5 syytä vaihtaa projektinhallintajärjestelmää

Projektinhallintajärjestelmän tehtävä on selkeyttää yrityksen toimintaa. Sen tulee helpottaa työntekijöiden arkea ja auttaa heitä seuraamaan omien projektiensa edistymistä. Ajanmukainen projektinhallintajärjestelmä tukee deadlineissa pysymistä toimien samalla viestintäkanavana projektiin osallistuvien kesken. Kuulostaako utopistiselta?

Siinä tapauksessa on mahdollista, ettei yrityksen käytössä oleva projektinhallintajärjestelmä ole paras mahdollinen ja on aika harkita muutosta. Tässä on päätöksen tueksi viisi selkeää merkkiä siitä, että kannattaa luopua vanhasta projektinhallintajärjestelmästä ja siirtää katse kohti uusia mahdollisuuksia.

1. Nykyinen projektinhallintajärjestelmä ei ole räätälöitävissä

Tilanteet yrityksissä muuttuvat ja elävät. Siksi projektinhallintajärjestelmän on oltava räätälöitävissä tarpeiden muuttuessa. Kenties nykyinen järjestelmä palveli yrityksen vaatimuksia käyttöönoton aikaan, mutta projektien monipuolistuessa ja yrityksen kasvaessa se ei enää taivukaan uusiin työskentelytapoihin. Järjestelmässä saattaa myös olla ylimääräisiä ominaisuuksia, joille ei ole käyttöä. Projektinhallintatyökaluun pitäisi saada valittua juuri ne ominaisuudet, joita yritys tarvitsee. Jos järjestelmä ei sovi yrityksen toimintamalliin, kyseisen järjestelmän käytöstä voi olla enemmän vaivaa kuin hyötyä.

2. Palvelun toimittajalta ei saa tukea

Projektinhallintajärjestelmän toimittajalta tulisi saada tukea sekä käyttöönoton aikana että myöhemmin. Jos järjestelmään tarvitaan esimerkiksi muutoksia, asiantuntijan tulisi olla sähköpostin, puhelinsoiton tai chat-viestin tavoitettavissa. Jokaisesta avunpyynnöstä ei pitäisi joutua maksamaan erikseen. Uutta järjestelmää valittaessa kannattaakin tarkistaa, mikä määrä tukea ja koulutuksia palveluun sisältyy.

Lue myös: Näin otat järjestelmän sujuvasti käyttöön

3. Järjestelmä vie paljon aikaa ja rahaa

Meneekö uusilla käyttäjillä paljon aikaa järjestelmän opetteluun? Nykyaikaisen projektinhallintajärjestelmän pitäisi olla niin selkeä, ettei tarvitse olla teknisesti erityislahjakas oppiakseen sen käytön kohtuullisessa ajassa. Pahimmassa tapauksessa tuhlautuu muidenkin työntekijöiden aikaa, jos uutta käyttäjää on toistuvasti opastettava. Järjestelmä tulee tällöin nopeasti kalliiksi. Monet markkinoilla olevat projektinhallintajärjestelmät ovat myös hintavia eikä hinnoittelu välttämättä ole läpinäkyvää. Kannattaa varmistaa, että uusi järjestelmä on helppo ottaa käyttöön ja hinta on kohdallaan.

Sinua saattaisi kiinnostaa myös:
Järjestelmähankinnan 3 yleisintä harhaluuloa

4. Tietoturvaongelmat tai viat

Tietoturvaongelmat tai toistuvat viat ovat selkeä hälytysmerkki projektinhallintajärjestelmässä. Jatkuvasti ongelmia aiheuttava järjestelmä syö paljon arvokasta työaikaa. Jos tietoturva ei ole vaaditulla tasolla, ongelma on merkittävä myös yrityksen asiakkaiden näkökulmasta. Järjestelmässä pitäisi esimerkiksi olla helppo määrittää, kuka saa käsitellä mitäkin tietoja.

Lue lisää asiantuntijayrityksen tietoturvasta.

5. Järjestelmä ei täytä nykypäivän vaatimuksia

Nykyinen projektinhallintajärjestelmä on kenties otettu käyttöön aikana, jolloin markkinoilla ei vielä ollut yhtä paljon vaihtoehtoja kuin nykyään. Jos järjestelmää ei ole kehitetty pitkään aikaan, se tuskin yltää parhaalle mahdolliselle tasolle. Yksi tärkeimmistä asioista nykyaikaisessa projektinhallintajärjestelmässä on sen helppo integroitavuus muihin käytössä oleviin järjestelmiin. Tietojen pitää siirtyä vaivatta järjestelmästä toiseen ilman ylimääräisiä sivusoftia ja Exceleitä.

Kannattaa muistaa yhden järjestelmän harvoin olevan hyvä kaikilla osa-alueilla. Siksi kokonaisuus on järkevää koota pienemmistä ja ketterämmistä järjestelmistä, joista kukin hoitaa jonkin osa-alueen hyvin.

Kuulostivatko edellä mainitut ongelmat tutuilta? Jos uuden projektinhallintajärjestelmän hankinta on ajankohtaista, ota meihin yhteyttä niin keskustellaan kuinka Koho sopisi teille!