Asiantuntijayritys! Tehosta sähköistä myyntilaskutusta jopa 87 % toiminnanohjauksen avulla!

Yrityksen sähköinen myyntilaskutus on paljon tehokkaampaa, kun käytössä on kunnollinen järjestelmä automaatioineen. Koho-toiminnanohjausjärjestelmä on asiantuntijayrityksille kehitetty kevyt ja helppo työkalu, joka pitää huolen asiantuntijayrityksen töistä, projekteista ja laskutuksesta. Kohon avulla asiantuntijayritys tehostaa työajanseurantaa, tuntikirjausta, toistuvien töiden hallintaa, myyntilaskutusta ja raportointia.

Pari vuotta sitten teettämämme tutkimuksen mukaan asiantuntijayrityksistä 67 % laskuttavat tehdyt työt Excelin, sähköpostin ja muistiinpanojen avulla. Laskutusprosessia voidaan tehostaa merkittävästi automatisoimalla käsin tehtäviä työvaiheita. Vertasimme asiakkaamme kanssa perinteistä Exceleihin perustuvaa laskutustapaa Koho-toiminnanohjauksen avulla tapahtuvaan laskutukseen. Vertailussa otettiin huomioon kokonaislaskutukseen käytetty aika kaikkien laskujen osalta ja vertailun tulos oli mykistävä: Koholla laskuttaminen oli 87 % nopeampaa.

Sähköinen myyntilaskutus tehostuu automaatioilla

Laskutukseen käytetty aika vähenee, koska Kohon avulla henkilökunta merkitsee tekemänsä työt suoraan järjestelmään. Kohossa on tieto asiakkaiden laskutusperusteesta ja hinnoista, ja Koho hinnoittelee tuntikirjaajien työt sitä mukaan, kun töitä merkataan järjestelmään. Valmiit laskurivit siirtyvät laskuttajan näkymään, jossa niille voidaan tehdä tarvittaessa viimeistelyjä tai hyväksyä suoraan laskulle. Sopimuslaskutus tai toistuvaislaskutus automatisoituu Kohon avulla täysin – laskut hyväksytään lähetettäväksi sellaisenaan tai niihin voidaan lisätä tuntilaskutusta ja tuotteita. Nopeimmillaan hyvin tuotteistettu yritys hoitaa yhden laskun luonnin muutamassa sekunnissa.

Kohossa muodostettu laskutusaineisto siirretään rajapintaa pitkin taloudenhallintajärjestelmään, josta laskut lähetetään eteenpäin. Materiaalin mukana kulkeva tiliöinti-informaatio tekee kirjanpidon kirjaukset automaattisesti taloudenhallintajärjestelmässä, eikä manuaalista työtä tiliöintien eteen enää tarvita. Koho on mahdollista integroida useisiin kymmeniin eri järjestelmiin, jonka avulla myyntilaskutus helpottuu edelleen. Katso otos valmiista rajapinnoista tästä.

Excel-laskutuksen hinta

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttö tehostaa arkea monella tavalla. Esimerkiksi 300 asiakkaan yrityksessä laskutukseen käytettyä aikaa voidaan vähentää 17,5 tuntia kuukaudessa verrattuna manuaaliseen laskutukseen. Laskutuksen tehostamisessa säästetty 17,5 tuntia voidaan lisätä suoraan asiakastöihin, joka tuottaa yritykselle kuukaudessa yli tuhat euroa lisää laskutusta. Toiminnanohjausjärjestelmä myös poistaa riskin laskutettavien tuntien kadottamisesta ja vähentää merkittävästi tiedon etsimiseen käytettyä aikaa.

Excel-laskuttamisen heikkouksia

Excel-tiedostoja yhdistellään tai säilytetään verkkolevyllä. Tässä riskinä on tiedon katoaminen tai tiedon päälle tallentaminen. Kohossa tuntikirjaajien työt hinnoitellaan automaattisesti asiakaskohtaisten hintojen mukaan ja järjestelmä luo valmiita laskuja käsitellyistä tapahtumista. Yhtään laskua ei tarvitse luoda manuaalisesti.

Lue myös: Excelin käytön riskit ja miten taklata ne

Laskutusmateriaalia saattaa kadota manuaalisen tiedon siirtämisen yhteydessä Excelin ja taloudenhallintajärjestelmän välillä. Kohon avulla varmistat että kaikki laskutusmateriaali päätyy laskulle. Laskutusmateriaalia ei voi poistaa vahingossa, eikä samaa tietoa tarvitse kirjata useaan järjestelmään, koska laskut siirtyvät Kohosta suoraan taloudenhallintajärjestelmään. Laskujen luonti tyhjästä tai vanhojen laskujen kopiointi pohjaksi on aikaa vievää ja voi pahimmassa tapauksessa johtaa virheellisiin laskuihin. Koho luo laskuja automaattisesti asetettujen sääntöjen mukaan. Vaihtoehtoisesti laskuttaja voi koostaa laskut erilaisten tapahtumien ja tuntikirjausten perusteella. Näin kaikki laskutettava päätyy varmasti laskulle ja vältytään virheiltä ja unohduksilta.

Excel-laskutus ei myöskään anna kattavia raportteja asiakkaista, toistuvista töistä tai työntekijöistä. Kohossa on reaaliaikaiset raportit, joiden avulla johdat yritystäsi, asiakkaitasi ja henkilökuntaasi.

Lue myös: Järjestelmähankinnan 3 yleisintä harhaluuloa

Haluatko kuulla lisää Kohosta ja nähdä kuinka sähköinen myyntilaskutus toimii järjestelmässä? Tilaa ilmainen etädemo alla olevasta linkistä.