5 syytä miksi digitalisaatio helpottaa isännöintiä

Palveluiden digitalisoiminen helpottaa monilla aloilla niin työntekijöiden kuin asiakkaidenkin elämää. Isännöinnissä digitalisaatio tekee hitaasti mutta varmasti tuloaan, vaikka ala on vielä monia muita aloja jäljessä. Siksi edelläkävijä voikin luoda yritykselleen kilpailuetua tehostamalla työtapojaan uusilla järjestelmillä. Digitaalisuus voi olla isännöintiyrityksissä ratkaisu moneen ongelmaan, kuten kiireeseen ja asiakaspalvelun ruuhkautumiseen.

Digitalisoida voidaan etenkin kaikkia rutiiniluonteisia tehtäviä, kuten laskutusprosesseja ja asiakkuuksien hoitoa. Digitaalisuus on avuksi asukasviestinnässä, sillä suurin osa asiakkaista on jo tottunut vastaanottamaan viestejä sähköisten palveluiden kautta ja se on monelle odotusarvo asiakaspalvelussa.

Isännöintiyrityksissä käytössä olevat järjestelmät ovat tyypillisesti vanhoja, ja esimerkiksi tiedon siirtäminen järjestelmästä toiseen voi olla vaivalloista. Muutos on kuitenkin pikkuhiljaa hiipimässä alalle, ja isännöintialan digiselvityskin osoittaa, että isännöinnin ammattilaiset ovat valmiita uudistuksiin.

Jos joku vielä epäröi, tässä on viisi syytä, miksi keventää isännöintiyrityksen arkea digitaalisten ratkaisujen avulla.

1. Ajan säästäminen

Monessa isännöintialan yrityksessä eletään yhä paperimappiaikaa. Nykyaikaiset digitaaliset järjestelmät voivat helpottaa työntekijöiden taakkaa huomattavasti etenkin rutiininomaisten töiden, kuten laskutuksen ja asiakkuudenhallinnan, osalta. Aluksi voi kenties tuntua, että uuden järjestelmän oppiminen ja käyttöönotto vie aikaa, mutta lopulta uudistus säästää sekä aikaa että rahaa. Esimerkiksi Kohon toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on todettu helpoksi.

2. Taloyhtiöiden ja asukkaiden odotukset

Asiakkaat ovat tottuneet siihen, että asiat hoituvat nykymaailmassa nopeammin kuin vielä kymmenen vuotta sitten. Asukas saattaa esimerkiksi odottaa saavansa isännöitsijätodistuksen kuin nappia painamalla. Todistuksen saaminen voi kuitenkin olla työlästä ja hintavaa, jos taloyhtiön tietoja ei pidetä yllä systemaattisesti. Asukkaat siis jo odottavat nykyaikaisempaa tapaa hoitaa asiat.

Asukkaat voivat myös ihmetellä, miksi sähköposteihin ja puhelimeen ei vastata. Parhaassa tapauksessa asukas voi löytää vastauksen kysymykseensä ilman, että hänen tarvitsee edes olla yhteydessä asiakaspalveluun. Taloyhtiön sivuilta voi löytyä tietoa taloyhtiöstä ja asukkaan omasta asunnostakin. Myös verkkosivujen asiakaspalveluchatit tehostavat asiakaspalvelua. Isännöintialan digiselvityksessä asukkaille ja osakkaille tehty kysely paljastaa, että halua sähköisten palveluiden kehittämiseen on kaikissa ikäluokissa.

3. Työntekijöiden odotukset

Moni isännöintialalla työskentelevä haluaisi työkuormaansa helpotusta. Isännöintialalle tullaan usein alanvaihtajina, sillä työhön ei ole varsinaista koulutuspolkua. Uudella työntekijällä voi olla odotuksia siitä, millaiset järjestelmät työpaikalla ovat käytössä. Etenkin nuoremmat odottavat saavansa ajanmukaiset työvälineet, ja niiden saatavuus vaikuttaa myös siihen, miten nuoremmat hakeutuvat alalle.

4. Tieto siirtyy näppärästi järjestelmästä toiseen

Isännöitsijöillä on usein käytössään eri järjestelmiä, jotka eivät toimi yhteen. Uudemmissa, asiaan suunnitelluissa järjestelmissä on se etu, että ne kommunikoivat keskenään. Tietoa ei siis tarvitse siirtää manuaalisesti järjestelmästä toiseen integroinnin avulla.

5. Kilpailussa mukana pysyminen

Isännöintiyritys voi tuottaa palveluita huomattavasti tehokkaammin ja edullisemmin, jos se hyödyntää digitaalisia palveluita ja työvälineitä. Siksi palveluiden digitalisoiminen tulee varmasti jatkossa vaikuttamaan myös isännöintialan yritysten kilpailukykyyn.

Asiakkaat odottavat jo asumisen digipalveluita, vaikka taloyhtiön hallituksessa vaatimukset eivät vielä välttämättä näy. Jos liiketoimintaa voi pyörittää vähemmällä vaivalla ja edullisemmin, työntekijöille jää myös enemmän aikaa tuottaa lisäpalveluita ja lisäarvoa asiakkaille.

Digitalisaation hyödyt isännöintiyritykselle lyhyesti:

• Asukkaat ovat tyytyväisiä, kun palvelu helpottuu ja nopeutuu.
• Rutiiniluonteiset tehtävät hoituvat nopeammin, joten työntekijät voivat keskittyä ydintehtävien hoitamiseen ja lisäarvon tuottamiseen.
• Työntekijät arvostavat nykyaikaisia työvälineitä.
• Tiedonsiirto järjestelmästä toiseen sujuu nopeammin.
• Ala muuttuu väistämättä, joten uusiin mahdollisuuksiin kannattaa tarttua rohkeasti!

Tästä saat ladattua maksuttoman oppaan, jossa perehdymme isännöinnin digitalisaatioon paremmin!

Käy lukemassa, kuinka Koho helpottaa isännöintitoimistojen arkea.

Tai lue lisää aiheesta: Miten isännöitsijä voi vähentää laskutukseen kuluvaa aikaa?