AVIn tarkastus tulossa – laita työajanseuranta kuntoon

AVIn tarkastus eli työsuojelutarkastus on tulossa, kääk. Varsinkin ensimmäisellä kerralla tarkastus on varsin jännittävää useimmille. Mitä pitäisi ottaa huomioon?

Työsuojelutarkastajan tulohan ei tarkoita sitä, että yritys olisi tehnyt jotain väärin, vaan yleensä kyse on rutiininomaisesta valvonnasta, jota tarkastajat tekevät. On myös hyvä tietää jo heti kättelyssä, että tarkastaja ei sakota, vaikka havaitsisi puutteita työpaikalla. AVIn tarkastaja on viranomainen ja se voi velvoittaa työnantajan korjaamaan puutteet tietyssä määräajassa. Seuraamuksia yritykselle tulee vasta sitten, jos tämän määräajan laiminlyö.

Työsuojelutarkastajat valvovat siis, että työsuojeluasiat on hoidettu lain vaatimalla tavalla ja valvonnan lisäksi sen tarkoitus on auttaa yritystä kehittämään työsuojelutoimintaansa ja työolojaan. Tarkastuksissa keskitytään muun muassa turvallisuusriskeihin, kuormittumisen hallintaan sekä työsuhteen vähimmäisehtoihin.

Näin tarkastus etenee

Työsuojelutarkastaja yleensä ilmoittaa pari viikkoa etukäteen yritykseen tulevasta tarkastuksesta. Tällöin sovitaan tarkastuksen ajankohta, ja työnantajalle jää aikaa varautua tarkastukseen ja kasata tarkastuksessa läpikäytävät asiakirjat valmiiksi. Etukäteen saatavassa tarkastusilmoituksessa kerrotaan tarkastettavat asiat ja mitkä asiakirjat olisi hyvä varata etukäteen valmiiksi. Tietyt työsuojelun perusasiat, esimerkiksi työnantajan lakisääteiset velvoitteet sekä alakohtaiset riskitekijät käsitellään lähes aina. Jos tarkastus on kohdennettu, tarkastaja käy läpi vain jonkin osan, esimerkiksi työaikakirjanpidon. Joskus erityistilanteessa tarkastus voidaan tehdä myös ilmoittamatta.

Yksi asia, joka käsitellään lähes aina on siis on työaikakirjanpito. Helpoiten sen asian hoidat sähköisellä työajanseurannalla, esimerkiksi Kohon kokonaisvaltaisella toiminnanohjauksella, johon sisältyy työajanseuranta tai helpolla sähköisellä työajanseurannalla, kuten Tuntikoneella. Molemmista saa kätevästi raportit ulos tarkastajaa varten.

Kaikkien yritysten kannattaa selvittää, mitä muuta työsuojelusäädökset vaativat omalla toimialalla ja vastaavan kokoisilta yrityksiltä ja yrityksen dokumentit kannattaa pitää kunnossa aina. Tällöin pääset tarkastusta edeltävänä aikana helpommalla. Tärkeimpiä työnantajan lakisääteisiä asiakirjoja asiantuntijayritysten näkökulmasta ovat:

• sopimukset: työsopimus sekä etätyösopimus ja liukuvan työajan sopimus
• työaikakirjanpito
• perehdyttämissuunnitelma
• työsuojelun ja työterveyshuollon toimintaohjelmat
• rekisteriseloste eli työsuhderekisteri

(tarkista kattava lista tyosuojelutarkastus.fi)

Tarkastaja käy asioita läpi tarkastuslistan mukaan. Hän esittää kysymyksiä siitä, miten asiat on järjestetty, mukaan lukien työn psykososiaaliset kuormitustekijät. Tarkastajat voivat myös keskustella työntekijöiden, varsinkin työsuojeluvaltuutetun kanssa sekä tekevät toimitiloja kierrellessään havaintoja esim. ergonomiaan liittyen. Pienistä puutteista tarkastaja antaa kertomuksessaan toimintaohjeet niiden korjaamiseksi. Jos puutteet ovat suurempia, tarkastaja antaa kehotuksen, jonka noudattamista hän valvoo ja voi tarvittaessa tehostaa joko uhkasakolla tai työnkeskeyttämis tai -lopettamisuhalla.

Yleisimmät epäkohdat työpaikoilla liittyvät AVIn mukaan siis työaikajärjestelyihin. Erityisesti tämä koskee niin sanottuja uusia toimialoja, muun muassa viestintä- ja ohjelmistoaloja. Esimerkiksi liukuva työaika ei useinkaan täytä lain vaatimuksia. Kohossa työntekijöille voidaan luoda varoitusrakenne, jossa liukumille on ns. tarkkailurajat, ja niiden ylittyessä työntekijälle, esimiehelle tms. valitulle henkilölle lähtee sähköposti.

Jos tarvitset hyvin pikaisesti ja helposti sähköisen, yksinkertaisen työajanseurannan työntekijöillesi, Tuntikone on sinun juttusi. Tuntikoneella seuraat myös työajan kertymiä ja ajat ulos raportteja valitsemillasi kriteereillä.

Kun AVIn tarkastus on tulossa, muista ainakin nämä:

• Tarkista, että lakisääteiset asiakirjat ja erityisesti työaikakirjanpito ovat kunnossa.
• Varmista, että työsuojeluvaltuutettu on läsnä tarkastuksessa.
• Mieti keiden muiden olisi syytä olla läsnä.
• Kuuntele AVIn huomioita yhteistyön hengessä ja ota opiksi ja noudata määräaikoja.
• Hyödynnä AVIlta saamasi tarkastuskertomus ja kehitä sen avulla yrityksen toimintaa.
• Helposti ja nopeasti saat työaikakirjanpidon kuntoon ottamalla käyttöön Tuntikoneen

Tuntikone on Kohon erillinen tuote työajanseurantaan ja aineiston siirtoon palkkahallintoon turvallisesti ja tehokkaasti. Tuntikonetta on erittäin helppo käyttää ja voit kokeilla sitä 30 päivää ilmaiseksi!

Lisää luet osoitteista tyosuojelutarkastus.fi ja tyosuojelu.fi. Työsuojeluviranomaiset auttavat sekä yrittäjiä että työntekijöitä myös puhelimitse neuvontanumerossa 0295 016 620, johon voi soittaa arkisin kello 9–15.

Sinua voisi kiinnostaa myös: Onko työajanseuranta pakollista yrityksille?