parempi läpinäkyvyys ja reaaliaikainen tiedonkulku:
Tiedonkulun puute on yksi suurimmista isännöinnin ongelmista. Kun järjestelmät eivät keskustele keskenään, tieto jää vajavaiseksi. Moderni toiminnanohjausjärjestelmä yhdistää tiedon yhteen järjestelmään, mahdollistaen reaaliaikaisen pääsyn kaikkeen tarvittavaan tietoon. Näin parannetaan prosessien tehokkuutta ja päätöksentekoa.

2. Sujuvampi asiakaspalvelu:
Tehtävienhallinta ja tiketöinti ovat oleellisia isännöitsijöiden päivittäisessä työssä. Moderni toiminnanohjausjärjestelmä tarjoaa työkalut, joiden avulla hoidat asiakaspalvelupyynnöt nopeasti ja sujuvasti, mikä parantaa asiakastyytyväisyyttä ja nopeuttaa palvelua.

3. Vähemmän manuaalista työtä:
Vanhat järjestelmät vaativat usein paljon manuaalista tiedonsyöttöä, mikä vie arvokasta työaikaa. Automaatioon perustuva toiminnanohjausjärjestelmä hoitaa rutiinitehtävät puolestasi, kuten laskutuksen ja dokumenttien hallinnan, vapauttaen isännöitsijöille aikaa keskittyä tärkeämpiin tehtäviin.

4. Skaalautuvuus yrityksen kasvun mukana:
Kun isännöintiyrityksesi kasvaa, myös järjestelmän täytyy skaalautua sen mukana. Moderni toiminnanohjausjärjestelmä on suunniteltu niin, että se mukautuu yrityksesi tarpeisiin. Näin järjestelmä tukee liiketoimintaa pitkälle tulevaisuuteen, jolloin ei tule tarvetta järjestelmän vaihdolle.

Moderni toiminnanohjausjärjestelmä tarjoaa kokonaisuudessaan tehokkuutta ja yhteentoimivuutta

Moderni toiminnanohjausjärjestelmä integroi eri järjestelmät ja työkalut saumattomasti yhteen, mikä vähentää manuaalisen työn tarvetta ja tehostaa prosesseja. Kun kaikki tarvittava tieto liikkuu järjestelmien välillä ilman viivästyksiä, isännöitsijät voivat keskittyä tärkeämpiin tehtäviin, kuten asiakaspalveluun ja kiinteistöjen hallintaan.

Esimerkiksi Koho toiminnanohjausjärjestelmä tarjoaa laajat integraatiot, jotka yhdistävät taloushallinnon ja muiden keskeisten toimintojen tiedot yhteen järjestelmään. Tämä auttaa automatisoimaan prosesseja ja vähentää manuaalisen kirjaamisen tarvetta, jolloin isännöintiyrityksesi voi tehostaa toimintaansa merkittävästi. Lisäksi Kohon kehittyneet raportointityökalut tarjoavat helppokäyttöisiä ratkaisuja esim. toistuvien töiden seurantaan. Näin seuraat helposti suoritustilanteita ja näet suoraan, mitkä asiakastyöt on jo tehty ja mitkä ovat vielä tekemättä. Näet myös, mitkä työt on käsitelty laskutukseen ja mitkä odottavat vielä käsittelyä.

Yhteistyö asiakkaiden kanssa on elintärkeää

Toiminnanohjausjärjestelmä ei ole vain sisäisten prosessien tehostaja, vaan se parantaa myös asiakaskokemusta. Kohon Asiakasportaali mahdollistaa sujuvan viestinnän ja tiedonjaon taloyhtiöiden välillä. Portaaliin voidaan ladata tietoturvallisesti esim. hallituksen asiakirjoja ja pöytäkirjoja sekä taloustietoja. Tämä ei ainoastaan paranna asiakaspalvelun laatua, vaan vähentää myös isännöitsijän työtaakkaa, kun asiakkaat voivat itse löytää tarvitsemansa tiedot helposti.

Tehtävienhallinnan ja asiakaspalvelun sujuvuus ovat elintärkeitä isännöitsijöille. Moni isännöintiyritys kuitenkin kärsii tehottomista järjestelmistä, jotka eivät tue asiakaspalvelun tiketöintiä tai tehokasta tehtävienhallintaa. Kohon tiketöintijärjestelmä integroi asiakkaiden yhteydenotot ja palvelupyynnöt suoraan isännöitsijän työlistalle, jolloin tehtäviä voidaan priorisoida ja seurata helposti. Tiketöinti auttaa isännöintitoimistoasi vastaamaan asiakaspalvelupyyntöihin nopeasti ja tehokkaasti, mikä parantaa asiakastyytyväisyyttä.

Päivitä isännöintisi uudelle tasolle modernilla toiminnanohjausjärjestelmällä

Jos isännöintiyrityksesi kamppailee järjestelmäselvityksessä ilmenneiden haasteiden kanssa, niin nyt on oikea hetki siirtyä moderniin toiminnanohjausjärjestelmään, joka vastaa paremmin isännöintitoimintasi tarpeisiin. Oikealla järjestelmällä automatisoit prosesseja, integroit tiedot yhteen paikkaan ja parannat asiakaspalvelua tehokkailla työkaluilla, kuten asiakasportaalilla ja tiketöintijärjestelmällä.

Koho tarjoaa isännöintiyrityksellesi kattavat ratkaisut, jotka helpottavat päivittäistä työskentelyä ja tehostavat toimintoja. Meiltä löytyy isännöintialan tietämystä ja tarjoamme juuri oikeat toimintamallit isännöintiisi. Vastaamme yritysten kehittyviin tarpeisiin, josta esim. Isännöinti Vuorma, jolle ilmeni tarvetta parempaan asiakasviestintään juuri taloyhtiöiden hallitusten kanssa.

Koholta löytyi valmiiksi isännöintialan tietämystä ja olikin mukava huomata, että Koholla oli tarjolla hyviä ehdotuksia ja ratkaisuja, jotka soveltuvat juuri isännöintitoimistoille.

Henkilöstö- ja talousjohtaja Jouni Vuorma | Isännöinti Vuorma

Varaa siis ilmainen demo ja näe, miten Koho voi parantaa isännöintisi tehokkuutta ja asiakaskokemusta!