Asiantuntijayrityksen 6 tärkeintä järjestelmää

Arkea helpottavat järjestelmät ovat tehokkaan työskentelyn edellytys asiantuntijayrityksessä. Erilaisia järjestelmiä on markkinoilla paljon, joten voi olla vaikea erottaa, mitkä niistä ovat tärkeitä.

Moni toivoo löytävänsä taianomaisen järjestelmän, joka hoitaa kaiken asiakkuudenhallinnasta sisäiseen viestintään. Yksi järjestelmä ei kuitenkaan voi olla paras mahdollinen kaikilla osa-alueilla. Nykyään järjestelmät ovat niin hyvin integroitavissa keskenään, ettei siihen edes ole syytä pyrkiä. Kokonaisuus kannattaa koota useammasta ketterästä järjestelmästä, joista jokainen on erikoistunut tiettyyn osa-alueeseen.

1. Projektinhallintajärjestelmä

Projektinhallinta- tai toiminnanohjausjärjestelmällä seuraat projektien aikataulua ja resursointia. Järjestelmässä projektien tilanne nähdään aina myynnistä laskutukseen saakka, ja kaikkea projekteihin liittyvää voidaan tarkkailla samassa paikassa. Kaikki asianosaiset pysyvät perillä tilanteesta eikä tietoa pääse katoamaan esimerkiksi sähköpostien uumeniin. Nykyaikaiseen toiminnanohjausjärjestelmään voidaan räätälöidä juuri ne ominaisuudet, joita yrityksessä tarvitaan.

Lue myös: Projektikysely: Edelleen noin neljäsosa projektiyrityksistä toimii ilman kunnollista projektijärjestelmää – Näin hoituu työaika, resursointi ja laskutus projektiyrityksissä

2. Ohjelma uutiskirjeen lähetykseen

Uutiskirjeiden lähettämiseen erikoistunut ohjelma helpottaa sähköpostimarkkinointia ja asiakasviestintää. Asiakkaasi ja muut uutiskirjeen tilaajat pysyvät ajan tasalla yrityksen tapahtumista. Uutiskirjejärjestelmään voidaan tehdä asiakassegmenttejä, jotka mahdollistavat kohdennetumman sähköpostimarkkinoinnin. Yksi suosituimmista uutiskirjejärjestelmistä on Mailchimp.

3. Ohjelma liidien tuottamiseen ja seurantaan

Laadukkaiden liidien löytäminen on avainasemassa jokaisen yrityksen myynnin kasvattamisessa. Nykyään on saatavilla työkaluja, jotka auttavat luomaan myyjille liidejä. Esimerkiksi suomalainen Leadfeeder tunnistaa yrityksen verkkosivujen kävijät ja seuraa, mitä he tekevät sivustolla. Näin hankitut liidit ovat jo lähtökohtaisesti kiinnostuneita yrityksesi palveluista.

4. Pikaviestisovellus

Pikaviestisovellus auttaa työpaikan sisäisessä viestinnässä. Etätöitä tehdessä on myös tärkeää, että käytössä on toimiva kanava nopeaan viestintään. Pikaviestipalvelu Slackissa voi esimerkiksi muodostaa avoimia ja yksityisiä ryhmiä, joissa voidaan käsitellä esimerkiksi tiettyyn projektiin kuuluvia asioita.

5. CRM

Asiakkuudenhallintajärjestelmä eli CRM on yksi asiantuntijayrityksen tärkeimmistä työkaluista. Sen avulla kaikki pysyvät ajan tasalla asiakkaiden kokonaistilanteesta. CRM ja etenkin sen ahkera käyttö auttavat säilyttämään asiakkaisiin hyvät suhteet ja olemaan heihin yhteydessä oikeaan aikaan. Asiakkaiden lisäksi CRM auttaa pitämään kirjaa liideistä ja muista kontakteista. Se toimii sekä myynnin että asiantuntijoiden työkaluna.

Joissain toiminnanohjaus- ja projektinhallintajärjestelmissä CRM on valmiina, jolloin erillistä järjestelmää ei tarvita. Näin on esimerkiksi Kohossa. Jos vanha CRM halutaan pitää käytössä, kannattaa varmistaa sen olevan integroitavissa uusiin järjestelmiin.

Lue myös: Näin helposti teet tarjoukset Kohossa

6. Tikettijärjestelmä

Tikettijärjestelmä on asiakaspalvelun työkalu, jossa pidetään kirjaa palvelupyynnöistä. Tikettijärjestelmässä eri kanavista tulevat yhteydenotot ovat samassa paikassa. Kaikki yhteydenotot ja kontaktit näkyvät kaikille asianosaisille, joten tietoa ei pääse katoamaan eikä asiakaspalvelussa tehdä päällekkäistä työtä.

Lue myös: Asiantuntijayritys! Tehosta myyntilaskutusta jopa 87 % toiminnanohjauksen avulla!

Koho toiminnanohjaus tarjoaa ratkaisut muun muassa projektin- ja asiakkuudenhallintaan. Se on integroitavissa useiden eri järjestelmien kanssa. Tilaa meiltä maksuton esittely!