Projektien riskienhallinta – 5+1 vinkkiä

Monet yritykset toimivat projektiluonteisesti tai tekevät vähintääkin sisäisiä kehitysprojekteja, jos ei muuta. Projektien onnistuminen on sitä parempi, mitä paremmin ne on suunniteltu. Yksi projektin onnistumiseen vaikuttava tekijä on riskienhallinta.

Projektin tunnusmerkki on se, että sillä on tavoite, aikataulu ja budjetti sekä vastuullinen johto ja henkilöstö. Tyypillisessä PK-yrityksen projektissa tehdään ensin hieman kehittelytyötä tai räätälöintiä, jotta asiakkaan toivoma tuote tai palvelu voidaan toimittaa.

Projektien riskit liittyvät usein aikaan tai rahaan, joita molempia on usein rajallisesti ja siihen, että juuri projektin kertaluonteisuuden vuoksi osa asioista on aina uusia: uusi työryhmä, uusi asiakas tai uusi tuote. Lisäksi resursseista kilpailevat usein myös yrityksen muut projektit.

Käymme tässä blogikirjoituksessa läpi muutaman vinkin projektien yleisen tason riskienhallintaan. Seuraavassa kirjoituksessa pureudumme enemmän itse riskeihin ja niiden minimoimiseen.

1. Arvioi riskejä ennalta ja tunnista kriittisimmät

Tunnista oman projektisi kannalta kriittisimmät riskit ja luo niitä varten varasuunnitelma.

On tärkeää tunnistaa riskit ja tehdä niistä tietoinen päätös sen sijaan että toivoo ja luottaa ettei mitään pahaa tapahdu. Jos kyseessä on asiakkaalle tehtävä projekti, selvitä tarkasti ainakin:

• Mitä asiakas todella haluaa? Mikä on hänelle tärkeintä?
• Kyetäänkö asiakkaan tarpeisiin vastaamaan?
• Tuntevatko myyjät yrityksen tuotteiden todelliset ominaisuudet tai niiden realistiset kehittämismahdollisuudet eivätkä lupaa liikoja aikataulullisesti tai sisällöllisesti?

2. Panosta sopimukseen ja realistisiin lupauksiin

Sopimus kannattaa aina tehdä ja toimittajan tulee huolehtia siitä, että projektin vastuut ja velvoitteet ovat järkevässä taloudellisessa tasapainossa.

3. Mieti ajan ja rahan suhteita

• Saadaanko sijoitetulle rahalle riittävä tuotto?
• Onko tilaajan luottokelpoisuus selvitetty?

Allokoi aikaa muutoksille ja tehosta projektinhallintaa ja kustannuksia kunnollisen järjestelmän avulla.

Lue myös: Mitä onnistunut projektisuunnitelma sisältää?

4. Projektin vetäminen ja projektiin liittyvien tekijöiden parantaminen

Itse projektiin liityvissä tekijöissä kannattaa miettiä ainakin seuraavia asioita:

• Onko projektilla tarpeeksi kokenut vetäjä?
• Mitä tapahtuu, jos hän vaihtaa työpaikkaa tai sairastuu?
• Onko työntekijöillä aikaa osallistua projektin tekemiseen?
• Uhkaako projekti muiden sovittujen toimitusten toteuttamista?

Projektin kannalta ei riitä, että sitä viedään eteenpäin perustasolla, vaan onnistuneessa projektissa kiinnitetään koko ajan huomiota myös sillä hetkellä ”näkymättömiin” asioihin ja yritetään parantaa myös niitä.

Lue myös: Projektiseuranta – tee kannattavampia projekteja

5. Tiedonkulku ja viestintä

Mitä aktiivisemmin viestit projektista sekä tiimin kanssa, että asiakkaalle, sitä paremman vastaanoton saat ja konfliktienkin esiin noustessa niiden selvittäminen on helpompaa. Yritä siis luoda rennot ja mutkattomat välit kaikkiin ja viestiä mahdollisimman paljon. Monissa projektinhallintajärjestelmissä on nykyisin jopa sisäänrakennettuja keskustelukanavia tätä helpottamaan.

Lue myös: Miten parantaa asiakasviestintää

+1 Projektin päättäminen ja oppiminen

Harva projekti loppuu toimitukseen. Asiakas voi tarvita apua tuotteen käyttöönotossa tai hän voi tarvita jatkuvaa tukea tuotteen käyttöön. Onko siihen resursseja? Mitä sopimukseen on kirjattu projektin päättämisestä, viimeisen maksuerän suorittamisen ehdoista tai mahdollisten erimielisyyksien sopimisesta? Myös muut projektin jälkihoitoon liittyvät tehtävät kannattaa hoitaa huolellisesti maaliin asti ennen kuin syöksyy täysillä uuteen.

Suosittelemme ottamaan myös muutaman hetken sen miettimiseen, mitä tästä opittiin. Vastaavien projektien ongelmista kannattaa nimittäin ottaa oppia seuraavaan! Onnistunutta projektia on myös helppo kopioida vastaavanlaiseen toiseen projektiin ja tehdä tarvittavat muutokset. Näin ei jokaista projektia tarvitse aloittaa aivan alusta.

Kohon projektinhallinta tarjoaa mahdollisuuksia erikokoisille yrityksille. Lue lisää:

Mikäli haluat jutella aiheesta henkilökohtaisesti, olemme täällä sinua varten! Voit varata aluksi vaikka vain 15 min soittoajan.