Digitaaliset järjestelmät tarjoavat mahdollisuuksia tilitoimistolle

Digitalisaatio on muuttanut ja tulee yhä muuttamaan taloushallinnon alan yritysten toimintaa. Suurin osa Suomen tilitoimistoista on kuitenkin melko pieniä. Alan muutoksen keskellä yrittäjä kenties pohtii, miten pysyä mukana kilpailussa suurten toimijoiden keskellä.

Suuressa yrityksessä on yleensä enemmän resursseja muutosten läpivientiin. Pienessä tilitoimistossa ongelmaksi voivat nousta järjestelmien kustannukset ja ajan löytäminen niiden käyttöönottoon. Onneksi tarjolla on pienellekin yritykselle sopivia ratkaisuja.

Digitaaliset työvälineet muuttavat kirjanpitäjän työnkuvaa

Digitalisaation myötä kirjanpitäjän työn uskotaan tulevaisuudessa keskittyvän yhä enemmän asiantuntijuuteen ja asiakaspalveluun. Taloushallinnon alan työntekijöiden kannattaa siis kehittää jatkuvasti asiantuntemustaan, mihin jää enemmän aikaakin, kun työvaiheita automatisoidaan digitaalisin työvälinein.

Digitalisaatio on jo muokannut tilitoimistojen työtapoja, mutta ala on yhä murroksessa. Tärkeintä tilitoimistolle on olla mukana kehityksessä, jos yritys haluaa menestyä myös tulevaisuudessa. Vaikka käytössä varmasti on jo sähköisiä työvälineitä, kannattaa ottaa selville, voiko työvaiheita yhä nopeuttaa ja automatisoida uusin järjestelmin.

Työnteko tehostuu, kun käyttöön otettavat digitaaliset työvälineet ovat yhteydessä toisiinsa. Eli tieto siirtyy automaattisesti järjestelmästä toiseen. Manuaalisen tiedonsiirron väheneminen tehostaa työntekoa ja vähentää virheiden mahdollisuutta.

Asiakkaiden odotukset ovat myös muuttuneet. He odottavat yhä nopeampaa toimintaa, parempaa tavoitettavuutta ja työn virheettömyyttä. Vaatimuksiin on helpompi vastata, kun yritys on mukana kehityksen kärjessä tai ainakin sen tuntumassa.

Entä sitten pienen tilitoimiston erityistarpeet?

Suuret kustannukset ja raskaat käyttöönottoprosessit eivät välttämättä ole mahdollisia pienessä tilitoimistossa. Onneksi digitaalisiin järjestelmiin voidaan panostaa myös kevyemmin ja vaiheittain. Ei kannata ajatella, että yksi järjestelmä voi hoitaa kaiken ja korvata jo käytössä olevat järjestelmät. Sen sijaan kokonaisuus kootaan useasta tiettyyn tehtävään tai tehtäviin erikoistuneesta järjestelmästä, jotka ovat keskenään yhteydessä.

Erityisesti pienen tilitoimiston kannattaa hankkia valmis järjestelmä, joka on räätälöitävissä oman yrityksen tarpeisiin. Käyttöönotto on usein hyvinkin vaivatonta ja nopeaa, ja myös kustannukset pysyvät hallinnassa. Uudet järjestelmät kannattaa valita sen mukaan, että kaikki voivat oppia niiden käytön vaivatta.

Järjestelmän toimittajan on myös tarjottava tukea sekä käyttöönoton aikana että sen jälkeen. Erityisesti pienessä yrityksessä on harvoin resursseja siihen, että tuki on yhden työntekijän vastuulla. Järjestelmän toimittaja osaa yleensä myös auttaa integraatioiden kanssa, jolloin uusi järjestelmä ei jää irralleen jo olemassa olevista digitaalisista ratkaisuista. Koko toimistosta on myös löydyttävä tahtotilaa työtapojen kehittämiseen. Työnantajan pitää varata aikaa siihen, että uudet järjestelmät tulevat tutuiksi. Kannattaa muistaa, että käytetty aika maksaa itsensä takaisin.

Lue myös: Järjestelmähankinnan 3 yleisintä harhaluuloa

Yhteenveto:

• Uudet työvälineet vähentävät manuaalista työtä.
• Töiden automatisointi mahdollistaa kirjanpitäjän työnkuvan laajenemisen asiantuntijuuteen ja asiakaspalveluun.
• Kannattaa pitää huolta, että uudet digitaaliset työvälineet ovat integroitavissa jo olemassa oleviin järjestelmiin.
• Markkinoilla on kevyesti käyttöönotettavia järjestelmiä, jotka ovat räätälöitävissä yrityksen tarpeisiin.
• Koho toiminnanohjaus auttaa tilitoimistoja töiden hallinnassa ja laskutuksessa. Järjestelmä on helposti integroitavissa esimerkiksi useisiin CRM-, taloudenhallinta- ja kalenterijärjestelmiin.

Lue myös: Bulletin paras vinkki on ottaa Koho käyttöön heti yrityksen alkutaipaleella

Kiinnostaako kuulla henkilökohtaisesti, kuinka Koho auttaisi yritystäsi? Tilaa meiltä maksuton esittely!