5 syytä, miksi Excel projektinhallinta ei ole paras vaihtoehtosi
Excel on loistava työkalu moneen asiaan, mutta jos olet käyttänyt Exceliä projektinhallintaan, olet varmasti törmännytkin jo sen lukuisiin hankaluuksiin aina rikkimenneistä kaavoista ja deletoituneesta datasta lähtien. Excel projektinhallinta ei siis ole paras vaihtoehtosi.
Usein organisaatiot eivät halua investoida erilliseen projektinhallinnan ohjelmistoon, vaan käyttävät valmiita tarjolla olevia järjestelmien osia, jotka eivät toimi tilanteessa kunnolla tai yrittävät luoda monimutkaisia pohjia Exceliin.
Katsotaanpa 5 syytä, miksi Exceliä ei kannata käyttää projektinhallintaan.
1. Excel on aikasyöppö
Riippuen yksittäisten projektien monimutkaisuudesta ja hallinnoitavien projektien määrästä, Excelin kanssa kuluu usein paljon aikaa, kun yrität löytää oikean tiedon, päivittää sen, tuplatsekata sen jne.
Ja koska Excel sopii vain tietynlaiselle datalle, täytyy erilliset dokumentit olla kuitenkin muualla. Esimerkiksi projektiin liittyvät sopimukset tai projektin statusraportit. Kokonaiskuvan saaminen projektista muuttuu siis mahdottomaksi.
2. Väärä tieto
Excel taulukot ovat persoja virheille, erityisesti jos useampi ihminen käyttää samaa Excel-taulukkoa. On mahdotonta tietää, työskenteletkö viimeisimmän version parissa, ovatko kaavat oikein tai onko joku tieto vahingossa ylikirjoitettu tai korvattu.
Tämä selkeyden puute on erityisen hankalaa tarkasti säädellyillä aloilla kuten taloushallinto tai terveydenhoito.
Ihmisten toimintatavat myös vaihtelevat taulukon kanssa. Joku saattaa vahingossa tallentaa viimeisimmän version omalle koneelleen ennen lomalle lähtöä, jolloin projekti saattaa keskeytyä vaikka viikoiksi! Haasteena on myös se, että kenelläkään ei ole selkeää vastuuta taulukosta, eli kukaan ei tarkista, että syötetty data on oikeaa.
3. Projektin edistymisen seuranta on hankalaa
Kun kaikki projektiin liittyvä ei tapahdu samassa paikassa, et saa projektista kokonaiskuvaa etkä välttämättä huomaa riskejä, deadlineja tai resurssien puutetta. Tämän myötä myös päätöksenteko vaikeutuu. Excel ei siis todellakaan ole paras projektityökalu.
Lue myös blogi: Projektisuunnitelman luominen Kohossa
4. Liikaa tietoa – too much information, thanks!
Eri tiimin jäsenet tai osallistujat tarvitsevat erilaista tietoa projektista. Kun pystyt luomaan jokaiselle käyttäjälle hänelle räätälöidyn näkymän omilla hallintapaneeleilla, kaikki näkevät vain itselle tärkeät asiat, eivätkä toisaalta pääse sekoittamaan pakkaa muilta osin. Tätä ei Excelillä pysty tekemään, vaan kaikki näkevät saman näkymän.
Tämä tarkoittaa myös sitä, että jälleen aikaa kuluu turhaan, kun yksittäinen henkilö yrittää selvittää, mikä on juuri hänelle olennaista.
5. Kollaboraation puute
Excelistä ei löydy kollaboraatiotyökaluja, kuten keskusteluseinää tai -seurantaa, tiedostojen jakoa tai tehtävälistausta. Tiimiläiset eivät pysty helposti seuraamaan omia tehtäviään tai mitä heidän täytyy tehdä seuraavaksi. He eivät myöskään tiedä projektin yleistä statusta tai jos jollain toisella tiimiläisellä on haasteita omien tehtäviensä kanssa.
Mitä seuraavaksi?
Nyt kun tiedät, että Excelillä ei kannata hallinnoida projekteja, tiedät myös mitä tehdä seuraavaksi. Vaihtoehto no.1 on käydä seuraavaksi lukemassa koontiblogi projektinhallintaohjelmiston hankinnasta.
Vaihtoehto no.2:n avulla pääset suoraan vauhtiin: ota samantien yhteyttä Kohon asiantuntijaan niin laitetaan teille projektihommat kuntoon! Look no more, take Koho.
Valitsemalla Kohon projektinhallinnan:
- saat suomalaisen, jatkuvasti kehittyvän järjestelmän
- pilvipalvelun helppouden
- kirjaat työaikaa
- suoraviivaistat yrityksesi prosessit
- minimoit manuaalisen työn
- Laskutat projektit, tuntityöt ja sopimukset monipuolisesti
- Teet projektin suoraan tarjouksesta ja automatisoit sopimuslaskutuksen
- Seuraat projekteja vaiheittain ja resursoit fiksummin
- Parannat kannattavuutta ajantasaisten raporttien avulla
- Kirjaat työaikaa kahdeksalla eri tavalla
- Pidät tarjoukset ja työt ajan tasalla myös työntekijän vaihtuessa
- Minimoit manuaalisen työn automaatioilla
- Saat tarpeisiisi räätälöidyn järjestelmän
Haluatko jutella parhaasta vaihtoehdosta projektinhallintaan?
Sinua voisi kiinnostaa myös
7+1 hyötyä PSA-toiminnanohjauksesta/ projektinhallinnasta
Tässä kirjoituksessa avaamme PSAn hyödyt tarkemmin; miten se tekee konkreettisen muutoksen yrityksesi tehokkuuteen, toimintaan ja viivan alle jääviin euroihin.
Lue lisää
Miksi valita suomalainen ohjelmisto?
Suomi on kulkenut monella saralla digitalisaation kärkijoukoissa ja suomalaisten ohjelmisto-osaaminen, koulutus ja työmoraali ovat huippuluokkaa. Siinäpä jo itsessään syitä, miksi valita suomalainen ohjelmisto, alla avaamme asiaa vielä vähän lisää.
Lue lisää
Projektin vaiheistus – mitä se on?
Onko sinullekin käynyt joskus niin, että huomaat projektin lopussa, että raportointi on yhtä könttää etkä saa siitä irti tarvitsemiasi asioita? Tai että olet luonut projektille yhden deadlinen, vaikka olisi kannattanut laittaa jokaiselle vaiheelle omansa?
Lue lisää
Projektinhallintaohjelmisto: 7 tärkeintä ominaisuutta
Järjestelmiä on paljon ja hyvinkin erilaisten projektien tarpeisiin ja niihin perehtyminen vie paljon aikaa. Olemme kuitenkin huomanneet muutaman asian, jotka hyvässä projektinhallintaohjelmistossa kannattaa olla – tässä seitsemän niistä.
Lue lisää
Haluaisitko nähdä lisää? Varaa aika etäesittelyyn!
Varaa maksuton etäesittely ja anna Kohon vakuuttaa. Käymme henkilökohtaisen esittelyn aikana läpi yrityksesi tarpeet ja kulmakohdat ja autamme mm. tehostamaan myyntiä sekä säästämään jopa 87 % laskutuskuluissa. Etäesittely ei velvoita sinua mihinkään, vaan saat paremman näkemyksen siitä, kuinka Koho auttaisi juuri sinun yritystäsi menestymään.