Asiantuntijatyön johtaminen kannattavasti on suoriutumisen ja hyvinvoinnin tasapainotusta

5,8 miljoonaa työpäivää, eli 26 000 henkilötyö­vuotta menetettynä ja kuluina vähintään miljardi euroa vuodessa. Syynä pitkät mielenterveys­perusteiset sairauspoissaolot, kertoo Kansaneläkelaitos. Yksi tapa saada tämä huolestuttava ja kasvava tilasto laskusuuntaan on huomion kohdistaminen esihenkilö­työhön, sillä asiantuntijatyön johtaminen suunnitelmallisesti on keskeistä paitsi kannattavuudelle, myös työssä jaksamiselle – näiden symbioosi on monessa organisaatiossa unohtunut näkökulma. Viime vuosien YT-neuvottelut ja leikkaukset ovat koetelleet monia organisaatioita; voisiko strateginen panostus johtamiseen ja henkilöstön jaksamiseen olla ratkaiseva askel kohti kestävää kasvua?

Resursoi oikein ja ehkäise kuormituksen kasaantuminen

Jos resursointiin ei kiinnitetä huomiota, tuloksena on helposti ylikuormittuneita tiimiläisiä, osaamis­vajetta tehtävillä, viivästyneitä projekteja ja tyytymättömiä asiakkaita. Valitettavasti joissain yrityksissä edelleen tarkistetaan projektin vaatimat asiantuntija­resurssit vasta sopimuksen solmimisen jälkeen – tällöin ollaan jo valmiiksi kivikkoisella polulla. Vahvista projektille oikea osaaminen heti alusta alkaen ja parannat myös sen lopputulosta.

Yksi tärkeimmistä asiantuntijatyön johtamisen tehtävistä on huolehtia siitä, että oikeat asiantuntijat ovat kiinnitetty sopiviin rooleihin ja heillä on realistinen työkuorma. Työn onnistuminen riippuu usein juuri siitä, miten hyvin kukin työntekijä pystyy keskittymään ydin­tehtäviinsä ilman jatkuvaa yli- tai alikuormitusta.

Tehtävien jakautumisen optimoinnin lisäksi resursoinnin ytimessä on myös työn laadun ja tehokkuuden varmistaminen pitkällä aikavälillä:

• Jaa tehtävät henkilöstön osaamisen mukaan, jotta vältät osaamis­vajeista johtuvat virheet ja hitauden.
• Resursoi ennakoivasti tietääksesi varmuudella, että projekti saa oikeat osaajat ilman burnoutin vaaraa.
• Perusta resursointi­päätökset dataan, älä mutuun. Tunnistat pullonkaulat ja optimoit resurssien käyttöä pitkällä tähtäimellä.

Resursoinnissa tulisi aina pystyä ennakoimaan tulevaa. Huolehdi siis, että käytössäsi on työkalu, jonka avulla tunnistat kuormituspiikit ja varmistat, että tiimillä on riittävät valmiudet niihin. Älä jätä resursseja äärirajoille, sillä joustovara on ratkaisevan tärkeä ad hoc -tehtävien ja odottamattomien tilanteiden hallitsemiseksi.

Lue myös: Kuormituskalenteri on avain tehokkaampaan henkilöresursointiin ja hyvinvoivaan työyhteisöön →

Työkuormituksen hallinta ja asiantuntijatyön johtaminen käyvät käsi kädessä

Suunnitelmallinen resursointi edeltää tehokasta kuormituksen hallintaa, mikä näkyy sekä tiimin hyvinvoinnissa että tuloksellisuudessa. Työntekijöiden jaksaminen heijastuu suoraan heidän suoriutumiseensa, ja siksi kuormitustasojen tarkkailu on yksi tärkeimmistä esihenkilön tehtävistä. Muista, että työkuormituksen hallinnassa ei ole kyse vain ylikuormituksen ehkäisemisestä, vaan myös alihyödyntämisen välttämisestä. Osaamista aliarvioivat tehtävät voivat olla yhtä uuvuttavia kuin liian raskas työmäärä.

Käy säännöllistä vuoropuhelua tiimisi kanssa kuormituksesta ja jaksamisesta, jonka lisäksi lue rivien välistä datan avulla. Digitaaliset työkalut voivat tarjota arvokasta dataa siitä:

• missä resurssit ovat alimitoitettuja
• missä tiimi venyy liikaa
• miten yksittäinen työntekijä jaksaa (mm. sairauspoissaolot, työajan poikkeamat, työskentelytavat)

Varhaisen puuttumisen malli auttaa tunnistamaan mahdolliset ongelmakohdat jo ennen kuin ne eskaloituvat, tarjoten keinoja ennalta­ehkäiseviin toimenpiteisiin. Usein pienet muutokset, kuten tehtävien uudelleen­järjestely, priorisointien kirkastaminen tai resurssien joustava uudelleen­kohdentaminen, voivat merkittävästi keventää painetta ja parantaa hyvinvointia.

Suunnittele aikataulut realistisesti

Houkutus luvata asiakkaalle maat ja taivaat voi olla suuri, mutta tämä lähestymis­tapa kostautuu pitkällä tähtäimellä. Ylilupaaminen johtaa aikataulu­ongelmiin, resurssipulaan ja pettymyksiin sekä tiimin että asiakkaan näkökulmasta. Pitkäaikainen asiakas on paras asiakas asiantuntijatyössä, ja siihen päästään vain realistisella suunnitelmalla, erinomaisella kommunikaatiolla, ja asiantuntijatyön tarkoituksen­mukaisella johtamisella.

Realistisen aikataulun laatiminen ei ole vain tehtävien jakamista tietylle aikavälille, vaan nimenomaan riskien huomioimista ja joustavuuden rakentamista. Hyödynnä tässä dataa: miten aikataulut ovat toimineet vastaavissa projekteissa, ja mitä olisi voitu tehdä paremmin? Kun lupaukset ovat realistisia ja perustuvat todellisiin resursseihin, asiakastyytyväisyys lopulta kasvaa, koska odotukset ja toteutumiset vastaavat toisiaan.

Lue myös: Ketterä projektinhallinta: kuinka PSA-järjestelmät ovat hyödyksi →

Asiantuntijatyössä aikataulut ovat aina hieman liukuvia, mutta hyvä johtaja tunnistaa riskitekijät ja osaa luoda realistiset, joustavat raamit:

• Varmista, että jokainen tiimiläinen on ajan tasalla: projektin laajuus, oma rooli, aikataulu, välitavoitteet ja toivottu lopputulos.
• Listaa mahdolliset viivästysten tai kustannus­ylitysten aiheuttajat ja suunnittele, miten niihin reagoidaan.
• Suunnittele laskutustavat mahdollisimman tarkasti, ja automatisoi se sovitun mukaisesti.
• Seuraa välitavoitteita ja pidä säännöllisiä katselmuksia, joissa varmistetaan, että projekti etenee oikeaan suuntaan.
• Opettele iteratiivinen kehittäminen: aikatauluja ja prosesseja on usein syytä päivittää matkan varrella – aikataulusta on hyvä varata pieni ”häiriövara” odottamattomille muutoksille.
• Varmista tehokas kommunikaatio asiakkaan kanssa
  • Esimerkiksi Projektiportaalin avulla pystyt tekemään yhteistyötä projektilla asiakkaan kanssa reaaliaikaisesti

Aikataulutus on helppo nähdä vain hallinnan välineenä, mutta ennen kaikkea se on tapa luoda ennakoitavuutta ja luottamusta sekä tiimissäsi että sidosryhmissä.

Minimoi työn vuodot ja kasvata kannattavuutta

Kiinnitä erityistä huomiota laskutettavan työn osuuteen. Monessa asiantuntija­organisaatiossa on yleistä, että osa tehdystä työstä jää laskuttamatta. Tämä voi johtua esimerkiksi epätarkasta ajanseurannasta, asiakkaan kanssa sovittujen lisätehtävien unohtamisesta laskuttaa, epäselvistä projekti­sopimuksista tai ihan vain käytössä olevien järjestelmien kankeudesta. Jokainen tällainen “vuoto” heikentää projektin kannattavuutta ja voi kasautuessaan vaikuttaa merkittävästi yrityksen taloudelliseen tulokseen.

Lue myös: Laskutus on edelleen ongelmallista yrityksille, kertoo tuore tutkimus →

Laskutettavan työn vuodot vaikuttavat paitsi kannattavuuteen, myös työntekijöiden hyvinvointiin kolmella keskeisellä tavalla:

1. Työmäärän tasapainottaminen kärsii.
   Kun laskutettava työ jää kirjaamatta, syntyy näkymätöntä työtaakkaa, joka kuormittaa työntekijöitä. Tämä voi lisätä stressiä ja johtaa siihen, että työn todellinen määrä ei vastaa kirjattua suoritusta.
2. Läpinäkyvyyden ja luottamuksen heikentyminen.
   Kun organisaatiolla on selkeät käytännöt työn kirjaamisesta ja laskutuksesta, työntekijät kokevat, että heidän panoksensa tunnistetaan ja arvostetaan. Epäselvät käytännöt voivat sen sijaan rapauttaa luottamusta johtoon ja luoda epävarmuutta.
3. Resursoinnin ja palkitsemisen vinoutuminen.
   Ilman tarkkaa seurantaa voi syntyä tilanne, jossa työmäärää ei osata jakaa oikeuden­mukaisesti. Tämä voi johtaa epäreiluuteen ja siihen, että osa työntekijöistä kantaa suuremman taakan ilman asianmukaista tunnustusta tai korvausta.

Vältä näitä ongelmia hyödyntämällä tarkkoja tuntikirjaus- ja projektinhallinta­järjestelmiä, jotka dokumentoivat työnkulut ja tunnit läpinäkyvästi. Älä aliarvioi järjestelmän monipuolisuuden ja helppo­käyttöisyyden merkitystä: helpot ja tilanteeseen sopivat kirjaustavat edesauttavat niiden tarkkuutta. Selkeät projektisopimukset, joissa määritellään laskutuksen periaatteet ja mahdolliset lisätyö­kustannukset, ehkäisevät epäselvyyksiä ja varmistavat, että kaikki tehty työ tulee asianmukaisesti laskutetuksi.

Varmista myös, että laskutuksen ja projekti­seurannan välillä on saumaton yhteys, jottei mikään jää kirjaamatta ja siten laskuttamatta. Tämä paitsi parantaa projektien taloudellista tulosta, se lisää myös läpinäkyvyyttä ja luottamusta sekä asiakkaiden että tiimin keskuudessa.

Asiantuntijatyön johtaminen on olennainen osa työhyvinvointia ja kannattavuutta

Työntekijöiden hyvinvointi ja suoriutuminen eivät ole vastakkaisia tavoitteita, vaan ne kietoutuvat tiiviisti yhteen. Hyvinvoiva työntekijä suoriutuu paremmin, ja hyvä asiantuntijatyön johtaminen tukee tätä kehää. Kun esihenkilönä tunnistat työssä jaksamisen ja tuloksellisuuden välisen yhteyden, voit rakentaa työyhteisön, jossa jokaisella on mahdollisuus loistaa ilman pelkoa uupumisesta.

Tämä artikkeli on vain pintaraapaisu aiheeseen, mutta hyvä johtaminen kiteytyy loppujen lopuksi suunnitelmallisuuteen, inhimillisyyteen ja hyviin järjestelmiin, jotka antavat dataa päätöksenteon tueksi ja selkeyttä prosesseihin. Organisaatioiden on viimeistään nyt avattava silmät asiantuntijatyön johtamisen merkitykselle paitsi tuloksen tekijänä, myös pysyvämmän hyvinvoinnin ja sitoutumisen rakentajana.

↓

Lue seuraavaksi: Asiantuntijayrityksen kannattavuus paranee näillä kahdella raportilla →

Tehokkaat, helppokäyttöiset ja yrityksesi yksilölliseen toimintaan sopeutuvat PSA-järjestelmät helpottavat valtavasti asiantuntijatyön johtamista. Koho on sellainen, asiakkaan näköinen toiminnanohjaus­järjestelmä. Tutustu siihen henkilökohtaisesti etäesittelyssä: